《计算机基础教程》-第4章

4.1Exce12010概述4.1Excel2010概述电子表格软件Excel2010是Office2010套装软件中的成员之一。Excel2010以直观的表格形式供用户编辑操作，具有“所见即所得”的特点，是一种数据处理系统和报表制作工具。只要将数据输入按规律排列的单元格内，便可利用多种公式或函数进行算术和逻辑运算，分析汇总各单元格中的数据信息，并且把相关数据用统计图表的形式表示出来。由于电子表格具有操作简单、函数类型丰富、数据更新及时等特点，在财务、统计、经济分析等领域都得到了广泛的应用。4.1.1Excel2010的启动和退出1.启动Excel2010下一页返回4.1Exce12010概述启动Excel2010的常用方法有以下4种。方法1：通过“开始”菜单启动。方法2：通过桌面快捷方式启动。双击Windows桌面上的Excel快捷方式图标，这是启动Excel的一种快捷方法。方法3：通过已有的Excel文档启动。通过“计算机”或“Windows资源管理器”等程序，找到要打开的Excel2010文档，双击这个Excel文档的图标，即可启动Excel2010并同时打开被双击的Excel文档。方法4：单击【开始】|【文档】菜单命令，可以启动最近使用过的Excel文档。上一页下一页返回4.1Exce12010概述2.退出Excel2010常用的退出Excel2010的方法有以下几种。方法1：单击【文件】|【退出】菜单命令，关闭所有的文件，并退出Excel2010。方法2：单击Excel2010工作界面右上角的【关闭】按钮。方法3：双击Excel2010窗口左上角的控制菜单图标“”。方法4：直接按快捷键<Alt+F4>。在退出时，如果工作表还未存盘，系统会弹出提示框，提示是否将编辑的工作簿文件存盘，如图4-1所示。如果需要保存，单击“保存”按钮，则弹出“另存为”对话框进行保存设置；否则，单击“不保存”按钮。上一页下一页返回4.1Exce12010概述4.1.2Excel2010的界面和以前的版本相比，Excel2010的工作界面颜色更加柔和，更贴近于Windows7操作系统，如图4-2所示。Excel2010的工作界面主要由快速访问工具栏、标题栏、功能区、工作表格区、滚动条和状态栏等元素组成。1.标题栏2.快速访问工具栏3.功能区4.Backstage视图5.编辑区6.状态栏上一页下一页返回4.1Exce12010概述7.其他组件4.1.3工作簿与工作表、单元格1.工作簿工作簿是Excel用来处理工作数据和存储数据的文件，其扩展名为.xlsx。工作簿的每一个表格称为工作表，数据和图表都是以工作表的形式存储在工作簿中的。工作簿如同活页夹，工作表如同其中的一张张活页纸，工作簿与工作表是包含与被包含的关系。2.工作表工作表也称电子表格，是Excel用来存储和处理数据的1个二维电子表格。每一个工作表由1048576个行和16348个列组成。上一页下一页返回4.1Exce12010概述工作表的行用数字编号，范围为1～1048576；工作表的列用字母编号，范围为A～XFD，其排列顺序为逢z进位，即A～Z、AA～AZ、BA～BZ、…直到XFD，共16348列。3.单元格单元格是组成工作表的最小单位，是工作表的基本元素。每个单元格都是工作表区域内行与列的交点。工作表中的行号用数字来表示，即l，2，3，…，1048576；列号用26个英文字母及其组合来表示A，B，…，Z，AA，AB，AC，…，XFD。4.单元格区域单元格区域是一组被选中的、高亮度显示的相邻或分离的单元格。上一页下一页返回4.1Exce12010概述对一个单元格区域的操作是对该区域中的所有单元格执行相同的操作。单元格区域地址为左上角单元格地址和右下角单元格地址，中间用“：”隔开，如图4-5所示。上一页返回4.2工作簿和工作表的基本操作4.2.1工作簿的基本操作工作簿是保存Excel文件的基本单位。在Excel2010中，用户的所有操作都是在工作簿中进行的，因此用户必须熟练掌握工作簿的基本操作方法。