学校办公室日常工作制度

PAGE学校办公室日常工作制度一、总则（一）目的为了规范学校办公室的日常工作，提高工作效率，确保各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校办公室全体工作人员。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规和学校的各项规章制度。2.坚持实事求是、高效务实的工作作风。3.强化服务意识，为学校领导、师生和各部门提供优质、高效的服务。二、岗位职责（一）办公室主任职责1.全面负责办公室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.协调办公室与学校其他部门之间的工作关系，确保各项工作的顺利衔接。3.负责学校重要文件、会议纪要的起草、审核和印发工作。4.组织安排学校各类会议、活动，做好会议记录和活动总结。5.负责学校印章的管理和使用，严格执行印章管理制度。6.做好学校办公室人员的考核、培训和奖惩工作。7.完成学校领导交办的其他工作任务。（二）文秘岗位职责1.负责学校各类文件、资料的收发、登记、传阅、归档和保管工作。2.协助办公室主任起草、审核学校各类文件、报告和材料。3.负责学校信息的收集、整理、编辑和发布工作，及时向学校领导和师生传达重要信息。4.做好学校各类会议的通知、记录和纪要整理工作。5.负责学校办公用品的采购、发放和管理工作。6.完成办公室主任交办的其他临时性工作任务。（三）档案管理岗位职责1.负责学校档案工作的规划、组织和实施，制定档案管理制度和工作流程。2.负责学校各类档案的收集、整理、分类、编目、装订和上架工作。3.做好学校档案的保管、查阅和利用工作，严格执行档案查阅制度，确保档案的安全和完整。4.定期对学校档案进行清理和鉴定，做好档案的销毁工作。5.负责学校档案信息化建设工作，建立档案管理数据库，提高档案管理的效率和水平。6.完成办公室主任交办的其他档案管理工作任务。（四）行政后勤岗位职责1.负责学校办公区域的环境卫生和安全保卫工作，定期进行检查和维护。2.做好学校水电、空调、电梯等设施设备的日常维护和管理工作，确保设施设备的正常运行。3.负责学校车辆的调度、维修和保养工作，确保车辆的安全和正常使用。4.做好学校食堂、宿舍等后勤保障工作，为师生提供优质的生活服务。5.负责学校办公用品、物资的采购、保管和发放工作，严格执行物资管理制度。6.完成办公室主任交办的其他行政后勤工作任务。三、工作流程（一）文件管理流程1.收文学校办公室收到外来文件后，由文秘人员进行签收、登记。文秘人员对文件进行初步审核，根据文件内容和性质，提出拟办意见，报办公室主任阅示。办公室主任根据拟办意见，作出批示，交相关部门或人员办理。承办部门或人员在收到文件后，按照批示要求及时办理，并将办理结果反馈给办公室。文秘人员对办理完毕的文件进行整理、归档。2.发文学校各部门需要发文时，应填写发文稿纸，经部门负责人审核签字后，交办公室文秘人员。文秘人员对发文稿纸进行审核，检查文件内容是否符合法律法规和学校规章制度，格式是否规范，文字是否准确。审核无误后，文秘人员将发文稿纸送办公室主任签发。办公室主任签发后，文秘人员按照发文程序进行编号、排版、校对、印制、盖章。印制完成后，文秘人员将文件分发到相关部门或人员，并做好发文登记。（二）会议管理流程1.会议筹备阶段学校各部门需要召开会议时，应提前填写会议申请表，经部门负责人审核签字后，交办公室。办公室根据会议申请表，安排会议时间、地点、参会人员等，并通知相关部门和人员。文秘人员负责准备会议资料，如会议议程、会议材料、发言稿等，并提前送达参会人员手中。行政后勤人员负责布置会议场地，调试音响设备、投影仪等，确保会议顺利进行。2.会议召开阶段办公室工作人员提前到达会议场地，做好会议签到、引导等工作。会议期间，文秘人员负责做好会议记录，记录会议内容、讨论情况、决议事项等。办公室主任或相关领导对会议进行主持和引导，确保会议按照预定议程进行。3.会议结束阶段会议结束后，文秘人员及时整理会议记录，形成会议纪要，经办公室主任审核后，印发给相关部门和人员。行政后勤人员负责清理会议场地，关闭音响设备、投影仪等。办公室对会议效果进行跟踪和反馈，及时了解会议决议事项的落实情况。（三）档案管理流程1.档案收集学校各部门在工作中形成的各类文件、资料、图表、声像等材料，应及时收集整理，移交学校办公室档案管理部门。档案管理部门定期对学校各部门的档案收集情况进行检查和指导，确保档案收集的完整性和及时性。