教学材料《秘书》-第十章

第一节会务工作概述会议作为人类特有的活动方式，有它自身的构成要素。会议的种类各式各样，作用各不相同。作为秘书人员，应了解一定的会议工作知识，掌握基本的办会方法，协助领导开好每一个会议。一、会议概述1.会议的含义“会”就是集会、聚会，“议”就是商议、讨论。会议，就是把人们组织起来，讨论和研究问题的一种形式。下一页返回第一节会务工作概述2.会议的作用在现代社会，会议已成为一种重要的社会活动方式，在各级党政机关、企事业单位的日常工作中发挥着重要作用，主要体现在:第一，有利于化解矛盾，解决问题。第二，有利于集思广益，实行集体领导，实现民主决策、科学管理。第三，有利于沟通信息，交流经验，联络情谊。第四，有利于宣传教育，统一思想，协调行动，部署工作。上一页下一页返回第一节会务工作概述3.会议的要素会议的构成要素是指构成会议活动的基本因素，其使会议与其他社会活动方式区别开来。会议主要有以下构成要素:(1)必备要素，主要有:三人以上参加;有共同的议题;有公认的组织者。上一页下一页返回第一节会务工作概述(2)其他构成要素:内容要素，包括会议目的、会议主题、会议议题、会议任务、会议成果等;形式要素，包括会议名称、会议时间、会议地点、会议规模、会议形式等;组织工作要素，包括会议的组织工作、文书工作、宣传工作、生活服务工作、安全保卫工作等;人员要素，包括会议组织者、主持者、与会者、会务人员等。上一页下一页返回第一节会务工作概述4.会议的分类根据不同的标准以及从不同的角度，可以将会议分为如下类型:(1)按议题的性质，可以将会议划分为:专题性会议。专门性会议一次只讨论和研究解决某一方面的问题，议题单一;专业性会议。专业性会议是为研究解决某一专业问题或就某一方面的工作而召开的会议，如各种专业研讨会;上一页下一页返回第一节会务工作概述综合性会议。综合性会议即一次会议要讨论和研究多方面的问题。例如，各级政府年度工作会议，往往涉及政治、经济、科技、文教等多个方面。这种类型的会议内容含量大，因而，会议召开的时间也较长。(2)按会议的规模，可将会议分为:特大型会议。参加者在万人以上的会议，如大型联欢会、庆祝大会、博览会、交易会等；上一页下一页返回第一节会务工作概述大型会议。参加者在千人以上、万人以下的会议，如人民代表大会、大型文艺晚会等；中型会议。参加者在百人左右到千人左右的会议，如团拜会、经验交流会等;小型会议。参加者少则几人、多则数十人至近百人的会议，如办公会议、座谈会、学术研讨会等。上一页下一页返回第一节会务工作概述(3)按召开的方式，可将会议分为:集中会议、分散会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议等。(4)按功能，可将会议分为:分工协调会议、决策型会议、动员激励会议、总结评比会议、纪念庆典会议、信息交流会议、研讨会、展览会等。总之，根据不同的标准，可将会议分为不同的类型。秘书人员应学会根据不同类型会议的特点，有针对性地做好会务工作。上一页下一页返回第一节会务工作概述二、会务工作1.会务工作的内容会务就是有关会议的一切事务，包括会议的组织工作、文书工作、生活管理工作、安全保卫工作等。会务的具体内容一般包括会议前的筹划准备、会议中的组织服务和会议后的善后落实等环节，我们将分别讲述各个阶段的会务工作。会务工作通常由秘书部门承担，组织会议是秘书工作的重要组成部分。每一次成功的会议，都离不开秘书人员的辛勤劳动。上一页下一页返回第一节会务工作概述2.会务工作的特点(1)服务性会务工作是围绕会议展开的，它的目的就是为会议的全过程竭尽所能地创造条件，提供方便、周到的服务，以保证会议的顺利进行。