1.新建工作簿启动Excel时，可以自动创建一个空白工作簿。启动Excel后，新建工作簿还有如下方法。方法1：新建空白工作簿。单击【文件】按钮，在弹出的【文件】菜单中选择【新建】命令，如图4-7所示。在【可用模板】列表框中选择【空白工作簿】选项，单击【创建】按钮，即可新建一个空白工作簿。下一页返回4.2工作簿和工作表的基本操作方法2：通过模板新建工作簿。单击【文件】按钮，在打开的【文件】菜单中选择【新建】命令。在中间【可用模板】列表框中选择【样本模板】选项，然后在该模板列表框中选一个Excel模板，如图4-8所示。在右侧会显示该模板的预览效果，单击【创建】按钮，即可根据所选的模板新建一个工作簿。方法3：在快速访问工具栏右侧单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【新建】命令，将【新建】按钮添加到快速访问工具栏中，单击该按钮，即可快速新建一个空白工作簿。方法4：按<Ctrl+N>组合键，同样可以新建一个空白工作簿。上一页下一页返回4.2工作簿和工作表的基本操作2.打开工作簿要对已经保存的工作簿进行浏览或编辑操作，则首先要在Excel2010中打开该工作簿。单击【文件】按钮，从弹出的菜单中选择【打开】命令，或者按<Ctrl+O>快捷键，打开【打开】对话框。选择要打开的工作簿文件，单击【打开】按钮即可。还可在【计算机】中，直接双击创建的Excel文件图标，也可以快速启动Excel2010并打开该工作簿。3.保存工作簿在Excel2010中编辑完工作簿之后，可以将工作簿保存到电脑中。保存工作簿的操作方法如下。方法1：启动Excel2010，切换到【文件】选项卡。在Backstage视图中选择【保存】命令，如图4-9所示。上一页下一页返回4.2工作簿和工作表的基本操作方法2：在快速访问工具栏中单击【保存】按钮。方法3：按<Ctrl+S>组合键，保存工作簿。4.关闭工作簿完成工作簿的工作表编辑以后，可以关闭工作簿。如果工作簿经过了修改还没保存，那么Excel在关闭工作簿之前会提示是否保存现有的修改，如图4-10所示。4.2.2工作表的编辑工作簿创建以后，默认情况下有3个工作表。根据用户的需要可对工作表进行选定、删除、插入和重命名操作。1.选定工作表对单个或多个工作表操作必须先选定工作表。工作表的选定通过鼠标单击工作表标签栏进行。上一页下一页返回4.2工作簿和工作表的基本操作2.切换工作表如果用户经常编辑几个工作表，就需要在不同的工作表之间进行切换，以便完成各个工作表中数据的编辑与处理工作。切换工作表有如下几种方法。3.插入和删除工作表4.移动或复制工作表5.重命名工作表工作表的默认名称为Sheet1，Sheet2，…。为了便于记忆与使用工作表，可以重新命名工作表。6.隐藏和显示工作表上一页下一页返回4.2工作簿和工作表的基本操作4.2.3工作表的保护和共享与其他用户共享工作簿时，可能需要保护工作簿或特定工作表或工作表中的特定单元格数据或工作表的结构，以防用户对其进行更改。还可以指定一个密码，用户必须输入该密码才能修改受保护的特定工作表和工作簿元素。操作方法为单击【审阅】选项卡|【更改】组，通过各种按钮进行相关操作，如图4-14所示。1.保护工作簿的结构和窗口单击图4-14中的【保护工作簿】按钮，弹出如图4-15所示的对话框，用户可以锁定工作簿的结构，以禁止用户添加或删除工作表，或显示隐藏的工作表。同时，还可禁止用户更改工作表窗口的大小或位置。工作簿结构和窗口的保护可应用于整个工作簿中的所有工作表。上一页下一页返回4.2工作簿和工作表的基本操作2.保护工作表单击图4-14中的【保护工作表】按钮，弹出如图4-16所示的对话框，在该对话框中的【允许此工作表的所有用户进行】列表中，可以设置允许用户进行的操作。3.保护单元格或单元格区域默认情况下，保护工作表时，该工作表中的所有单元格都会被锁定和隐藏，用户不能对锁定的单元格进行任何更改。