大学档案工作制度及流程

PAGE大学档案工作制度及流程一、总则（一）目的为了加强大学档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校各项工作提供有力支持，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各学院在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则。归档的文件材料必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则。归档的文件材料应齐全完整，能够反映学校工作的全过程。4.规范性原则。档案的整理、保管、利用等工作应符合国家有关法律法规及行业标准的要求，做到规范化、标准化。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案工作规章制度，并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。3.指导各部门、各学院的档案工作，监督检查档案工作的执行情况。4.开展档案宣传、教育和培训工作，提高全校师生的档案意识。5.开发利用档案信息资源，为学校各项工作提供服务。（二）部门、学院档案员1.负责本部门、本学院档案的收集、整理、立卷和移交工作。2.对本部门、本学院形成的文件材料进行定期清理，确保归档文件材料的齐全完整。3.协助综合档案室开展档案利用工作，提供有关档案资料。4.接受综合档案室的业务指导和监督检查，不断提高本部门、本学院的档案管理水平。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关颁发的与本校有关的文件材料。2.本校党、政、工、团等组织形成的文件材料。3.本校教学、科研、管理等各项工作中形成的文件材料。4.本校学生学籍、奖惩、就业等方面形成的文件材料。5.本校基本建设、仪器设备购置等方面形成的文件材料。6.本校对外交流、合作等活动中形成的文件材料。7.本校教职工个人在教学、科研、管理等工作中形成的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各学院应明确专人负责档案的收集工作，确保归档文件材料的及时、完整。2.归档的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，纸张及载体应符合档案保管要求。3.电子文件应采用通用格式，确保能够长期有效读取，并按照规定进行备份。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年归档完毕。2.科研项目、基建工程等专项工作形成的文件材料，应在项目结束后三个月内归档。3.学生毕业时，其学籍档案应在毕业当年九月底前归档。（四）归档流程1.各部门、各学院档案员对收集到的文件材料进行初步整理，按照文件形成的时间顺序、重要程度等进行分类。2.对整理好的文件材料进行装订、编目，填写卷内文件目录、备考表等。3.将编目后的档案移交综合档案室，办理交接手续。交接双方应在档案交接清单上签字确认。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照年度机构（问题）保管期限分类。即先将档案按年度分开，再按机构（问题）进行分类，最后根据保管期限分为永久、长期、短期三类。2.对于教学档案，可按照教学环节分为教学计划、教学大纲、教案、教学日历、课程考核成绩等类别进行整理。3.科研档案可按照科研项目类别分为纵向科研项目、横向科研项目等，再分别按项目阶段进行整理。（三）编号规则1.全宗号：本校档案全宗号为[具体全宗号]。2.年度号：采用公元纪年，如“20XX”。3.机构（问题）号：按照学校内部机构设置或问题类别编制代码。4.保管期限号：永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。5.案卷号：在每个类别下按顺序编制案卷号。（四）装订要求1.拆除文件上的金属物，如订书钉、别针等。2.破损的文件应进行修补或复制。3.采用三孔一线的方法进行装订，装订应牢固、整齐，不掉页。（五）编目要求1.编制卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。2.填写备考表，注明卷内文件的缺损、补充、移出、销毁等情况。3.编制案卷封面，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、案卷号、题名等内容。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.在档案架上应标明全宗号、年度、机构（问题）、保管期限等标识。（三）库房管理1.建立库房管理制度，定期对库房进行检查，确保档案安全。2.严格控制库房温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.做好库房清洁卫生工作，定期对档案进行除尘、消毒等。（四）电子档案保管1.将电子档案存储在脱机载体上，并进行异地备份。2.定期对电子档案进行检测、维护，确保数据的完整性和可读性。3.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编目、存储、检索等管理。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和学校实际情况，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员、档案专家等组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对每份档案进行逐件审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.参考档案保管期限表。根据档案的形成领域、性质、作用等，对照档案保管期限表确定其保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出销毁档案清单，报学校领导审批。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.监销人员应在销毁清册上签字，并注明销毁方式、时间等。4.销毁清册应永久保存。七、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案工作情况进行记录。2.采用计算机辅助统计，提高统计工作效率和准确性。（三）统计报表1.定期向上级主管部门报送档案统计报表。2.根据学校工作需要，编制内部档案统计报表，为学校决策提供依据。八、档案利用（一）利用范围1.本校师生因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.校外单位因工作需要查阅本校档案，须经学校有关部门批准。（二）利用方式1.查阅档案。利用者可到综合档案室查阅纸质档案或电子档案。2.借阅档案。因特殊情况需要借阅档案的，须办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.复制档案。利用者可根据需要复制档案，但应按照规定办理复制手续。（三）利用手续1.本校师生查阅档案，应填写查阅登记表，注明查阅目的、内容等。2.校外单位查阅档案，须持单位介绍信，经学校有关部门批准后，到综合档案室办理查阅手续。3.借阅档案时，利用者应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。（四）利用监督1.综合档案室工作人员应监督利用者在规定范围内查阅、使用档案，不