风电场建设档案归档管理办法

风电场建设档案归档管理办法第一章总则第一条为规范风电场建设项目档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用工作，确保项目档案的真实、完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目建设、运营、管理、维护及后续改扩建中的重要作用，依据国家及行业相关法律法规和标准规范，结合风电场建设特点及本单位实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于本单位所有新建、改建、扩建风电场工程项目（以下简称“项目”）的档案管理工作。参与项目建设的勘察设计、施工、监理、设备供应等单位，均应遵守本办法的相关规定。第三条风电场建设档案是指在项目从立项、可行性研究、勘察设计、招投标、施工安装、调试、竣工验收直至投产运行等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括文字、图表、声像、电子文件等。第四条项目档案管理工作遵循统一领导、分级负责、全程参与、同步管理、规范整理、安全保密的原则。档案工作应与项目建设进程同步规划、同步实施、同步验收。第二章管理机构与职责第五条项目建设单位（业主）是项目档案管理的责任主体，对项目档案工作负总责。应明确分管档案工作的领导，设立或指定专门的档案管理部门（或档案管理岗位），配备具备相应专业知识和技能的专职（或兼职）档案管理人员，负责项目档案的统一管理和监督指导。第六条档案管理部门（或岗位）主要职责：（一）贯彻执行国家及行业有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本项目档案管理实施细则和工作流程。（二）负责对项目各参建单位的档案工作进行业务指导、监督和检查。（三）组织开展档案业务培训，提高相关人员的档案管理水平。（四）负责项目全过程档案的收集、整理、审核、验收、保管、统计和提供利用。（五）参与项目重要会议、重大事件、关键工序和隐蔽工程的记录与影像资料的收集工作。（六）负责项目档案的数字化建设和电子档案的管理工作。（七）协调解决项目档案管理工作中出现的问题。第七条勘察设计、施工、监理、设备供应等参建单位应明确各自的档案管理职责，设立档案管理岗位，配备档案人员，负责本单位在项目实施过程中形成的档案材料的收集、整理、组卷和向建设单位归档。各参建单位项目经理是本单位项目档案工作的第一责任人。第八条项目各部门及相关人员在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件材料，均有责任及时、完整地向本单位档案管理部门（或岗位）移交，不得个人私自留存或据为己有。第三章档案的形成与收集第九条项目文件材料的形成应符合国家及行业相关规范要求，确保其真实性、准确性、完整性和有效性。文件材料的格式、书写、绘制、印制、签署等应符合归档要求。（一）归档文件材料应为原件。因故无原件的，应在复印件或复制件上注明原件保管单位或出处，并加盖单位公章。（二）文件材料应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。（三）图纸应按相关标准绘制，做到线条清晰、字迹工整、反差良好。第十条档案收集应贯穿于项目建设的各个阶段：（一）项目前期阶段：包括项目建议书、可行性研究报告、项目核准（或备案）文件、环境影响评价报告、水土保持方案、地质灾害评估、压覆矿产资源评估、规划选址意见、用地预审、初步设计及审批文件等。（二）勘察设计阶段：包括工程地质勘察报告、地形测量图、初步设计、技术设计、施工图设计、设计变更、概预算文件等。（三）招投标及合同阶段：包括招标文件、投标文件、中标通知书、合同文本及附件等。（四）施工准备阶段：包括施工组织设计、施工方案、开工报告、施工许可证等。（五）施工阶段：包括施工日志、测量记录、隐蔽工程检查记录、工程质量检验评定记录、分部分项工程验收记录、材料设备出厂合格证及检验试验报告、施工技术交底记录、安全技术交底记录、工程变更洽商记录、监理通知单及回复、会议纪要等。（六）设备采购与安装阶段：包括设备技术说明书、出厂合格证、检验记录、安装调试方案、安装记录、调试记录、试运行记录等。（七）竣工验收阶段：包括竣工图、竣工结算、竣工验收申请报告、竣工验收报告、专项验收文件（消防、环保、水保、安全等）、审计报告等。（八）其他与项目建设相关的重要文件材料，如重要的声像资料（照片、录音、录像）、电子文件等。第十一条各参建单位应指定专人负责日常文件材料的积累和收集，确保不遗漏、不丢失。对重要会议、关键工序、隐蔽工程、重大设备开箱、事故处理等，应做好详细记录并及时收集相关材料。