大学生档案收集工作制度

PAGE大学生档案收集工作制度一、总则（一）目的为了加强大学生档案收集工作的规范化、科学化管理，确保大学生档案的完整、准确、真实，充分发挥档案在学生管理、就业指导、人才培养等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校在籍大学生档案的收集工作，包括全日制本科生、专科生以及研究生。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生在校期间的学习、生活、社会实践等情况，严禁虚假信息录入。2.完整性原则：全面收集学生在各个阶段形成的各类档案材料，确保档案资料的完整性。3.准确性原则：档案材料的填写、整理应准确无误，数据清晰，逻辑连贯。4.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，对学生档案信息予以保密，防止信息泄露。二、档案内容及分类（一）学生基本信息类1.录取材料：包括录取通知书、考生档案袋等。2.个人基本信息表：涵盖学生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系方式等内容。3.身份证复印件：确保清晰可辨，与学生在校登记信息一致。（二）学习成绩类1.成绩单：每学期的课程成绩记录，包括课程名称、学分、成绩、授课教师等详细信息。2.补考、重修记录：记载学生补考、重修的科目、成绩及相关情况。3.学位课程成绩：明确学位课程的成绩及达到学位要求的情况。（三）学籍管理类**1.学籍登记表：记录学生入学、注册、休学、复学、转学、退学等学籍变动情况。2.学生证复印件：反映学生证的办理及使用情况。3.毕业生登记表：毕业生离校前填写的综合信息表格，包括个人总结、在校表现评价等。（四）奖惩情况类**1.奖励材料：如三好学生、优秀学生干部、奖学金证书、竞赛获奖证书等的复印件及相关表彰文件。2.处分材料：对学生违反校规校纪给予处分的决定、通知及相关证明材料。（五）党团组织类**1.入党申请书：学生入党时提交的申请书原件。2.入党志愿书：详细记录学生入党过程及相关组织意见的重要材料原件。3.团组织关系证明：包括入团申请书、团员证等材料，反映学生在团组织中的成长历程。（六）社会实践与实习类**1.实习报告：学生实习期间撰写的实习总结，包括实习单位、实习内容、收获体会等。2.社会实践活动记录：参与各类社会实践活动的证明材料，如活动照片、活动总结、实践基地反馈等。（七）就业相关类**1.就业推荐表：学校为毕业生出具的就业推荐材料，包含学生基本信息、学业成绩、就业意向等内容。2.就业协议书：毕业生与用人单位签订的就业协议原件。3.毕业生就业报到证：毕业生就业派遣的重要凭证原件。三、档案收集流程（一）新生档案收集1.入学前准备学校招生部门在录取工作结束后，向新生发放档案收集通知，明确档案寄送要求和时间节点。准备好新生档案接收专用信封，在信封上注明学校名称、学院名称、专业名称、学生姓名及学号等信息。2.档案接收招生部门负责接收新生档案，核对档案数量和完整性。对档案进行初步整理，检查档案材料是否齐全、有无破损、信息是否清晰等。将整理后的新生档案及时移交至学生所在学院。3.学院审核与整理学院安排专人对新生档案进行审核，重点检查档案材料的真实性和完整性。按照档案分类标准，对新生档案进行细致整理，将各类材料归入相应类别，并建立电子档案索引。对于缺失或不符合要求的档案材料，及时与学生本人或原毕业学校沟通，要求补充完善。（二）在校期间档案材料收集**1.定期收集每学期末，各教学单位负责收集学生本学期的成绩单、补考重修记录等学习成绩类材料。学生工作部门定期收集学生的奖惩情况、党团组织关系变动等材料，并及时更新学生电子档案信息。2.不定期收集根据学校工作安排或学生个人情况变化，及时收集相关档案材料。如学生获得新的奖励或处分、参加重要社会实践活动、学籍发生变动等情况，相关部门应在规定时间内将材料移交至档案管理部门。3.毕业生档案材料收集在毕业生毕业前，各学院负责组织毕业生填写毕业生登记表，并收集毕业生的就业推荐表、就业协议书、就业报到证等就业相关材料。对毕业生档案进行全面审核，确保档案内容完整、准确。审核无误后，将毕业生档案移交至学校档案管理部门统一保管。四、档案收集要求（一）材料真实性要求1.所有档案材料必须由相关部门或个人如实提供，严禁伪造、篡改档案信息。如有发现，将依法依规追究相关责任人的责任。2.提供档案材料的部门或个人应对材料的真实性负责，并在材料上加盖公章或签字确认。（二）材料完整性要求1.档案收集人员应认真核对各类档案材料，确保材料齐全，不遗漏重要信息。2.对于需配套提供的材料，如获奖证书与表彰文件、处分决定与相关证明材料等，应一并收集，保证档案材料的完整性。（三）材料规范性要求1.档案材料应使用统一规格的纸张，字迹清晰，书写工整。2.材料内容应按照规定格式填写，数据准确，逻辑严谨。对于不符合规范的材料，应要求相关部门或个人重新填写或补充完善。（四）材料时效性要求1.各部门应及时收集、整理档案材料，确保档案材料的时效性。对于超过规定时间提交的材料，应视情况进行核实和处理。2.档案管理部门应定期对档案材料进行检查和更新，及时剔除过期或无效的材料，保证档案信息的准确性和时效性。五、档案整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案分类标准，对各类档案材料进行科学分类、编号和排列，确保档案整理的系统性和规范性。（二）整理方法1.分类：将收集到的档案材料按照档案内容分类标准进行分类，每一类设立相应的档案盒或文件夹。2.编号：为每一份档案材料或档案盒（文件夹）编制唯一的编号，以便于查询和管理。编号应遵循一定的编码规则，确保编号的系统性和连续性。3.装订：对于纸张较多、较厚的档案材料，应进行装订，确保材料整齐、牢固。装订时应注意保持材料的原貌，避免损坏材料内容。4.