这就要求秘书人员全面、深刻地了解会议的目的、性质、意义和任务，了解领导者的意图和想法，切实当好会议领导的助手。(2)时间性会议是一种有组织、有领导的活动，是在一定的时间范围内进行的。因此，秘书人员要有高度的时间观念，保持清醒的头脑，提高办事效率，周密细致地做好工作安排。上一页下一页返回第一节会务工作概述(3)综合性组织一次会议，是一项复杂的系统工程。会议的规模越大、级别越高、重要性越强，会务工作也就越多、越繁杂。这就要求秘书人员具备良好的综合素质和能力，抓住重点，严密组织，分工明确，统筹兼顾，做好协调安排，保证会议过程中的各项工作有条不紊地进行。上一页返回第二节会前准备工作“凡事预则立，不预则废”，对会议作出事先安排与准备，是提高会议效率的必要条件。会前主要有以下准备工作，下面分别介绍:一、确定会议议题会议为议事而开，要讨论的核心内容即为议题。会议前要确定明确的会议议题，会议议题须科学合理、有针对性，才能达到开会的目的。安排议题是会前准备工作的重要内容，选定和安排会议的议题是开好会议的重要前提，一般情况下是先有议题后决定开会。下一页返回第二节会前准备工作1.确定议题应遵循的原则确立议题主要应掌握以下原则:(1)必要性原则拟提交会议讨论的议题，是应该讨论或必须讨论的问题，不要让毫无必要讨论的问题占用会议时间。(2)灵活性原则遵循灵活性原则，应做到如下几点:上一页下一页返回第二节会前准备工作把同类性质或互有关联的议题排列在一起，以便集中讨论;与议题有关的材料要准备充分，以供与会者讨论和决策时参考;要按议题的轻重缓急程度来安排议题的顺序，如果时间不充裕，则优先讨论重要或紧急的议题;适当准备一些备用议题，视会议进展情况安排讨论。(3)可能性原则拟提交会议讨论的议题，必须是在会议的职权范围之内，是会议有权做出决定或能够解决的问题。上一页下一页返回第二节会前准备工作2.常见的会议议题确定方法确立会议议题主要有以下几种方法:上级机关提出议题。由上级领导机关布置本单位讨论研究、需要向上级汇报的问题;秘书部门提出议题。由秘书部门(办公室)深入基层主动搜集、整理材料，形成系统意见，提交会议讨论;下级部门提出议题。由下级部门向上级汇报或提请上级审议的问题;领导确定议题。由本单位或部门领导者布置事项，提出会议的议题，由办公室人员和有关部门搜集和准备材料，提交会议讨论。上一页下一页返回第二节会前准备工作二、制订会议计划会议计划是在开会之前对会务工作所作的预先安排和打算，包括会议的文书材料准备，会议的名称、时间、地点、规模、规格、与会者，会议的议程、日程和程序安排，组织会务的机构及人员分工，经费预算，应急预案等。下面分别介绍:1.准备会议文书材料准备会议文书材料是会前筹划准备工作中的重要环节，会议文件主要包括:会议中心文件，如开(闭)幕词、发言稿、典型材料、工作报告、会议讨论稿;上一页下一页返回第二节会前准备工作参考性文件，如技术资料、统计资料等;会议的程序性文件，如会议议程表、日程表;会议管理性文件，如会议通知、会场示意图、会议规则(须知)、作息表;会议指导性文件，如法律、法规、政策等。会议材料准备得是否充分，直接影响到会议的效果，因此，秘书人员要在会前经过充分的调查研究，明确会议主旨，领会领导意图，认真起草，并经过有关领导审核、确定，最后送印装订。上一页下一页返回第二节会前准备工作2.会议时间的安排会议起止时间，也称会期。确定会议时间力求紧凑科学，避免耗时费财，保证与会议有关的主要人员基本上都能到会。(1)开会时间选择的要领选择开会时间，要领如下:事先做一个调查，把握全体与会者都较方便的时间段;选择与会者中关键人物最佳的时间开会，以保证这些关键人物集中精神开好会议;保证关键人物能有充分的时间作出安排，不致因出席会议而影响工作;力求开短会，不要把会议时间拉得过长。