例如，用户不能在锁定的单元格中插入、修改、删除数据或者设置数据格式。但是，在很多情况下用户并不希望保护所有的区域。（1）设置不受保护的区域（即用户可以更改的区域）（2）设置受保护的区域（即用户不可以更改的区域）上一页返回4.3Excel基本操作4.3.1数据类型在Excel2010工作表中，每个单元格可以保存3种基本类型的数据：数值、文本和公式，用户可以根据具体需要向工作表中输入各种专业数据。本节将介绍有关数据类型的知识。1.数值数值由0、1、2、3、4、5、6、7、8、9、+、、（、）、！、，、%、＄、E、e等字符组成，其中“，”为千分位，E或e为科学计数法。数值可以直接在单元格中输入并具有可计算的特性。Excel将忽略在数值前输入的正号(+)。E或e为科学计数法的标记，表示以10为幂次的。输入至单元格的内容如果被识别为数值，则程序默认采用右对齐方式。下一页返回4.3Excel基本操作2.文本文本通常包括汉字、英文字母、数字、空格及其他键盘能输入的符号等，文本可以是数字、字符或数字与字符的组合，一个单元格最多可以输入32767个字符。在Excel2010工作簿中，只要不是与数值、日期、时间、公式相关的内容，就会被程序默认为文本。文本也可以在单元格中直接输入。3.日期和时间Excel内置一些日期和时间格式，日期和时间以数字储存，如“1900年1月1日”以数字“1”存储。当在单元格中输入数据与这些格式相匹配时，Excel可直接识别，并将其自动转换为“日期”和“时间”格式，日期和时间是一种特殊的数据类型。日期的显示方式由单元格格式决定。在单元格中默认为右对齐。上一页下一页返回4.3Excel基本操作4.3.2输入数据1.输入数值型数据数据的输入，可以通过键盘输入。要设置小数位数、使用千位分隔符和选择负数格式，可以单击【开始】选项卡|【数字】组|【设置单元格格式：数字】对话框启动器，打开【设置单元格格式】对话框中【数字】选项卡下的“数值”，如图4-17所示。2.输入文本型数据在Excel中，有些数字如电话号码、邮政编码常常被当作文本处理，此时需要在输入数字前，加上一个单引号“’”来确定它是“数字字符串”，而不是“数值型数据”，此时，在单元格右上角出现一个三角标记，说明该单元格中的数据为文本。如图4-21所示。上一页下一页返回4.3Excel基本操作3.输入日期和时间型数据输入日期时应按日期的正确形式输入，常用“/”或“”分隔日期的年、月、日。例如，可以在单元格中输入格式为“2012129”、“2012/3/14”或“二○一二年十二月九日”的日期和时间，如图4-22所示。4.3.3自动填充如果要输入有规律的数据，可以考虑使用Excel的数据自动输入功能，它可以方便快捷地输入等差、等比甚至预定义的数据填充序列。1.填充柄“自动填充”功能是通过“填充柄”来实现的。上一页下一页返回4.3Excel基本操作所谓填充柄，是指位于当前单元格区域右下角的一个黑色小方块，如图4-23所示。将鼠标指针移到填充柄时，指针的形状就变为黑色的实心“+”形，此时按住左键进行拖曳，就可以将选定单元格区域的内容自动填充到所拖放的单元格中。2.自动填充利用“填充柄”的功能，可以进行多种自动填充的操作。（1）填充相同数据初始值所在的单元格内容为纯字符、纯数字或是公式，填充相当于数据复制。（2）填充有规律的序列在填充的时候不是要复制自身，而是要按照某种规律进行递增或递减的序列填充。上一页下一页返回4.3Excel基本操作方法1：通过【序列】对话框实现自动填充。方法2：鼠标拖动填充。（3）填充预设的文本序列要填充有规律的文本序列，如“一月，二月，三月……”或“星期一，星期二，星期三……”以及天干、地支和季度等，此时可以使用Excel预设的自动填充序列进行快速填充。在单元格输入序列中的任一项，拖动填充柄即可实现填充。如图4-27所示。（4）填充自定义文本序列如果Excel预设的自动填充序列无法满足用户的需要，可以自定义文本序列填充。