辽宁基层单位档案工作制度

PAGE辽宁基层单位档案工作制度一、总则（一）目的为加强辽宁基层单位档案工作的规范化、科学化管理，提高档案管理水平，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于辽宁地区所有基层单位，包括但不限于机关、企事业单位、社会团体等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：基层单位的档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则：严格遵守国家有关档案法律法规和行业标准，依法开展档案管理工作。3.服务利用原则：充分发挥档案的服务功能，为单位各项工作提供及时、有效的档案信息服务。4.安全保密原则：确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置基层单位应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案工作制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位的各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、统计等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并向上级主管部门报告。5.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的移交、接收工作。6.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化。7.根据工作需要，提供档案信息服务，为单位领导决策、业务工作开展等提供支持。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、归档、保管等具体工作，确保档案质量。3.熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，不断提高工作水平。4.严格遵守档案安全保密制度，防止档案丢失、损坏和泄密。5.积极开展档案信息化工作，熟练运用档案管理软件进行操作。6.协助有关部门和人员查阅、利用档案，提供必要的档案信息服务。7.完成领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察等方面形成的文件材料。2.行政管理类：包括单位行政事务管理、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障等方面形成的文件材料。3.业务工作类：根据单位业务特点，收集本单位在各项业务活动中形成的文件材料，如生产经营、科研项目、工程建设、业务合同等。4.科技文件类：包括科研成果、技术资料、产品设计、工艺文件等方面形成的文件材料。5.声像档案类：包括照片、录音、录像等反映单位重要活动、工作场景、建设成果等方面的声像资料。6.电子档案类：包括单位在办公自动化、信息化建设过程中形成的电子文件、数据等。（二）档案收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，符合档案形成规律和特点。3.对重要的、具有保存价值的文件材料，应及时收集归档，不得积压或散失。4.对于外来文件，如上级文件、有关部门的函件等，应及时登记、签收，并按规定进行处理和归档。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）档案整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、科技文件类、声像档案类、电子档案类等一级类目，再根据实际情况设置二级及以下类目。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，以便于标识和管理。编号应具有唯一性和系统性，便于查询和统计。3.排列：按照分类方案对档案进行排列，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度等进行排列。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应准确反映档案的内容和存放位置，便于查找和利用。四、档案的保管（一）档案保管场所要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找。2.声像档案应按照载体类型分别存放，并做好标识和保护。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份，备份应异地存放。同时，应建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、存储、检索和利用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案清查与统计1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。3.档案统计报表应按时报送上级主管部门，并抄送有关部门。五、档案的利用（一）档案利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案利用的法律法规和单位档案管理制度办理档案利用手续。2.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供优质、高效的服务。3.保密安全原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）档案利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经本单位同意后查阅、借阅档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅、调取档案。（三）档案利用手续1.本单位内部人员查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、期限等，经所在部门负责人签字同意后交档案管理部门办理。2.外单位查阅、借阅档案，应提前向本单位提出申请，说明查阅、借阅的目的、内容、期限等，经本单位主管领导批准后，由档案管理部门办理相关手续。查阅、借阅人员应遵守本单位档案管理规定，不得擅自复制、转借档案。3.司法机关、行政机关等依法查阅、调取档案，应出具相关证明文件，经本单位主管领导批准后，由档案管理部门办理查阅、调取手续。（四）档案利用服务1.档案管理部门应设立档案查阅室，为利用者提供良好的查阅环境。2.档案管理人员应热情接待利用者，积极协助查阅、借阅档案，提供必要的档案信息咨询服务。3.对于重要档案的利用，档案管理部门应根据利用者的需求，提供复制、摘录等服务。复制、摘录的档案应加盖档案管理部门印章，并注明出处。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间价值等因素。2.准确判定原则：准确判定档案的保存价值，确保鉴定结果的科学性和准确性。3.慎重处理原则：对于涉及重要历史事件、重要人物等档案，应慎重处理，避免误判。（二）档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）档案鉴定标准1.永久保管的档案应具备重要的历史价值、科学价值、现实价值或法律凭证作用。2.长期保管的档案应具有一定的查考利用价值，但不如永久保管档案重要。3.短期保管的档案应在较短时间内对本单位工作有查考利用价值，超过保管期限后可考虑销毁。（四）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应经单位主管领导审批。3.档案管理部门按照审批后的档案销毁清册，组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。4.档案销毁工作完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低档案管理成本，提升档案服务水平。3.促进档案资源的共享和利用，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，将其转化为电子档案存储在档案管理系统中。2.档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等全过程的档案管理系统，实现档案管理工作的信息化、自动化。3.档案信息资源整合：整合单位内部各部门的档案信息资源，实现档案信息的共享和互通。4.安全保障体系建设：建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全存储、传输和使用。（三）档案信息化管理要求1.档案管理系统应具备完善的用户权限管理功能，确保不同用户只能访问其权限范