上一页下一页返回第二节会前准备工作(2)具体开会时间的安排会议的时间要尽量安排在一天之中人的体能高峰期，也就是通常在上午9:00—11:00和下午4:00—6:00，以便获得最高会议效率。具体安排如下:小型会议(如办公例会)要尽量简短，以不超过100分钟为宜，因为人的脑力活动的最佳状态一般只能维持1个小时左右，超过这个时间，人的注意力容易不集中，感到倦怠。如果会议时间超过2小时，视情况可安排1~2次短暂休息。年度、半年或季度性的会议安排，应列人工作计划或者领导的活动计划，以便及早准备。上一页下一页返回第二节会前准备工作3.会议地点的选择会议地点的选择通常根据会议的性质和人数确定。会议场所的选择要考虑以下几个因素:(1)大小适中一般人均有2~3平方米的活动空间较适宜，会场太大或太小都会影响会议效果。小型会议可选会议室、办公室，中型以上会议可选择会堂、礼堂、体育馆等。(2)地点合适，须考虑如下因素:宜定在与会人员较集中和交通较便利的场所，距离主办单位也不宜太远，以避免给会务工作造成不便;上一页下一页返回第二节会前准备工作须考虑环境的清静，保证会议不受干扰;会期长的应尽可能靠近住宿处，以方便多数人为原则;外出留宿开会须考虑通信联系的方便，费用支出，衣食起居的舒适等等。（3）附属设施齐全如配有照明、调温、视听、隔声等设备，至于桌椅、茶水、书写工具等更是要配备齐全的。上一页下一页返回第二节会前准备工作4.会议议程的安排会议议程是对已确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。如表10-1所示。5.会议日程的安排会议日程是结合议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的安排。一般用简短文字或表格方式列出，在会前发到每一位与会者手中，见表10-2。上一页下一页返回第二节会前准备工作6.与会人员的确定合理确定与会人员，应根据会议性质、议题、任务，确定出席会议人员的范围、资格、条件等。确定与会者的关键不在于谁有资格参加，而在于弄清谁必须参加，即弄清下列有关问题:与会者在中心议题方面是否具备专门的知识与经验，是否能有助于议题的深化；上一页下一页返回第二节会前准备工作与会者与会议所要实现的目标是否有直接或主要关系;与会者是否有能力或者有权力形成一项决议;与会者同会后的行动是否直接相关;与会者是否能全身心投入会议;与会者是否会造成对他人的心理压力，影响他人发言的质量;与会者是否多余或者可有可无;与会者是否会妨碍会议总体成效。上一页下一页返回第二节会前准备工作此外，必须有效地控制与会人数，一般人数越多，与会者的参与意识就越弱，会议的效果就越差，甚至还有负面效应。所以，人数多于20人，就应该设法分组讨论或设分会场。上一页下一页返回第二节会前准备工作7.会议程序的安排会议程序是为了完成会议议程，按照工作顺序和时间先后依次安排的工作步骤，是对会议各项活动顺序的排列。程序只交给会议主持人。例如:上一页下一页返回第二节会前准备工作xx会议程序(1)宣布会议开始。(2)全体起立，奏国歌。(3)请xx同志宣读xx决定。(4)请xx同志为获得xx荣誉称号的同志颁奖。(5)请获奖代表xx同志发言。(6)请、x同志讲话。(7)会议结束。上一页下一页返回第二节会前准备工作8.经费预算会议经费是用于会议的各项支出。编制会议经费预算是会议筹备计划工作的重要内容之一。会议经费预算包括以下项目:文件资料费、证件标语制作费、邮电通信费、会议设备用品费、会场租用及布置费、公关宣传费、食宿费、交通费、考察费、文娱活动费及其他开支等。会议经费预算编制好以后，应送呈会议领导机构或领导者审核，报请财务部门批准。