各部门肖像工作制度汇编

PAGE各部门肖像工作制度汇编一、总则（一）目的本制度旨在规范公司各部门在涉及肖像使用方面的行为，确保公司肖像使用合法合规，保护肖像权人的合法权益，同时维护公司的良好形象和声誉。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、全体员工以及与公司合作涉及肖像使用的第三方机构和个人。（三）基本原则1.合法性原则：公司肖像使用必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保不侵犯任何第三方的肖像权。2.必要性原则：肖像使用应基于公司业务开展的必要需求，避免不必要的肖像使用行为。3.保护原则：注重对肖像权人隐私和权益的保护，在肖像使用过程中采取合理措施防止信息泄露和不当使用。二、肖像的定义及范围（一）定义本制度所称肖像，是指通过摄影、录像、雕塑、绘画等方式在一定载体上所反映的自然人可以被识别的外部形象。（二）范围包括但不限于员工个人照片、视频影像，以及公司在业务活动中涉及的客户、合作伙伴等相关人员的肖像。三、肖像使用的审批流程（一）内部使用审批1.各部门因工作需要在内部使用肖像（如内部培训资料、工作汇报展示等），需填写《内部肖像使用申请表》，详细说明使用目的、肖像内容、使用范围、使用期限等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至公司行政部门。行政部门对申请内容进行合法性和必要性审查，审核通过后报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政部门留存申请表及审批文件，并通知申请部门按照规定使用肖像。（二）外部使用审批1.当公司需要将肖像用于外部宣传、广告推广、合作项目等涉及第三方的活动时，需提前填写《外部肖像使用申请表》，除包含内部使用申请表的内容外，还需注明合作方信息、肖像使用的具体合作方式及预期效果等。2.申请表依次经部门负责人、法务部门、公司分管领导审核，法务部门重点审查肖像使用是否存在法律风险，确保符合法律法规及相关行业标准。审核通过后，报公司总经理审批。3.对于涉及公众人物或可能引发较大社会影响的肖像使用申请，在总经理审批后，还需提交公司董事会备案。4.获得全部审批通过后，由行政部门与肖像权人（如有）或合作方签订肖像使用协议，明确双方权利义务，确保肖像使用合法合规。四、肖像的获取与管理（一）获取方式1.公司员工因工作需要自行拍摄或录制涉及肖像的资料时，应确保拍摄行为符合法律法规及公司规定，不得侵犯他人隐私和肖像权。2.在与客户、合作伙伴等开展业务活动过程中，如需获取其肖像资料，应提前征得对方同意，并明确告知肖像使用目的、范围和期限等信息。（二）管理措施1.公司设立专门的肖像管理档案，由行政部门负责收集、整理和保管涉及肖像的相关资料。档案内容包括肖像使用申请表、审批文件、肖像使用协议、肖像资料原件或副本等。2.对肖像管理档案进行分类存放，按照不同部门、不同使用目的和时间顺序进行编号管理，便于查询和追溯。3.定期对肖像管理档案进行清查核对，确保档案资料的完整性和准确性。如发现肖像资料存在丢失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因并采取相应措施进行处理。五、肖像使用规范（一）使用目的限制肖像仅可用于与公司业务相关的合法目的，如产品宣传、品牌推广、业务合作、内部培训等，严禁用于任何违法违规或损害公司及他人利益的活动。（二）使用范围限制1.内部使用时，肖像应严格限定在公司内部办公区域、培训场所、会议活动等与公司业务相关的范围内，不得擅自扩大使用范围。2.外部使用时，肖像的使用范围应与肖像使用协议中约定的范围一致，不得超出合作方认可的范围进行使用。（三）使用期限限制1.内部使用肖像应根据实际工作需要确定合理的使用期限，使用期限届满后，如需继续使用，应重新履行审批手续。2.外部使用肖像应严格按照肖像使用协议约定的期限执行，协议期满后，如需续签或继续使用，应提前与肖像权人或合作方协商并重新签订协议。（四）使用方式规范1.在使用肖像过程中，应确保肖像的完整性和真实性，不得对肖像进行歪曲、篡改、拼接等不当处理，以维护肖像权人的合法权益。2.对于通过数字化形式存储和使用的肖像，应采取必要的技术措施进行加密和保护，防止肖像信息泄露或被非法获取、使用。六、肖像权保护措施（一）员工培训与教育1.公司定期组织员工开展肖像权保护相关法律法规和公司制度的培训，提高员工的法律意识和合规意识，使其充分认识到肖像权保护的重要性。2.在新员工入职培训中，将肖像权保护作为重要内容进行讲解，确保新员工了解公司肖像使用制度和相关要求。（二）监督与检查1.公司行政部门定期对各部门肖像使用情况进行监督检查，重点检查肖像使用是否履行审批手续、是否符合使用规范、是否存在侵权风险等。2.对于发现的问题及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）侵权处理1.如发现公司肖像使用行为可能存在侵权风险或已经发生侵权行为，应立即停止相关使用行为，并及时报告公司法务部门。2.法务部门负责与肖像权人进行沟通协商，了解对方诉求，积极采取措施解决侵权问题，如消除影响、赔偿损失等，以维护公司的合法权益和声誉。3.对于因肖像侵权引发的法律纠纷，公司应积极配合司法机关进行调查处理，依法承担相应的法律责任。同时，及时总结经验教训，完善公司肖像使用管理制度，防止类似问题再次发生。七、违约责任（一）公司违约责任1.若公司未按照本制度及肖像使用协议的约定使用肖像，导致肖像权人权益受损，公司应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿损失、消除影响、赔礼道歉等。2.因公司违约行为给公司造成经济损失或声誉损害的，公司将对相关责任部门及责任人进行问责，并根据情节轻重给予相应的纪律处分。（二）合作方违约责任1.与公司合作涉及肖像使用的第三方机构或个人，如未按照肖像使用协议约定使用肖像，公司有权要求其立即停止违约行为，并承担相应的违约责任，赔偿公司因此遭受的损失。2.对于严重违约的合作方，公司有权解除合作协议，并依法追究其法律责任。八、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。如有未尽事宜或对本