医院外包档案室工作制度

PAGE医院外包档案室工作制度一、总则（一）目的为加强医院外包档案室的管理，确保档案资料的安全、完整与有效利用，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于参与医院外包档案室工作的所有人员，包括档案管理服务提供商及其工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及医疗卫生行业的相关标准和规范。2.安全保密原则：确保档案信息的安全，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。3.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为医院各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）医院职责1.监督档案管理服务提供商的工作，定期检查档案管理工作情况。2.提供必要的档案管理工作条件，如办公场地、设备等。3.负责对重要档案资料的审核与批准。（二）档案管理服务提供商职责1.按照本制度及相关合同要求，负责医院外包档案室的日常管理工作。2.配备专业的档案管理人员，明确各人员职责。3.建立健全档案管理制度和操作流程，并严格执行。4.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作。5.定期对档案管理工作进行自查自纠，及时发现并解决问题。三、档案收集与整理（一）收集范围1.医院各类医疗文件，包括病历、检查报告、医嘱单等。2.行政管理文件，如会议纪要、工作计划、工作总结等。3.科研教学资料，如科研项目申报书、教学教案等。4.财务档案，如会计凭证、财务报表等。5.人事档案，如员工入职资料、考核记录等。6.其他与医院工作相关的有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地移交至外包档案室。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保数据的准确性和完整性。（三）整理方法1.按照档案的类别、形成时间、保管期限等进行分类整理。2.对纸质档案进行编号、编目，建立档案目录索引。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，并做好数据备份。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集整理后的档案进行审核，确保档案质量符合要求。2.将审核通过的档案按照分类方案进行归档，存入相应的档案柜或存储设备。3.建立档案归档记录，详细记录档案的名称、数量、归档时间等信息。（二）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案存放环境适宜。2.对纸质档案应定期进行检查，发现问题及时处理，如对受潮档案进行干燥处理，对破损档案进行修复等。3.对电子档案应定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。4.严格限制非档案管理人员进入档案保管场所，确需进入的，应进行登记。（三）保管期限1.根据国家有关规定和医院实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括医院的重要历史资料、法律法规规定需永久保存的档案等。3.长期保管的档案保管期限一般为15年至50年，短期保管的档案保管期限一般为5年至15年。五、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.医院内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至外包档案室。3.档案管理人员根据申请表提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记。（二）借阅流程1.医院内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、医院档案管理部门负责人签字批准后，提交至外包档案室。3.档案管理人员对借阅申请进行审核，审核通过后办理借阅手续，收取一定的押金（如有需要）。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如遇特殊情况需延期的，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅限制1.涉及医院机密信息的档案，查阅和借阅应严格按照医院保密制度执行，经医院保密管理部门批准。2.重要档案资料的查阅和借阅应实行双人监督制度。3.禁止无关人员查阅和借阅医院档案。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的医院档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索和利用。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，提升档案服务质量。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案和电子档案的相关信息录入信息化管理系统，确保数据准确、完整。2.定期对信息化管理系统中的数据进行维护，包括数据更新、备份等，确保系统正常运行。（三）信息安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.采用数据加密技术，对重要档案数据进行加密存储和传输。3.定期进行系统安全检查和漏洞扫描，及时发现并处理安全隐患。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由医院档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的价值和保管期限，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。（二）销毁流程1.经鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等。2.申请表经医院档案管理部门负责人、医院分管领导签字批准后，交由外包档案室进行销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如纸质档案应进行粉碎处理，电子档案应进行数据清除等。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。八、监督与考核（一）监督检查1.医院档案管理部门定期对外包档案室的工作进行监督检查，检查内容包括档案管理工作制度执行情况、档案整理归档质量、档案保管环境等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求外包档案室限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理服务提供商考核评价机制，定期对外包档案室的工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案管理工