第十二条声像档案的收集应符合以下要求：（一）照片档案应主题明确、影像清晰、画面完整，并有相应的文字说明（注明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等）。（二）录音、录像档案应声音清楚、图像稳定、内容完整，并有详细的文字说明。（三）电子载体（如光盘、U盘）应妥善保管，并有备份，同时注明载体类型、内容概要、录制时间、制作人等。第四章档案的整理与编目第十三条项目档案的整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持案卷内文件的系统联系，便于档案的保管和利用。整理工作应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》等相关标准。第十四条案卷的组卷：（一）一般按项目阶段、专业、单位工程或文件材料的类别进行组卷。（二）卷内文件材料应齐全完整，排列有序。通常按先文字材料后图纸，主件在前附件在后，批复在前请示在后，印件在前定稿在后的顺序排列。（三）不同载体的文件材料一般应分别组卷。第十五条卷内文件材料的编号与装订：（一）卷内文件材料应编写页号。单面书写的文件在右上角编写页号，双面书写的文件正面在右上角，背面在左上角编写页号。图纸折叠后，在右下角编写页号。（二）案卷应采用线装或符合档案保管要求的装订方式。装订应牢固、整齐，便于翻阅。第十六条案卷封面的编制：案卷封面应逐项填写清楚，包括项目名称、案卷题名、编制单位、起止日期、保管期限、密级等。案卷题名应简明扼要地反映卷内文件材料的内容。第十七条卷内目录和备考表的编制：（一）卷内目录应排列在卷内文件材料之前，包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项。（二）备考表应置于卷内文件材料之后，注明卷内文件材料的总件数、总页数，以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题。应由立卷人、检查人签字，并注明立卷日期。第十八条档案的编目应建立项目档案总目录、案卷目录等检索工具，确保检索便捷。电子档案应建立相应的数据库和检索系统。第五章档案的归档与验收第十九条项目档案归档应符合以下要求：（一）归档时间：各参建单位应在单位工程或单项工程竣工验收后规定时间内，向建设单位档案管理部门移交符合要求的档案。整个项目竣工验收前，应完成全部档案的归档工作。（二）归档份数：一般应归档正本一份，副本若干份（根据需要确定）。重要的档案材料应适当增加归档份数。（三）归档手续：档案移交时，应填写《档案移交清单》，双方核对无误后签字盖章，各执一份备查。第二十条建设单位档案管理部门在接收档案时，应对案卷的完整性、准确性、系统性、规范性进行审核验收。对不符合要求的案卷，应退回移交单位限期整改。第二十一条项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目竣工验收。档案验收应按照国家及行业有关规定执行，验收合格后出具档案验收意见。第六章档案的保管与利用第二十二条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第二十三条档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。第二十四条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第二十五条档案的利用应遵循以下原则：（一）严格遵守国家有关保密规定和本单位档案管理规章制度。（二）查阅档案须经相关领导批准，履行借阅登记手续。（三）查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。（四）档案一般不得带出档案库房。确因工作需要借出的，须经分管领导批准，限期归还。（五）复制、摘录档案内容，须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制、摘录，复制件须加盖档案证明章。第二十六条档案管理部门应积极开发档案信息资源，编制必要的档案参考资料，为项目建设、生产运营、维护检修、技术改造、审计、监察、法律事务等提供服务。第七章档案的移交第二十七条项目竣工验收后，建设单位应按有关规定将项目档案向本单位档案管理部门或上级主管部门、地方档案行政管理部门移交。移交时应办理正式移交手续。第二十八条档案移交时，应同时移交纸质档案和相应的电子档案。电子档案的移交应符合国家关于电子档案管理的相关要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。第八章奖惩第二十九条对在项目档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，建设单位应给予表彰和奖励。第