教学材料《秘书》-第九章

第一节文书处理工作概述文书处理工作，是秘书人员的重要职能活动之一。它包括各类文书的起草、制作、收发、传递、处理等以及针对文书内容办理的各种事务工作。简而言之，文书处理工作就是围绕“公务文书”而展开的一切工作。一、文书的概念文书是人们在日常生活、机关公务活动中广泛使用的书面材料，它具有一定的规则和体式。从使用范围来看，文书可划分为公务文书和私人文书两大类。下一页返回第一节文书处理工作概述1.公务文书公务文书是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使法定职权所制作的文件。本章所说的主要是公务文书。2.私人文书私人文书是指个人、家庭为自身的需要而形成使用的文书，包括家谱、房契、手稿、遗嘱和书信等。上一页下一页返回第一节文书处理工作概述二、文书的种类根据不同的标准，文书有多种分法。一般来说，秘书部门的文书可分公务文书、事务文书以及专用文书二大类。1.公务文书公务文书是指在行政机关和企事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书。根据国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。上一页下一页返回第一节文书处理工作概述2.事务文书事务文书是指机关、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。例如，计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发，这种情况下多和公文联用。上一页下一页返回第一节文书处理工作概述3.专用文书专用文书是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。例如，外交文书中的照会、外交声明，司法文书中的诉状、答辩书、判决书，经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告，以及军事专用文书、科技专用文书等。上一页下一页返回第一节文书处理工作概述三、文书处理工作的基本原则和任务1.文书处理的基本原则在进行文书处理的过程中，主要应遵循以下原则:(1)行文注重时效，反对官僚主义、形式主义、文牍主义。(2)实行“党政分开”。(3)及时、准确、统一、保密，具体指:上一页下一页返回第一节文书处理工作概述及时，是对文书工作时间方面的要求;准确，是对文书工作质量方面的要求;统一，是指文书工作必须实行统一的领导;保密，是指文书工作各环节必须保证做到安全、可靠，确保国家机密，确保文书材料的齐全与完整，不损坏，不丢失，不泄密。上一页下一页返回第一节文书处理工作概述2.文书处理的基本任务文书处理工作的根本任务就是运用现代化、科学化的手段，推动文书的运转，从而加快现代管理信息的“环流”，提高现代领导和管理的效率。具体地说，主要有以下几个方面的任务:（1）文书的制作

文书制作包括拟稿、审核、签发、缮印、用印等环节。上一页下一页返回第一节文书处理工作概述（2）文书的传递

除少数文书形成后直接归档保存外，大部分的文书都要进行传递。包括文书处理程序中每道环节之间的交割以及文书形成后的

对外传递。（3）文书的办理

文书的办理包括拟办、批办、承办、催办、查办等环节。（4）文书的立卷归档或销毁