上一页下一页返回第二节会前准备工作三、制发会议通知参会人员名单确定后，就可以制发会议通知。制发会议通知应注意以下三点;1.通知内容会议通知的内容主要包括会议的名称、主办者、时间、地点、内容、日程、与会人员、如何接站、会务联系人及联系方式、需提交会议的材料、会务费的数额以及其他须知事项等。上一页下一页返回第二节会前准备工作通知形式通常可采用电话通知和书面通知两种形式，小型会议或工作例会可口头通知。具体情况如下：电话通知时，为避免遗漏事项或因表达不清而造成误会，可将通知内容列出，以确保通知准确无误。书面通知除以正式公文的形式发送外，还可以便函(见表10-3)、卡片(见表10-4)、表格（见表10-5）、列举(见表10-6)等方式发送会议信息，可要求对方发回执，以便掌握到会人数，早做安排。上一页下一页返回第二节会前准备工作3.发出时间会议通知要提前发出，以便与会人员有充裕的时间安排工作、准备会议所需材料和及时到会。上一页下一页返回第二节会前准备工作四、布置会场及安排座次会议场所布置的是否得当，在一定程度上会影响会议的效果。会场布置应根据会议的性质、内容、效果等因素综合考虑。下面主要介绍主席台的布置和座位布局。上一页下一页返回第二节会前准备工作1.主席台的布置(1)布置主席台大多数大中型会议的会场都设主席台，以体现庄重气氛，也便于主持者主持会议。主席台主要摆放讲台和桌椅，为了美化会场、烘托气氛，有时还要求有装饰性的布置。例如，会标(会议名称)、标语口号、徽标(党徽、国徽、会徽或其他徽记)、旗帜、灯笼、花卉、字画等。总的布置要求是大方得体，布局合理，不要过于追求华丽，避免堆砌过多的装饰品。上一页下一页返回第二节会前准备工作(2)排列好主席台座次一般来说，职务最高的居中，然后先左后右，按职务向两边顺序排开，主持人也应按职务排列，不必排在第一排最边上。座位上可放置名签。由于主席台座次排列属于敏感问题，重大会议秘书人员应请示领导。座位的次序如图10一1所示。上一页下一页返回第二节会前准备工作2.座位布局可以按不同规模、主题，选择不同的座位布局，各种座位的摆法如图10-2所示。根据会议的规模、主题不同，具体选择如下:上一页下一页返回第二节会前准备工作（1）会见、见谈主要形式有:马蹄形、圆形、长方形、方形。要注意宾主的位置，我国习惯客人坐在主人的右边，译员、记录员分别坐在主宾的后边或右边，其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。（2）日常办公会、小型座谈会宜采用圆形、椭圆形、长方形、正方形、一字形、“T”字形、“U”字形、“回”字形等摆法，这些形式可以使参会人坐得比较紧凑，消除拘束感，形成民主团结气氛。上一页下一页返回第二节会前准备工作(3)中型会议宜采用“而”字形、“山”字形、半圆形摆法，这些形式比较正规，有一个绝对中心，容易形成严肃庄重的会议气氛。(4)大型茶话会、团拜会、宴会可采用星点式、众星拱月式，这些形式比较稳定，容易形成轻松和缓的气氛。上一页下一页返回第二节会前准备工作五、会议接待工作会议接待工作贯穿于整个会议期间，包括会议用品准备、接站、安排食宿、参观游览的组织、交通工具的安排调度、医疗保健及安全保卫工作的落实、文娱活动安排等，要尽量做到周到细致、无一遗漏。上一页下一页返回第二节会前准备工作1.接站为了方便与会者，在条件允许的情况下，可安排工作人员到机场、车站、码头等接站。要制作接站牌，写清“xx会议接待处”，摆放在显眼位置。对自备交通工具的与会人员，要事先告之到达报到地点的详细路线。2.安排食宿食宿安排的原则是既要让与会者吃好、住好，又不会造成浪费。要尽量避免出现厚此薄彼的现象，除了少数贵宾外，其他与会者要统一住宿和就餐标准。