上一页下一页返回4.3Excel基本操作4.3.4导入外部数据如果用户需要引用本地计算机或网络上的外部数据，可以通过使用Exce“l导入外部数据”的功能来达到目的。Excel连接到外部数据的好处是不用重复复制数据，复制数据不仅耗时，而且容易出错。连接到外部数据以后，还可以自动更新来自原始数据源的Excel工作簿。外部数据文件可以是文本文件、icrosoftAccess数据库文件、MicrosoftSQLServer数据库文件等。4.3.5编辑单元格数据1.选定单元格上一页下一页返回4.3Excel基本操作往单元格输入数据后，要对单元格进行编辑，而编辑的第一步是要选定单元格，即所谓先选定后操作。选定单元格分为选定一个单元格、多个单元格，一行、一列、多行、多列、全选等。2.选定行和列（1）选定一行或一列单击所需的行标号或列标号，然后单击鼠标左键，选定后的行或列底纹反显蓝色。（2）选定多行或多列3.选定单元格区域（1）选定一个单元格区域（2）选定不相邻的多个单元格区域上一页下一页返回4.3Excel基本操作4.清除单元格清除单元格与删除单元格完全不同，清除单元格是指清除单元格中的数据，并不删除单元格本身。在工作表中清除单元格的操作步骤如下。①选定需要清除的单元格或单元格区域。②单击【开始】选项卡中【编辑】组的【清除】按钮，打开下拉列表框，如图4-38所示。③根据清除的需要，单击【全部清除】、【清除格式】、【清除内容】或【清除批注】命令。另外，鼠标指针移到需要清除的单元格区域中，右击，弹出快捷菜单，选择其中的【清除内容】选项也可清除单元格中的内容，如图4-39所示。上一页下一页返回4.3Excel基本操作5.修改单元格数据修改单元格数据有两种情况，一是全部修改，二是部分修改。修改数据的单元格或单元格区域，使之成为活动单元格。无论哪种，首先要选定需修改的单元格或单元格区域。6.插入单元格、行、列编辑表格时，总要进行添加数据或删除数据等操作。下面介绍如何插入一个空单元格、空行、空列或空工作表。在Excel中插入单元格、行、列或工作表，有以下两种方法。（1）插入单元格方法1：使用【插入】快捷菜单。上一页下一页返回4.3Excel基本操作方法2：使用【插入】按钮。（2）插入行（3）插入列7.删除行、列或单元格当工作表中的某些行、列或单元格不再需要时，可以将其删除。在Excel2010中删除行、列或单元格，也有两种方法：使用快捷菜单【删除】命令和使用【删除】按钮。（1）删除行、列使用【删除】按钮删除行、列的操作步骤如下。①选定要删除的行或列。②单击【开始】选项卡中【单元格】组的【删除】按钮，打开下拉列表框，如图4-42所示。上一页下一页返回4.3Excel基本操作③单击【删除工作表行】或【删除工作表列】选项，选定的行或列及其内容就被删除了。（2）删除单元格删除单元格是指删除单元格和它的全部内容。8.移动或复制行、列和单元格当移动或复制行和列时，Excel会移动或复制其中包含的所有数据，包括公式及其结果值、批注、单元格格式和隐藏的单元格。移动或复制可以使用两种方法：使用菜单命令或使用鼠标移动。这里介绍菜单命令。9.查找和替换单击【开始】选项卡|【编辑】组的【查找和选择】按钮，可对工作表进行查找、定位等操作，操作方法与Word的类似，在此不再赘述。上一页下一页返回4.3Excel基本操作10.合并单元格在制作表格时，通常会将几个单元格合并为一个单元格，可以使表格更加美观。11.拆分单元格在Excel2010工作簿中，把单元格区域合并后，如果准备将其还原为原有单元格的数量，那么可以通过拆分单元格的操作完成。12.设置单元格的行高和列宽在向单元格输入文字或数据时，常常会出现这样的现象：有的单元格中的文字只显示了一半，有的单元格中显示的是一串“#”号，而在编辑栏中却能看见对应单元格中的完整数据。其原因在于单元格的宽度或高度不够，不能将这些字符正确显示。因此，需要对工作表中的单元格高度和宽度进行适当的调整。上一页下一页返回4.3Excel基本操作4.3.6拆分和冻结工作表在Excel2010工作簿中，有些工作表的内容很多，为了方便查阅工作表中的数据。