工程资料管理制度3

工程资料管理制度

一、资料容

1.公司资料中的商务资料：

1］开工、竣工资料：中标通知书、进场函、分部工程验收单原

件、竣工报告。

2〕合同类资料、总包变更洽商资料、施工队变更洽商资料、各

种函件、会议记录等。

2.建立工程资料：

物资报验、检脸批、分项〔含节能〕、隐检〔含图纸〕、子分部、

分部资料，功能检查资料、技术交底、施工组织设计及施工方案、施

工日志、竣工图纸、淋水试脸等。

3.平安资料：

1〕人员统计表〔须包含XX、XX号、工种、年龄、证书、有无

疾病〕；附件：XX复印件、特殊工种岗位证书。

2］团体意外险复印件。

3〕承诺书。

4〕三级教育资料、平安交底资料、班前讲话资料。

5］工资表〔必须包含劳务队负责人签字、包含现场所有工人XX、

工种、XX号〔必须真实有效〕〕与进度款同步。

6〕以上资料须按进度完成，及时将扫描件以形式发给工程助理。

4.其他资料

二、工程经理为工程资料的直接收理人，与资料主管双重管

理

1.明确责任人

岗位

项目经理资骸安全员工程资料主管

资料内

公司资料

直接管理责任监督、审查、指导编

建设工程资料编制人

人制、公司备案

安全资料编制人

工程经理为公司资料第一责任人，资料员为建立工程资料第一责

任人，平安员为平安资料第一责任人。相关责任人须认真完成、并妥

善保管自己所负责的资料。

2.公司资料管理方法：

1〕合同类文件、会议文件及日周报按公司现有流程管理

合同：总包合同、分包劳务合同原件均存于财务处，扫描件发

给奚总、商务部、工程副总及助理、工程经理、资料主管。

2〕变更洽商类、增项、结算类资料、开工竣工资料，需工程经

理第一时间以企业形式发给工程副总、资料主管、商务部、抄

送奚总；原件寄给资料主管保存，工程留扫描件和复印件。注：

假设无原件，盖红章的均需彩色扫描件。

3〕办公室负责建立档案室，资料主管负责将收到的工程资料原

件分类、命名、建立台账，台账电子版及时更新并发给工程副

总、财务经理马金敏、商务韩总。

3.建立工程资料管理方法：

1）组卷资料份数：档案馆、甲方、总包、监理、公司各一份，

共5份；

假设其他单位或部门需要，须提前跟现场资料员申报，以形

式提交申根表，资料员在原5份根底上增加。

2）报验资料:

◊进场物资资料:包含合格证、质量证明书、检验报告、

厂家资质、岩棉备案证等。

◊材料随车发往现场之前，采购部要求厂家递交2套资料

采购部负责审核资料准确性，确保无误后交给采购经理

存档，并要求厂家按正确资料准备6套随发货车一起送

到现场。所有材料的资料，采购部必须存档一份，每半

年审核一次，不全或没有的给予300-600元处分。

O丝直茎完成的第一时间将电子版发给资料主管；

O需要复试的材料，将更威现苔原件2份每月底寄给资料

主管。

三、资料主管对各工程资料定期检查

1.检查公司商务资料：

每月10号对各工程应存档的公司商务资料进展核查，缺的及

时补齐，月底寄回公司O

2.检查现场建立工程资料进度：

每月10号，现场资料员将已完成建立工程资料目录发给主

管，主管对各工程已完成资料以汇报、抽查形式，查漏补缺。

3.根据工期、进度分阶段到工程现场审查资料：

工期1年以下，进度1/2和完工时分别到场查两次资料；

工期1年以上，进度1/3、2/3、完工时分别到场查三次资料。

四、工程资料及时寄回公司，资料主管负责保存

1.每月30号主管与工程经理核对当月要寄回公司资料容，核对完

成后工程经理做好目录〔机打〕，一起寄给主管，主管收到资料

时第一时间核对，确认无误后同目录一起保存。

2.寄回公司的资料，主管负责分类装盒保存，并做目录。

3.工程部存档资料容、数量、原件或复印件，以交接目录为准。

4.工程完工后，资料主管将工程资料目录发给工程副总、商务经

理、工程经理，需要借用资料时先查目录，查到后向主管申请

借用。

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五、资料主管负责工程资料借阅及收回

1.公司各部门需借用工程资料时，假设需复印件，主管可提供电

子版或复印件；假设需原件，借用人须签借用单：签名、借用

日期、承诺归还日期，归还时填实际归还日期。

2.假设借用人未按承诺日期归还，主管可催要；假设借用人使用

原件无法归还的，须写申请单，经工程副总同意，方可移交；

假设借用人丧失原件，须写说明，交办公室、工程部备案。

六、对工程资料负责人进展考核

1.本工程资料顺利完成，根据工程情况给予600元-1000元奖励。

2.合同类文件未完成，或不及时传回公司、或丧失，给予50()-800

元处分；会议记录和日周报按原有奖罚制度处理。

3.变更洽商类、增项、结算类资料、开工竣工资料类重要文件：

没有及时找相关单位或部门办理，或没有及时传回公司，或丧

失，此类情况假设发生其一，由资料主管上报工程部给予工程

经理300-500元罚款。

4.复试报告丧失：根据复试费用从当事人工资中全额扣除。

5.报验资料、隐蔽资料、分项、子分部、分部资料、其他表格、

图纸等未签字、盖章的，丧失了且提供不了电子版的，给予

300-500元处分；本项已签字、盖章资料丧失：给予500元-800

元处分。不按时提供电子版资料的，给予300-500元处分。

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附件一：工程商务资料移交明细表

附件二：建立工程资料移交明细表

附件三：借阅单

附件四：农民工工资发放花名册

备注：1.以上制度由资料主管负责做好交底工作，被交底人：工程

经理、资料员、平安员、采购部。