上一页下一页返回第二节会前准备工作大中型会议就餐最好采用自助餐方式，就餐时间、组桌方式等都更宽松随意，还可适应不同口味要求。对少数民族和年老体弱者的饮食安排，可适当特殊照顾。3.会议用品准备会议必需品有:上一页下一页返回第二节会前准备工作纸、笔、本、签到册、座位名签;饮料、茶叶、茶杯、烟缸、纸篓;音响、录音、录像设备;通风、照明设备;电脑、投影、白板等演示设备;横幅、标语、气球、旗帜、会标、台布、花卉等宣传装饰用品;磁带、票箱、奖品、代表证等特需用品。会议用品与设备调配工作需要十分细致，关键是要做好登记，以免丢失，或者万一丢失，便于查找，以便购置。秘书人员可开列物品清单，以免遗漏，如表10-7。上一页下一页返回第二节会前准备工作参观游览的组织参观游览地点的选择有两种情况：第一，一般是与会议议题有关，有时是当地的风景名胜。这种情况要求事先联系好参观单位及参观内容，设计好参观线路，安排好交通工具，由专人做好联络、组织工作。上一页下一页返回第二节会前准备工作第二，与会议议题有关的参观通常都安排在议程和日程之中，游览当地的风景名胜通常采用自愿参加、费用自理、由旅行社组织的方式。这种情况一般安排在会议结束后进行，要联系好有资质、信誉好的旅行社，协助旅行社做好报名、交费、出行等相关工作。上一页下一页返回第二节会前准备工作5.交通工具的安排调度在接站、送行、参观游览过程中，都要用到交通工具，会务组或后勤组要根据会议的需要、与会者的身份等安排相应的交通工具和有经验的驾驶员，要确保交通安全。在乘车人数较多的情况下，要进行车辆编队，以防出现意外情况而耽误行程。上一页下一页返回第二节会前准备工作6.医疗保健及安全保卫工作的落实(1)做好医疗保健工作大中型会议，由于与会者来自不同的地区，再加上水土不服或旅途劳顿等原因，容易出现身体不适或患病，会务组要备有常用药品，有条件的可安排一至数名医务人员随会。(2)做好保安工作要保证与会者的人身和财产安全，可在开会和住宿地点增加保安，加强巡逻或配合酒店做好安全保卫工作。同时，要对与会者作必要的提醒，以加强他们的安全防范意识。上一页下一页返回第二节会前准备工作7.文娱活动安排如果会期较长，有充裕的时间，为了调节紧张的工作状态，或者根据会议的性质以及与会人员的需要，可适当安排一些文娱活动。例如，开联欢会、开舞会、唱歌(卡拉OK)、观看文艺表演或电影、健身等，但不能安排过多，以免影响会议主要议程，增加会议开支。上一页下一页返回第二节会前准备工作总之，会议准备工作涉及诸多方面，千头万绪，会议秘书人员必须制订详尽的计划，做到周到、细致、全面，逐项落实，并在会前反复检查，及时发现并解决问题，力求万无一失。图10-3是会议准备程序图表，列出了准备工作的各项任务，供参考。上一页返回第三节会中组织工作会议准备充分之后，就可以按照计划召开了。在会中还要做好以下工作:一、会议签到会议签到是一项重要的工作，它是出席会议的人员到会的第一件事，也是会中任务的重要内容之一。会议签到就是会议正式开始前，让人场的与会者登记签名，并发放有关资料和证件(也可在报到时发放)，其目的是让会务工作人员及时、准确地统计实际到会人数，以便于安排会务工作和便于主持人把握会议动态。下一页返回第三节会中组织工作1.会议签到的方法会议签到的方法主要有以下几种:(1)富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法与会人员在会议工作人员准备好的签到簿上签署自己的姓名，表示到会。签到簿上一般列有姓名、工作单位、职务、通讯地址、电子邮箱、联系电话等栏目，可据此编印通讯录。簿式签到的优点是便于保存，便于查找。缺点是只适合于小型会议。一些大型会议，参加会议的人数很多，采用簿式签到工作量太大。