下面详细介绍拆分和冻结工作表的操作方法。1.拆分工作表拆分工作表是指把一个工作表分成若干个区域且每个区域中的内容一致。拆分工作表的操作方法如下。①切换到【视图】选项卡。②在【窗口】组中，单击【拆分】按钮，如图4-51所示。通过鼠标拖动窗口拆分分隔条即可调整窗口拆分窗格的大小。如图4-52所示。再次单击【拆分】按钮即可关闭工作表拆分状态。上一页下一页返回4.3Excel基本操作2.冻结工作表冻结工作表是指工作表中的首行或首列单元格不随滚动条的变化而变化。冻结工作表的操作方法如下。①切换到【视图】选项卡。②在【窗口】组中，单击【冻结窗格】下拉按钮。③选择【冻结首行】命令，即可完成冻结工作表的操作，如图4-53所示。4.3.7设置数据有效性数据有效性是允许在单元格中输入有效数据或值的一种Excel功能，用户可以设置数据有效性以防其他用户输入无效数据，当其他用户尝试在单元格中输入无效数据时，系统会发出警告。此外，用户也可以在警告对话框中输入一些信息。上一页下一页返回4.3Excel基本操作4.3.8格式化工作表工作表建立和编辑后，就可对工作表中各单元格的数据格式化，使工作表的外观更漂亮，排列更整齐，重点更突出。单元格数据格式主要有六个方面的内容：数字格式、对齐格式、字体、边框、图案和列宽行高的设置等。数据的格式化一般通过用户自定义格式化来实现，也可通过Excel提供的自动套用格式功能实现。1.设置单元格格式自定义格式化工作可以通过三种方法实现：一是使用【开始】选项卡的【字体】功能组美化，如图4-61所示的【字体】工具栏，各按钮的作用一目了然；上一页下一页返回4.3Excel基本操作二是使用【字体】选项卡来美化，单击【开始】选项卡的【字体】功能组中右下角的箭头按钮，弹出如图4-62所示【设置单元格格式】对话框；三是使用【开始】选项卡的【样式】功能组中【单元格样式】进行样式选择，如图4-63所示。相比之下，第二种方法格式化功能更完善，但第一种方法和第三种方法使用起来更快捷、方便。（1）设置数字格式单击【开始】选项卡的【数字】组中的命令按钮，可以快速设置数值格式为货币模式、百分比模式以及千位分隔模式等，如图4-64所示。单击【数字】组中右下角的箭头按钮，弹出的【设置单元格格式】对话框中的【数字】选项卡也可用于对单元格中的数字格式化，如图4-65所示。上一页下一页返回4.3Excel基本操作对话框左边的【分类】列表框分类列出了数字格式的类型，右边显示该类型的格式，可以直接选择系统已定义好的格式，也可以修改格式，如小数位数等。其中，【自定义】格式类型如图4-66所示，为用户提供了自己设置所需格式的便利，实际上，它直接以格式符形式提供给用户使用和编辑。（2）设置对齐格式默认情况下，Excel根据输入的数据自动调节数据的对齐格式，如文字内容左对齐、数值内容右对齐等。通过如图4-67所示的【设置单元格格式】对话框的【对齐】选项卡，可以设置单元格的【水平对齐】格式和【垂直对齐】格式。上一页下一页返回4.3Excel基本操作（3）设置字体在Excel的字体设置中，字体类型、字体形状、字体尺寸是最主要的三个方面。可通过【单元格格式】对话框的【字体】选项卡进行设置，其各项意义与Word【字体】对话框相似，此处不再赘述。（4）设置边框默认情况下，Excel的表格线都是一样的淡虚线，这样的边线不适合于突出重点数据，可以给它加上其他类型的边框线。（5）填充填充就是指对选定区域的颜色和阴影进行设置。设置合适的图案可以使工作表显得更为生动活泼、错落有致。【设置单元格格式】对话框中的【填充】选项卡如图4-70所示。上一页下一页返回4.3Excel基本操作2.设置条件格式条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的单元格中，并突出显示要检查的动态数据。例如，将单元格中的负数用红色显示，超1000以上的数字字体增大等。3.表格自动套用格式Excel提供的表格自动套用格式功能，预定义好了多种制表格式供用户使用，这样既可节省大量的时间，也有较好的效果。