文书具有凭据作用，因此，在其运行完毕后，择其具有保存价值的部分，按一定的方法和要求立卷归档，以供后人查考、研究和利用。没有保存价值的文书则按一定程序予以销毁。上一页返回第二节文书处理的程序这里所说的文书处理，主要是指公文处理。在公文处理的各个环节上，秘书都要参与。过去对机关秘书最好的称赞就是“笔杆子”，只有成为办文的“能手”、“快手”、“高手”，才能当好领导的参谋和助手。下一页返回第二节文书处理的程序一、公文处理概述公文办理和公文保管组成了公文处理。公文从拟稿写作到使用完毕转化为档案的过程，就是公文办理的过程。本节所论述的公文处理，对秘书人员而言，主要就是公文办理。公文的办理一般由二个阶段构成，一是收文阶段;二是办文阶段;二是发文阶段。如图9-1所示，收文、办文、发文，构成了公文办理的流程。上一页下一页返回第二节文书处理的程序二、公文处理的程序1.收文阶段在收文阶段，不同级别的机关、单位的具体环节和办理方式是不一样的，具体体现在:(1)基层或较小的机关、单位在收文阶段，由一名秘书人员负责签收、启封、登记然后分送有关部门或个人即可。(2)中等以上的机关、单位一般分设“外收发”和“内收发”两个层次。上一页下一页返回第二节文书处理的程序“外收发”(或称“收发室”、“总收发室”)将公文签收登记后，交送内收发签收、启封、登记，然后送交有关人员和部门。具体环节如下:①签收。签收是指收发人员在有关文件(包括电报、信件及某些物品，下同)送发的单据或簿册上签字或盖章，以表明如期如数收到。签收时，主要有以下注意事项:上一页下一页返回第二节文书处理的程序首先，要看清来文封装上写的收文机关、单位和科室或人名的名称，确定是否应收进。其次，按对方手持的《文件传递单》，逐一核对。最后，一切无误后再在其上签名或盖章(表9-1)。如有“内收发”，还要办好对内的交接手续，填好《来(收、送)文登记簿》(表9-2)。无论何种情况，外收发都不许拆开封套。上一页下一页返回第二节文书处理的程序②登记。登记前先拆封。收文登记是收文阶段最重要的一环，它既是文件接收办理的一个总记载，又是此阶段各项工作统计的一个主要依据。.不同机关的登记形式。基层机关和一般企事业单位则采用综合性登记，多采用薄式收文登记册(表9-3)。上一页下一页返回第二节文书处理的程序大机关采用分簿册登记的方式。例如，“中共中央文件”、“国务院文件”、“省委文件”、“省政府文件”、“上级机关来文”、“平级机关来文”、“下级机关来文”等。需要登记的情况，主要有:社会来信中的重要批评、揭发材料(尤其是匿名信)和重大、重要的表扬、评估、建议等材料。有保存价值的国内外来函来电及请柬、贺信等。出版物中有本机关或本单位人员撰写的讲话稿、通讯稿、论文、诗文，或刊载有涉及本机关、单位形象的各种文章(如通讯报道、总结、调查报告、被表扬或被批评的各种稿件、被评价或提出建议看法的各类文稿)和图片等。上一页下一页返回第二节文书处理的程序此外，凡署有领导人或部门负责人“亲收”、“亲启”的信件、文件，由收件人决定是否予以登记保存。总之，登记后的文件，要按性质和办理要求，分别送交各有关人员和部门。上一页下一页返回第二节文书处理的程序③审核。收到下级机关上报的需要办理的公文，秘书部门应当进行审核，对不符合规定的公文，如越级请示，多头请示，请示件抄送下级，请示件违反规定直送个人，文件涉及的有关方面未会签，文件内容违反党和国家法律、法规、方针、政策及有关规定，错误使用文种，公文格式不规范等，经秘书部门负责人批准后，可以退回上报单位并说明理由。上一页下一页返回第二节文书处理的程序④分发。文件的分发即文件的分送，秘书人员根据来文的性质和办理要求，确定具体承办或阅批的对象，将文书分送至有关部门或人员阅知办理。具体体现在:参阅性文件阅读范围明确的，可直接组织传阅;内容重要或涉及全局性工作的文件报秘书部门负责人拟办;事务性文件且承办对象和承办要求明确的文件，可直接分送至有关业务部门承办。上一页下一页返回第二节文书处理的程序⑤传阅。传阅的要求，主要有:分清主次。当来文份数较少时，要优先安排主要领导人或与文件有关的主管部门阅读;避免“横传”。所谓“横传”，是指以文件传阅时，领导人之间自行横向传阅文件。这种方法容易造成文件的压误或丢失。因此，应以秘书人员为轴心，进行“直传”，即一位领导人阅后直接退给秘书，然后再由秘书送给另一位领导人阅读。