上一页下一页返回第三节会中组织工作(2)座次表签到方法由会务人员事先编制座位表，在相应位置填写与会人员的姓名，参会者凭座位表可查找自己的座次，对号人座，会务人员对照座位即可知道出席人数。印制座次表时，与会人员座次安排要有一定规律，如从x号到x号是某部门代表座位，将同一部门的与会人员集中在一起，便于与会者查找自己的座次号。上一页下一页返回第三节会中组织工作(3)电子计算机签到与会人员人场时，将会议组织机构特制的存有与会者相关信息的签到卡插人电子签到机，会议组织者即可从签到机中获得相关信息。电子计算机签到是先进的签到手段，一些大型会议都采用计算机签到，随着计算机在我国逐渐普及，会议采用计算机签到已日趋普遍。上一页下一页返回第三节会中组织工作（4）小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到会议秘书、工作人员事先造好参加本次会议的花名册，开会时，来一人就在该人名后画上记号，表示到会，缺席、请假人员也要用规定的记号表示。上一页下一页返回第三节会中组织工作（5）大中型会议一般采用证卡签到由会务人员事先制作好签到卡，上面印有会议名称、日期、编号、姓名、座次等，在报到时发给与会人员，与会人员在进人会场时，交卡以示到会。一些大中型会议多采用证卡签到的方法，这样可以避免临开会时因签到造成拥挤。总之，采用何种方法来签到，应根据会议的性质、类型、规模等选择，要求做到准确无误，不能以“大约”、“左右”之类的字眼来表示。上一页下一页返回第三节会中组织工作2.填出席情况报告表秘书人员应在签到后查核与会人员到会情况，报告主持人，及时填写“出席会议情况报告表”(表10-8)，并向会议主持人作汇报，以便会议组织者决定会议是否按时召开。上一页下一页返回第三节会中组织工作二、会场服务会场服务的内容很多，主要有以下事项:1.分发会议材料一般在签到时发放会议文件。对需要针对不同单位分类发放的文件，应安排与会者分别签到领取。需要回收的文件材料，可在材料封面上写明收文人姓名，回收时要登记，以免遗漏。上一页下一页返回第三节会中组织工作2.引导就座签到后，会务工作人员要适当引导与会人员就座，以维持会场秩序，使会议按时召开。可以采取如下方法:(1)可以采用印刷“座次表”，在会场上设立指示标记，在签到证(如图10-4所示)或来宾证上注朗座次号码等方式，引导与会者顺利找到自己的座位。(2)还可设座位标志，摆放名签，也可以由会务人员做必要的引导。上一页下一页返回第三节会中组织工作3.维持会场秩序制止无关人员进入会场，保证会议安全、机密、无干扰。如果在会议进行中出现突发事件，发生意外情况，引起混乱，会务人员要及时采取有效措施出面制止和调停，或第一时间报告相关领导和部门，紧急处理，避免事态扩大，产生严重后果。上一页下一页返回第三节会中组织工作4.内外联系，传递信息会务工作人员还要担任联络员的工作，负责会内和会外的联络，如传递文件资料、转达紧急情况、接转电话等。在内外联系、传递信息中，会议工作人员应该注意会议内容的保密，一切需要保密的会议内容不可泄露出去。会议工作人员说话要有分寸，谨慎行事。上一页下一页返回第三节会中组织工作5.处理特殊情况会议进程中，可能发生一些出乎意料的临时变动，比如调整议题，与会人员增加及其他特殊情况，这就要求会务工作人员随机应变，采取应急措施，灵活调度，妥善处理。上一页下一页返回第三节会中组织工作

