境外人员亲属保密工作制度

PAGE境外人员亲属保密工作制度一、总则（一）目的为加强公司对境外人员亲属相关信息的保密管理，防止因信息泄露给公司及境外人员亲属带来不利影响，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及涉及境外人员亲属信息接触的合作单位相关人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保保密工作合法合规。2.最小化原则：严格限定知悉范围，确保信息仅在必要的人员和范围内流转。3.全程保密原则：对境外人员亲属信息的收集、存储、使用、传输、共享、销毁等全过程实施保密管理。二、保密职责分工（一）公司管理层1.负责审批涉及境外人员亲属保密工作的重大事项，确保制度的有效执行。2.监督公司各部门保密工作的开展情况，对违规行为进行处理。（二）人力资源部门1.负责境外人员亲属信息的登记、收集与整理，并确保信息的准确性和完整性。2.按照保密规定，对境外人员亲属信息进行妥善存储和管理。3.定期对涉及境外人员亲属信息的员工进行保密培训和教育。（三）各业务部门1.严格按照规定使用境外人员亲属信息，确保信息使用仅限于业务必需的范围。2.对本部门员工进行保密教育，防止信息泄露事件的发生。3.如发现信息可能存在泄露风险，及时向人力资源部门报告。（四）信息技术部门1.保障境外人员亲属信息存储系统的安全，采取必要的技术防护措施，防止信息被非法获取或篡改。2.对涉及境外人员亲属信息的电子文档、数据传输等进行加密处理。3.定期对信息系统进行安全检查和漏洞修复，确保系统安全稳定运行。三、境外人员亲属信息管理（一）信息收集1.人力资源部门在办理境外人员相关入职、业务合作等手续时，同步收集其亲属信息，包括但不限于姓名、联系方式、职业、与境外人员关系等。2.收集过程中，应明确告知提供信息的人员信息的用途及保密要求，确保其在知情同意的情况下提供信息。（二）信息登记1.对收集到的境外人员亲属信息进行详细登记，建立专门的信息台账。2.信息台账应包括信息来源、收集时间、信息内容、使用部门等关键信息，确保信息可追溯。（三）信息存储1.境外人员亲属信息应存储在公司专门的保密数据库或加密存储设备中，存储环境应具备防火、防潮、防盗等安全条件。2.对存储设备进行定期备份，防止数据丢失。同时，设置不同级别的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相应信息。（四）信息使用1.各部门因业务工作需要使用境外人员亲属信息时，应填写信息使用申请表，注明使用目的、使用范围、使用期限等内容。2.申请表经部门负责人审批后，提交人力资源部门审核，审核通过后方可使用。3.使用过程中，应严格按照审批范围使用信息，不得擅自扩大使用范围或用于其他非业务目的。（五）信息共享1.如因业务合作等原因需要与外部单位共享境外人员亲属信息，必须签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。2.共享信息前，应向对方说明信息的保密要求，并获得对方的书面承诺。3.共享信息的范围和方式应严格按照保密协议执行，确保信息在共享过程中的安全性。（六）信息销毁1.境外人员离职或相关业务结束后，人力资源部门应及时对其亲属信息进行清理和销毁。2.信息销毁应采用安全可靠的方式，如物理销毁存储介质、数据擦除等，确保信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，记录保存期限不少于规定年限。四、保密措施（一）人员管理1.对涉及境外人员亲属信息的员工进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。2.与员工签订保密协议，明确其保密责任和义务，以及违反协议应承担的法律责任。3.定期对员工进行保密培训，培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、信息安全知识等，提高员工的保密技能和意识。（二）物理安全1.对存储境外人员亲属信息的场所进行安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.办公区域应配备必要的防盗、防火、防潮等设施，确保信息存储环境安全。（三）网络安全1.加强公司网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部网络攻击。2.对涉及境外人员亲属信息的网络传输进行加密处理，确保信息传输过程中的保密性。3.定期对网络系统进行安全审计，及时发现和处理安全隐患。（四）文件管理1.涉及境外人员亲属信息的文件应进行分类管理，标注保密等级，并按照相应的保密要求进行存储和保管。2.文件的借阅、传递应严格履行审批手续，确保文件在流转过程中的安全性。3.文件使用完毕后，应及时归还或销毁，防止文件丢失或泄露。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部设立保密监督小组，定期对境外人员亲属保密工作制度的执行情况进行检查。2.监督小组可通过查阅资料、现场检查、人员访谈等方式，对各部门信息管理、保密措施落实等情况进行全面检查。3.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部审计1.定期聘请专业的审计机构对公司境外人员亲属保密工作进行审计，确保制度执行符合法律法规和行业标准要求。2.审计机构应出具详细的审计报告，对发现的问题提出整改建议，公司根据审计报告进行整改完善。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权获取、使用、传播境外人员亲属信息。2.违反信息使用审批规定，擅自扩大信息使用范围。3.未按照保密要求存储、保管境外人员亲属信息，导致信息泄露。4.在信息共享过程中，未履行保密协议约定的责任和义务。5.故意或过失泄露境外人员亲属信息给无关人员。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并要求其立即整改，消除影响。2.对于多次违规或情节严重的员工，视情节轻重给予降职、降薪、辞退等处理，并依法追究其法律责任。3.对于因员工违规导致公司遭受经济损失或声誉损害的，公司有权要求员