上一页下一页返回第二节文书处理的程序传阅的依据。对参阅性公文应组织好传阅，传阅的依据主要有:来文中规定的阅读范围;领导人批办意见中提出的阅读范围。在文件的传阅过程中，领导人如有批示，应及时办理。上一页下一页返回第二节文书处理的程序⑥拟办。拟办是指对某些收件如何办理和交于何人办理等提出初步意见，并在“文件办理笺”上写明，以供领导思考定夺的办文环节。“文件办理笺”见表9-4。上一页下一页返回第二节文书处理的程序几种应该拟办的文件如下:群众或社会知名人士写来的需要本机关单位领导阅知或者参考的各种材料;上级机关发下来的命令、决议、批示和其他需要传达或贯彻执行的文件;平级和不相隶属的机关、单位送来的需要答复、办理的函件等;下级报来的请示、报告和某些计划、总结、调查报告。上一页下一页返回第二节文书处理的程序拟办时的注意事项如下:如需复文或转发，也可预先拟出复文草稿或转发时的通知等，附送领导审核决定;除认真阅读来文外，有时还应到有关部门(含基层)进行调查或翻阅有关政策条文，翻阅以前的有关来文或本机关单位的发文;必要时还可将调查材料或有关条文、文件一并送领导，以为批办时参考。上一页下一页返回第二节文书处理的程序⑦批办。批办是指机关单位领导将来文和附送来的拟办意见等审阅后，对办理工作做出原则性决定并在“文件办理笺”上加以批示的环节。⑧承办。承办是公文处理的核心部分。具体是指有关部门或人员，根据领导人对某一文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作等进行具体处理。承办包括对上级指示精神的贯彻执行，平行机关的办文联系，下级机关的请示、报告的答复与处理。上一页下一页返回第二节文书处理的程序承办的类型:收文承办具体可分“办文”和“办复”两种。办完之后，有些还要在“文件办理笺”上注明结果，这叫做“注办”。这只种都是由具体的秘书人员负责的，而对这些工作的检查督促，便是“催办”的内容之一，其关系如图9-2所示。上一页下一页返回第二节文书处理的程序对办文、办复和注办的具体介绍如下:办文。办文是根据来文和本机关单位领导人的指示或要求，将来文加以翻印、转发，或者另行起草一份文件的收文办理工作;办复。来文系“问文”，承办人员以公文的形式，对来文的询问、要求或请求作出的答复和说明的办理，叫做办复，也叫复文。凡用机关领导名义的复文，拟稿后要报请领导核批;注办。注办是指承办人员将文件办理方式和结果在“公文办理笺”上作简要说明，如“已办”等，以备日后查考的做法。上一页下一页返回第二节文书处理的程序承办的注意事项。承办时要注意:凡属联合承办的文件，主办部门要主动会同有关部门协商处理，协办部门要积极予以配合，绝对不能互相推诿;承办任务要分清轻重缓急，保证紧要文件优先处理;办理复文时要注意按政策规定和领导批办意见迅速处理;如来文涉及其他有关文件和材料时，应调阅有关文件材料，并报送领导审批。上一页下一页返回第二节文书处理的程序⑨催办。秘书部门按照公文办理的时限对承办部门和人员及时检查和催促，防止公文积压，加快公文运转，这项工作叫催办。催办不是公文运转的一个环节，它存在于公文办理的全过程中，是提高公文运转效率的重要手段。催办的主要范围是：上一页下一页返回第二节文书处理的程序领导人批示的由本机关单位自用的或报送上级机关审批的承办文件;准备出差或外出工作人员承办的文件;需要限期办复或限期答复的承办文件;下级的请示或报告件中提出的应复文的承办文件;与其他部门或机关会办的承办文件。上一页下一页返回第二节文书处理的程序⑩查办。查办是指对领导人亲自批示交办的重要文件，由领导机关直接派人下去协助承办机关或部门检查办理情况，督促办理。办结。公文的办结(归卷)，即由承办人在文件处理单上注明承办的结果，包括承办单位、时间。上一页下一页返回第二节文书处理的程序2.办文阶段办文阶段主要是指公文的形成过程。