6.其他服务工作时间较长的会议要为与会人员准备好茶水饮料;及时准备好会议期间所需的物品，如笔、墨、纸张等，随时保障供应;保证会场光线、卫生;准备好会场摄影留念等。此外，根据会议的性质，还要做好代表大会的选举投票、计票工作，表彰大会的奖品准备、领奖顺序排列和组织工作，室外集会的现场组织工作，集体合影的组织工作等。上一页下一页返回第三节会中组织工作三、会议记录会议记录是对会议内容与过程的客观反映和真实记载，是整理和形成会议简报、会议纪要的素材，也是日后分析、研究工作的依据，是重要的文书档案资料。会议记录要求真实、准确、完整，重要的会议，要求把所有与会者的发言都原原本本地记录下来，记录人员可采用录音与笔录相结合的方法，录音是为了弥补笔录的遗漏，以便在会后进行核对。上一页下一页返回第三节会中组织工作在进行会议记录的时候，可采取如下技巧:1.省略法多使用简称、简化词语，省略句子中的附加成分，或记下起止词，中间部分待过后补上。2.摘要法不是有言必录，而是只记讲话者的发言要点、中心思想或最后的结论性意见，或省略论证过程，只记会议的决议、决定。记录时只记中心词，不记修饰语、过渡语。上一页下一页返回第三节会中组织工作3.替代法就是用较为简便的写法代替复杂的写法，如用笔画少的同音字替代笔画多的字、用汉语拼音或简单的英文替代生词或难字、用数字或符号替代汉字、用姓氏替代全名等。

4.快笔法会议记录讲求速度，不要求字迹工整漂亮，能辨认清楚即可，运笔要快，要多写连笔字，字体多用行书。上一页下一页返回第三节会中组织工作5.速记法要提高书写速度、秘书人员可学习速记，这是一种使用特定的简便易写的符号，适应语言规律的省略、缩写方法，是一门快速而准确地记录语言的实用技术。四、会议简报会议简报是会议的交流性和指导性文件，会议简报要全面反映会议的情况，要求简明、及时准确。会议简报可采用转发式写法或报道式写法，具体体现在:上一页下一页返回第三节会中组织工作(1)转发式写法是直接登载某些代表的发言、大会的倡议或意见等，有时还在前面加上简短的“编者按”、“评论”，以强调转发内容的指导意见或参考价值。(2)报道式写法就是采用新闻报道的形式，选择有价值的内容加以报道。上一页返回第四节会议文书工作文书工作是秘书工作的一项重要内容。在会议中，文书工作同样不可缺少。一、会议文书工作概述1.会议文书工作的内容会议文书是围绕一个会议形成和使用的、反映会议精神和为会议服务的所有文书材料，具体内容主要包括:(1)会议的指导文书包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会背景文书等。(2)会议程序文书包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。下一页返回第四节会议文书工作(3)会议简报和会议记录文书包括会议简报、会议发言、情况反映、各种记录等。(4)会议管理文书包括开会须知、议事规则、出示证件、保密制度、作息时间、生活管理等。(5)会议的主题文书包括开幕式讲话、主题报告、专题报告、专门文件、大会发言、选举结果、正式决议、闭幕式讲话等。(6)会议参考文书包括代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信和各类来访的书面材料。(7)公告、传达文书包括会议公告、新闻报告、接受来访、宣传文章、传达提纲、执行计划等。上一页下一页返回第四节会议文书工作2.会议文书的要求会议文书是一种比较特殊的文书，在形式、内容和分类、撰写上有自己的要求，主要包括:必须配备一个得力的写作班子来撰写会议文书;任务确定后，就要立即投入工作;在写作过程中，要善于集思广益，认真组织协作;必要时要连续作战，流水作业;要严格层层把关，责任明确，随时送请有关领导审核。上一页下一页返回第四节会议文书工作3.会议文书的特点会议文书体现会议的指导思想，反映会议的成果，并为贯彻落实会议精神提供依据，它具有政治性、技术性、时间性都很强的特点，具体体现在:首先，会议文件的内容必须符合党和国家的有关方针政策和法令，文件一经通过，就会产生指导和约束作用。其次，会议文件的形成，往往需要经过多次修改才能最终完成，要求撰写者具备一定的写作水平。最后，会议从开始到结束，时间都很短，而许多文件的起草、讨论、通过都是要在这段有限的时间内完成。上一页下一页返回第四节会议文书工作