2.档案整理档案管理部门对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。按照档案管理的要求，对档案材料进行分类，确定档案的保管期限和密级。对档案材料进行编号，编制档案目录，便于档案的查阅和管理。对档案材料进行装订，确保档案的整齐和牢固。3.档案保管档案管理部门按照档案保管期限和密级，将整理好的档案存放在相应的档案库房中。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备。档案管理人员定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。4.档案查阅学校内部人员查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人审核签字后，交档案管理部门。档案管理部门根据档案查阅申请表，提供相应的档案材料，并做好查阅登记。查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门。查阅档案时，应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。5.档案利用档案管理部门根据学校工作需要，积极提供档案利用服务，为学校的教学、科研、管理等工作提供支持。对档案利用情况进行统计和分析，及时了解档案的利用需求和效果，为档案管理工作的改进提供依据。6.档案鉴定与销毁档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否失去保存价值。对失去保存价值的档案，按照档案销毁程序进行销毁。销毁档案时，应填写档案销毁申请表，经学校领导批准后，由档案管理部门和相关部门人员共同进行销毁，并做好销毁记录。（四）行政后勤管理流程1.办公用品管理学校各部门根据工作需要，填写办公用品申请表，经部门负责人审核签字后，交办公室行政后勤人员。行政后勤人员根据办公用品申请表，对办公用品进行采购、保管和发放。定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，合理控制办公用品的采购数量，避免浪费。2.设施设备管理行政后勤人员负责学校水电、空调、电梯等设施设备的日常巡检和维护，及时发现和处理设施设备故障。建立设施设备维修档案，记录设施设备的维修情况和维修费用。定期对设施设备进行保养和更新，确保设施设备的正常运行和使用寿命。3.车辆管理学校办公室负责车辆的调度和管理，根据工作需要合理安排车辆使用。驾驶员负责车辆的日常保养和维护，确保车辆的安全和正常使用。严格执行车辆使用登记制度，记录车辆的使用时间、地点、事由等信息。定期对车辆进行安全检查，确保车辆的安全性能符合要求。4.后勤保障管理行政后勤人员负责学校食堂、宿舍等后勤保障工作的管理和监督。加强对食堂食品卫生安全的管理，确保师生饮食安全。做好宿舍的环境卫生和安全管理工作，为师生提供良好的住宿条件。及时处理师生对后勤保障工作的投诉和建议，不断提高后勤保障服务质量。四、工作纪律（一）遵守工作时间全体工作人员应严格遵守学校规定的工作时间，按时上下班，不得迟到、早退。如有特殊情况需要请假，应按照学校请假制度办理请假手续。（二）坚守工作岗位工作人员应坚守工作岗位，认真履行职责，不得擅自离岗、串岗。在工作时间内，应集中精力处理工作事务，不得从事与工作无关的事情。（三）严格遵守保密制度全体工作人员应严格遵守学校的保密制度，保守学校的机密信息和工作秘密。不得泄露学校的文件、会议内容、工作安排等信息，不得将学校的机密文件和资料带出学校或转借他人。（四）保持良好的工作秩序办公室应保持良好的工作秩序，保持办公区域的整洁和卫生。工作人员应注意言行举止，文明礼貌，不得在办公区域内大声喧哗、争吵或打闹。（五）严格遵守请销假制度工作人员请假应提前填写请假申请表，按照学校请假审批程序办理请假手续。请假期间应保持通讯畅通，确保工作不受影响。请假结束后，应及时到办公室销假。五、考核与奖惩（一）考核内容1.工作业绩：主要考核工作人员完成工作任务的数量、质量和效率。2.工作态度：主要考核工作人员的工作责任心、敬业精神和团队协作能力。3.工作能力：主要考核工作人员的业务水平、沟通协调能力和创新能力。（二）考核方式1.定期考核：办公室每半年对工作人员进行一次定期考核，考核结果作为工作人员评先评优、晋升晋级的重要依据。2.不定期考核：办公室根据工作需要，对工作人员进行不定期考核，及时发现和解决工