公文的形成中间经过交拟、议拟、撰拟、审核、签发、印制、用印，才能生效使用。这个过程就是公文形成的过程，如图9-3所示。上一页下一页返回第二节文书处理的程序下面具体介绍形成过程中的各个环节:(1)交拟交拟也叫交办，是公文形成的第一个程序。它是指组织的领导人或秘书部门的负责人向承担撰拟任务的秘书人员交代任务。这些任务包括本单位主动发文和收文承办的被动发文:上一页下一页返回第二节文书处理的程序主动发文如本机关因工作需要而撰拟的公文;被动发文如其他机关来文(或口头)的要求，或是上级领导机关的指令性要求，或是下级机关来文请示需要答复，或是与平行机关商洽业务等。不论是主动发文还是被动发文，都是单位管理活动的客观需要。交拟可以有多种方式:上一页下一页返回第二节文书处理的程序例如，一些重要文件撰制前，在领导班子开会讨论时让拟稿人员出席或列席，以便使所拟文稿能更忠实准确地体现会议精神。又如，为了使文稿能更好地体现党和国家的方针政策与上级领导的意图，还要学习有关的政策法规条文和其他文件，如领导讲话、批示等。上一页下一页返回第二节文书处理的程序(2)议拟议拟主要是由领导和具体承办的秘书人员一起进行公文写作的酝酿与准备。这是公文形成的准备阶段。这一阶段可分为以下三个步骤:①认真领会领导意图。秘书人员在接受了交拟任务后，要同领导共同讨论研究，将领导意图同国家的方针政策、法律法规，以及本单位的实际情况结合起来，加以分析、比较，融会贯通，使公文较准确完整地表达出领导的写作意图。上一页下一页返回第二节文书处理的程序②收集材料。要写好公文，就必须占有大量翔实可靠的材料。为此，就要求秘书人员:首先，要仔细阅读有关文献资料，明确政策界限，收集有关历史文献、现行文件、书报、期刊、档案、简报汇编、数据等材料，为拟订公文提供丰富的材料。其次，还要认真进行调查研究，深人基层，到广大干部和群众中去了解情况，掌握情况，分析研究问题，提出解决问题的意见和建议，供领导参考，或在自己的职权范围内，实事求是地答复和处理问题。有了坚实的客观材料作基础，形成的公文内容就比较充实，比较有说服力和号召力。上一页下一页返回第二节文书处理的程序③拟写提纲。在准备阶段，应当十分重视公文写作提纲的编制。秘书人员在编制写作提纲的过程中，有助于:对目的“是否合适以及怎样达到目的”的思考。同时，在编制提纲的过程中，借助于公文的格式安排、段落与内容的处理、观点与材料的统一、论证的逻辑性、关键词语的使用，这些书面语言材料，可以让撰拟人员解决“能否用语言表述清楚”的问题。上一页下一页返回第二节文书处理的程序(3)撰拟文书撰拟是办文工作的一个重要环节。公文的撰拟是秘书个人劳动。相对于其他环节来说，难度要大，要求更高，需付出更加艰苦细致的劳动，是一项思想性、政策性、业务性都很强的工作。公文的文种繁多，体式各异，要掌握各种文书起草的具体规律，需要刻苦学习，不断实践，在实践中提高自己的撰拟能力，以达到提笔成章、运用自如的程度。初稿拟就以后，撰稿人应反复自查自核，仔细推敲，逐字逐句修改斟酌。满意后，进行下一办文环节。上一页下一页返回第二节文书处理的程序(4)审核审核是文稿草拟后，在送交领导人审批签发前的一个必须经过的环节。因为它要求对文稿的内容、文字表达及体式等，都要作全面的审查核实和细致的修改，所以人们往往称之为“把关”。查政策界限。审核的重点有公文的内容、文字表达、文种使用等六个方面，即“六查”，主要是查领导性和指导性的文件，如指示、决定、条例、规定等，内容有无规定过死、过繁，或含糊笼统、模棱两可的现象。查允许或不允许、或者应该怎样做或不应怎样做的界限是否明确;上一页下一页返回第二节文书处理的程序查有无矛盾抵触。主要是查文稿是否符合党和国家的方针政策和法律规定。查以前发文和现拟文稿，以及现文稿各段落条款之间有无自相矛盾、前后脱节的现象;查程序和手续。主要是查文件是用什么名义发布的。