4.会议文书的处理会议文书的处理包括会议文书的起草、签发、批办、付印、分发、收退、保密、立卷、归档等。在会议文书的处理中，要做好以下工作:注意制发程序的合法、规范;印制数量以够用为原则;有保密内容的文书要妥善保管，必要时要悉数回收;会后要将所有文书归档保存。上一页下一页返回第四节会议文书工作二、几种常用会议文书的撰写1.会议通知会议通知的拟订，通常要求用简明扼要的语言写清以下内容:开会的原因、目的、意义;会议的召集者;会议的内容，包括会议名称和会议议题;开会的时间。要具体写明某月某日至某月某日，便于与会人员安排工作和做必要的物资准备;上一页下一页返回第四节会议文书工作开会的地，点。具体写明在什么单位召开，在什么地，点报到;出席会议的对象。该项内容包括与会者的范围和人数。有的会议代表需要分配名额，经民主选举产生;其他须知事项。如规定报到时间、关于回执的说明等事项。2.开幕词从一定意义上说，开幕词就是会议的主题思想，在撰写时，要注意语言的简洁扼要，要有说服力和鼓动性。上一页下一页返回第四节会议文书工作开幕词的主要内容有宣布会议开幕，代表大会对出席的领导、来宾和与会者表示热烈欢迎，概要说明会议背景、会议目的、基本状况(人数、对象范围等)、组织过程，介绍主要议题、议程，对与会者提出希望，预祝会议成功。3.会议记录会议记录是一种实用文体，是由负责记录的人员对会议进行情况以及会上发言和决定事项所作的记载。上一页下一页返回第四节会议文书工作(1)会议记录的要求会议记录要求准确、真实、清楚、完整。记录人员应当有高度的责任心，以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的意思应记原话，不得任意取舍增删。记录后要认真检查，签上记录人姓名，交专人妥善保管，以便定期归档。上一页下一页返回第四节会议文书工作(2)会议记录的基本内容会议组织情况。要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、记录人等。会议内容、动态。由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、会议动态、决定事项等组成。会议记录的结尾没有固有程式，“散会”、“结束”、“完”等均可。上一页下一页返回第四节会议文书工作4.会议纪要会议纪要是根据会议的主旨、用准确而精练的语言综合记述其要点的书面材料。它是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。(1)撰写会议纪要的要求拟写会议纪要要求做到只点:要忠于会议实际;要求内容集中、概括、精练;拟写会议纪要时逻辑条理要清楚。上一页下一页返回第四节会议文书工作(2)会议纪要的内容会议纪要的内容包括两部分:会议情况简述。包括会议的根据、目的、时间、地点参加会议的人员、会议讨论的问题以及会议的成果。对会议主要精神的阐发，这是会议纪要的主体部分。(3)会议纪要的类型会议纪要有两种类型:工作会议纪要。主要是指各企事业单位部门或地区就重大工作问题召开专门会议，交流情况，统一认识，研究政策措施之后，需要整理出会议纪要，上报下发，或请求上级批转;上一页下一页返回第四节会议文书工作例行会议纪要。这种类型的会议纪要是将会议形成的决议下发，或让上级了解会议的精神，因此，要求简明扼要。5.闭幕词闭幕词要求简短有力，感情饱满，令人振奋，鼓