三方询价工作制度及流程

PAGE三方询价工作制度及流程一、总则1.目的为规范公司三方询价工作流程，确保采购活动的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、工程招标、服务外包等需要进行三方询价的项目。3.基本原则公平公正原则：在询价过程中，应平等对待所有参与询价的供应商，确保询价过程不受任何不正当因素干扰，保证询价结果的公正性。公开透明原则：询价信息、询价过程和询价结果应向相关部门和人员公开，接受监督。竞争择优原则：通过广泛邀请供应商参与询价，引入竞争机制，选择最优的供应商提供物资和服务。诚实守信原则：参与询价的各方应诚实守信，如实提供相关信息，遵守询价工作的各项规定。二、询价组织与职责1.询价小组组成：询价小组由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，成员人数根据项目规模和复杂程度确定，一般不少于三人。职责负责制定询价文件，明确询价项目的技术要求、规格参数、质量标准、交货期等内容。确定询价供应商名单，通过多种渠道广泛邀请符合条件的供应商参与询价。组织询价会议，与供应商进行沟通交流，解答供应商的疑问。对供应商的报价进行评审，综合考虑价格、质量、服务等因素，选择最优供应商。编写询价报告，向公司管理层汇报询价结果，提出采购建议。2.采购部门职责负责询价工作的整体组织和协调，制定询价工作计划和时间表。收集、整理采购需求信息，与相关部门沟通确定询价项目的具体要求。建立供应商信息库，维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。协助询价小组开展询价工作，参与询价文件的编制、供应商邀请、询价会议组织等工作。根据询价结果，与选定的供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。3.技术部门职责提供询价项目的技术支持，参与询价文件中技术要求、规格参数、质量标准等内容的制定。对供应商的技术方案进行评估，判断其是否满足项目技术要求。在询价会议中，解答供应商关于技术方面的疑问，对供应商的技术实力进行考察。4.财务部门职责参与询价文件中商务条款的制定，如付款方式、结算周期等。对供应商的报价进行财务分析，评估其价格合理性。协助询价小组审核采购成本，提出成本控制建议。参与采购合同的审核，确保合同中的财务条款符合公司财务制度和相关法律法规要求。三、询价流程1.需求提出各部门根据工作需要，填写采购申请单，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、交货时间等信息，并提交给采购部门。采购部门对采购申请单进行审核，核实需求的合理性和必要性，如发现问题及时与申请部门沟通协调。2.询价准备采购部门根据采购申请单的内容，组织相关人员成立询价小组。询价小组制定询价文件，询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价项目的基本情况，邀请供应商参与询价。供应商须知：告知供应商询价的规则、要求和注意事项。技术规格书：详细描述采购物资或服务的技术要求、规格参数、质量标准等。商务条款：包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容。报价表：提供统一的报价格式，要求供应商填写物资或服务的单价、总价等信息。询价小组通过公司网站、行业媒体、供应商推荐、招标代理机构等渠道，广泛收集供应商信息，确定参与询价的供应商名单。供应商应具备以下条件：具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。近三年内经营活动中无重大违法记录。符合询价文件规定的其他资格条件。3.询价发出询价小组向选定的供应商发出询价文件，同时明确询价的截止时间和报价方式。供应商应在规定的时间内，按照询价文件的要求编制报价文件，并密封后提交给询价小组。报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺等内容。4.询价评审询价小组对供应商的报价文件进行评审，评审内容包括以下几个方面：价格评审：比较各供应商的报价，评估其价格合理性。在价格可比的前提下，选择报价最低的供应商，但价格最低不是唯一的评审标准。技术评审：根据技术规格书的要求，对供应商的技术方案进行评估，判断其是否满足项目技术要求。技术方案应具有先进性、可靠性和可行性。商务评审：审查供应商的商务条款响应情况，如交货期、交货地点、付款方式、售后服务等是否满足询价文件要求。商务条款应符合公司利益和实际需求。综合评审：综合考虑价格、技术、商务等因素，对供应商进行综合评价，选择最优供应商。最优供应商应在价格合理、技术可行、商务条款满足要求的基础上，具有较强的综合实力和良好的信誉。询价小组在评审过程中，可要求供应商对报价文件进行澄清或补充说明，但不得改变报价文件的实质性内容。5.结果确定询价小组根据评审结果，编写询价报告，明确推荐的供应商名单及其报价、技术方案、商务条款等内容，并说明推荐理由。询价报告提交给公司管理层审批，公司管理层根据询价报告的建议，确定最终的供应商，并授权采购部门与选定的供应商签订采购合同。6.合同签订与执行采购部门根据公司管理层的审批意见，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，维护公司的合法权益。四、询价文件编制规范1.技术规格书编制明确技术要求：详细描述采购物资或服务的技术参数、性能指标、质量标准等内容，确保供应商能够准确理解项目的技术要求。提供技术图纸和资料：对于一些复杂的采购项目，应提供相关的技术图纸、操作手册等资料，帮助供应商更好地编制技术方案。规定技术验收标准：明确技术验收的程序、方法和标准，确保采购物资或服务符合公司要求。2.商务条款编制交货期条款：明确交货的具体时间和期限，以及逾期交货的违约责任。交货地点条款：确定交货的具体地点，确保物资或服务能够顺利交付。付款方式条款：规定付款的方式、时间节点和比例，保障公司资金的合理使用。售后服务条款：明确供应商应提供的售后服务内容、期限和响应时间，确保采购物资或服务在使用过程中得到及时的维护和支持。3.报价表编制统一报价格式：提供清晰、规范的报价表，要求供应商填写物资或服务的单价、总价、数量等信息，确保报价的可比性。明确价格构成：要求供应商说明报价的构成，包括物资成本、运输费用、税费、利润等，便于公司进行价格分析和比较。五、供应商管理1.供应商信息收集与整理采购部门负责收集供应商的基本信息，包括企业名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书等内容。建立供应商信息库，对供应商信息进行分类整理和归档，方便查询和管理。2.供应商评估与选择定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、商业信誉等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等不同等级。在进行采购活动时，优先选择优秀供应商，对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.供应商培训与沟通采购部门定期组织供应商培训，向供应商介绍公司的采购政策、流程和要求，提高供应商的服务水平和合作意识。加强与供应商的沟通交流，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，协调解决合作过程中出现的问题。六,监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对三方询价工作进行审计，检查询价流程是否合规、询价文件是否规范、评审过程是否公正等。采购部门应定期向公司管理层汇报询价工作进展情况，接受公司管理层的监督和指导。2.外部监督对于一些重大采购项目，可邀请外部审计机构或纪检监察部