查是否应交会议讨论通过，是否需要与有关机关会签或上报主管机关批准等;查文件体式。主要是查文件种类的使用是否得当，查标题、发文字号、发送机关、密级、时限等安排是否合适，排印位置是否正确等;上一页下一页返回第二节文书处理的程序查文字表达。主要是查词语口气是否妥当，语法逻辑是否得当，陈述是否简单明了。查有无文字疏漏及标点符号是否正确等;查措施落实。主要是查文稿提出的办法措施等是否切实可行，能否达到既定目的。查由谁组织落实或谁执行，怎样执行及执行时限是否合宜。查涉及外部门、外机关单位和外地区的是否已征得同意等。上一页下一页返回第二节文书处理的程序②审核的意义，主要在于:由秘书部门先行把关，可以节省领导人审阅、修改公文的时间和精力;通过秘书部门先行把关，可以提高会文的质量，有利于会文更加准确地传递信息，从而推动工作;通过秘书部门的沟通协调，可以避免出现公文相互矛盾、重复、脱节的情况，有利于克服和防止本位主义倾向;由秘书部门严把政策关，可防止与法律、法规相抵触的文件出台。上一页下一页返回第二节文书处理的程序(5)签发公文签发包括会签、签发和注发。下面具体介绍:①会签。公文文稿送领导签发之前，要由秘书部门会同有关方面讨论，征求对文稿的意见，以帮助领导审核公文。这是公文会签的准备阶段，也叫会稿。通过会稿，可以集思广益，发挥机关职能部门的特长，提高公文的质量。例如，某职业学校制定计算机房使用及管理制度，文稿完成后，要送学校教务处、总务处和计算机房管理员，征求他们的意见。上一页下一页返回第二节文书处理的程序教务处可以从是否有利于计算机教学、是否有利于调动教师和管理员的积极性考虑，提出自己的意见。总务处则以能否有效控制、能否提高使用率和使用寿命、能否提高经济效益出发，提出自己的意见。管理员则从规章制度是否科学合理，是否便于操作，提出自己的意见。这样集思广益，公文的质量就能提高。经征求意见并修改后的文稿，各有关方面必须签上同意印发的意见，这就是会签。上一页下一页返回第二节文书处理的程序②签发。签发是机关领导人对审核过的文稿进行审定并签署发印，文件据此生效。签发的权限。签发的权限，是指领导人签发文件的审批权限与职责分工。具体体现在:总的来说，凡属重要的、涉及面较广、对全局工作有普遍指导性的文件，要经机关领导集体研究决定，或由有关领导依次审阅后，由机关正职领导人签发。凡属一般业务、事务性文件，由机关分管此项工作的领导人签发。领导签发后，秘书部门还要仔细阅读一遍，确认无误后方可付印。上一页下一页返回第二节文书处理的程序签发的手续。签发还要履行有关手续，主要体现在:文件主批人要签署自己的意见，要署全名和年月日，字迹要清楚，要用钢笔、毛笔或碳素笔，不得用圆珠笔或铅笔。审批时尚需送主要领导人或有关领导人审阅的，要写明“请xx同志审阅后发”。受领导委托代行签发职责的，应注明“代签”二字。③注发。注发是成文后发文前的一个办文环节。在发送文件前，秘书人员根据机关领导确定的办文原则，逐项登记，并对印刷要求等提出具体意见并加以实施。上一页下一页返回第二节文书处理的程序(6)印制文稿定稿签发后，要印制成正式文本，才能向外发出。公文的印制，包括缮印和校对两项工作内容，具体是:①缮印，包括排版和打印两方面。排版。如需印份数较少，又有条件，可用电脑激光照排，这样公文的质量较高。打印。若印数较多，可用电脑打印后复印。上一页下一页返回第二节文书处理的程序②校对。无论采用哪种方法印制，为了保证文书正式文本的质量，都必须认真进行校对工作。校对一般应经过初校、二校、二校和复核、看大样、签名付印、复查等程序。(1)用印有的公文需要加盖机关公章，有的还要有领导人的签名章。凡公文用印，均需有关的领导人批准，按批准的份数盖印。用印时，需要注意以下事项:上一页下一页返回第二节文书处理的程序印章应与发文名义相符，除会议纪要外，正式公文均用印后方能生效;文件用印要端正、清晰，要盖在成文日期上方，上不