编目：编制档案目录，详细记录档案材料的编号、名称、日期、来源等信息。档案目录应一式两份，一份随档案保存，一份单独成册，便于查阅。（三）归档流程1.档案整理人员完成档案材料的整理后，填写档案归档清单，注明档案类别、编号、名称、数量等信息。2.将整理好的档案材料及归档清单一并移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后办理归档手续。3.档案管理部门按照档案保管期限和存放地点，将归档后的档案进行妥善保管，并建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理，方便查询和利用。六、档案保管与保密（一）保管场所1.学校应设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关档案保管的标准要求。（二）保管期限1.大学生档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期档案保管期限为[X]年，中期档案保管期限为[X]年，长期档案保管期限为永久。2.具体档案材料的保管期限按照国家有关规定和学校实际情况确定。对于保管期限已满的档案，应按照档案销毁程序进行处理。（三）档案保密措施1.建立健全档案保密制度，明确档案管理人员的保密职责，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.档案保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应严格遵守档案查阅、借阅制度，对查阅、借阅档案的人员进行登记，确保档案信息不被泄露。3.利用现代信息技术手段对档案信息进行加密处理，防止档案信息在传输和存储过程中被窃取或篡改。对于涉及学生个人隐私的档案信息，应严格按照国家有关法律法规进行管理和使用。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.本校教职工因工作需要查阅学生档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.学生本人因特殊情况需要查阅本人档案的，应提交书面申请，经学院辅导员签字同意后，到档案管理部门查阅。3.校外单位或个人因工作需要查阅学生档案的，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅内容应严格限定在与工作相关的范围内，并由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，详细说明查阅目的、查阅内容和查阅期限等信息。2.申请表经审批后，档案管理部门根据查阅申请，提供相应的档案材料，并安排专人协助查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案保管场所。3.查阅人员查阅档案时，应保持档案材料的整洁和完整，不得在档案材料上涂改、圈划、批注或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案材料归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）借阅权限1.原则上不允许借阅学生档案。如有特殊情况确需借阅的，须经学校主管领导批准，并严格按照借阅期限归还。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。（四）借阅程序1.借阅申请人填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息，并经所在部门负责人或学院辅导员签字同意。2.申请表经学校主管领导审批后，档案管理部门办理档案借阅手续，将档案材料交借阅人签收。借阅人应妥善保管借阅的档案材料，不得转借他人或用于非工作目的。3.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案材料。档案管理部门对归还的档案进行检查，如发现档案材料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。八、档案统计与分析（一）统计内容1.建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等情况进行统计。统计内容包括档案数量、档案类别、档案整理进度、档案查阅人次、档案借阅情况等。2.对档案统计数据进行分析，了解档案管理工作的现状和存在的问题，为档案管理工作的决策提供依据。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案管理工作进行统计，填写档案统计报表。统计报表应真实、准确、完整，数据来源可靠。2.利用电子档案管理系统对档案信息进行统计分析，提高统计工作的效率和准确性。通过对档案数据的分析，挖掘档案信息的潜在价值，为学校的教学、管理、科研等工作提供支持。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的大学生档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，实现档案信息资源的共享和整合，为学校各部门提供便捷的档案信息服务，促进学校管理工作的信息化、科学化发展。（二）信息化管理措施1.配备专业的档案信息化管理人员，负责档案信息化管理系统的建设、维护和管理。2.对档案管理人员进行信息化技术培训，提高其信息化操作技能和业务水平，确保档案信息化管理工作的顺利开展。3.按照档案信息化管理的要求，对各类档案材料进行数字化扫描录入，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案保持一致，并进行定期备份，防止数据丢失。4.