上一页返回4.4公式与函数4.4.1单元格引用用来参与运算的既可以是数字或字符串，也可以是引用某一个单元格的地址。若是采用地址引用，其实也是使用该单元格的值作为参数参与运算。公式的复制可以避免大量重复输入公式的工作，复制公式时，若在公式中使用单元格和区域，应根据不同的情况使用不同的单元格引用。单元格引用分为相对引用、绝对引用和混合引用。1.相对引用Excel中默认的单元格引用为相对引用，如A1、A2等。相对引用是当公式在复制时会根据移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。如：将F2单元格中的公式“=AVERAGE(A2:E2)”复制到G2时，公式变为“=AVERAGE(B2:F2)”。下一页返回4.4公式与函数2.绝对引用在行号和列号前均加上“$”符号，则代表绝对引用。公式复制时，绝对引用单元格将不随着公式位置变化而改变。如：将F2单元格中的公式“=AVERAGE(A2:E2)”改为“=AVERAGE($A$2:$E$2)”，再将公式复制到G2时，会发现G2的值仍为F2中的值，公式未发生改变。3.混合引用混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“$”符号，如$A1或A$1。当公式因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址部分会随位置变化，而绝对地址部分仍保持不变。如：将F2单元格中的公式“=AVERAGE($A2:E$2)”复制到G2时，公式变为“=AVERAGE($A2:F$2)”。上一页下一页返回4.4公式与函数4.行或列的引用若要引用B列的所有单元格，则用B：B表示；若要引用第5行的所有单元格，则用5：5表示；若要引用第5行到第10行的所有单元格，则用5：10表示。4.4.2公式的使用1.公式的基本概念公式是单元格中的一系列以等号（=）开始的值、单元格引用、名称或运算符的组合，使用公式可以产生新的值。公式遵循的语法规则或次序为：最前面是等号“=”，后面是参与计算的数据对象和运算符，如公式“=A3+4*6”。公式中包括函数、参数、常量和运算符，下面分别进行介绍。上一页下一页返回4.4公式与函数（1）函数函数表示每个输入值对应唯一输出值的一种对应关系，函数是预先编写的公式，是按一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。（2）参数函数中用来执行操作或计算的数值称为参数，函数中常见的参数类型有数值、文本、单元格引用、单元格名称、函数返回值等。（3）常量在一个变化过程中，常量是始终不变的，常量是不随时间变化的某些量或信息，也可以是表示某一数值的字符或字符串，常被用来标识、测量和比较。上一页下一页返回4.4公式与函数（4）运算符运算符可以是一个标记或一个符号，其可以指定表达式内执行的计算类型，有算术运算符、比较运算符、文本连接运算符、引用运算符、运算符优先级，下面分别予以介绍。1）算术运算符。算术运算符可以完成基本的数学运算，如“加法”、“减法”、“乘法”、“除法”等，见表4-1。2）比较运算符。比较运算符用来比较两个数值的大小关系，当用运算符比较两个值时，结果为逻辑值，满足运算符则为TRUE（真），反之则为FALSE（假），见表4-2。上一页下一页返回4.4公式与函数3）文本连接运算符。文本连接运算符是将一个或多个文本连接为一个组合文本的一种运算符，文本连接运算符用和“&”连接一个或多个文本字符串，见表4-3。4）引用运算符。在Excel2010工作表中，使用引用运算符可以把单元格区域进行合并运算，见表4-4。5）运算符优先级。运算符优先级是指一个公式中含有多个运算符的情况下Excel的运算顺序，见表4-5。2.公式的输入与编辑在Excel2010中，输入公式的方法与输入文本的方法类似，不同的是，公式总是以等号“=”开头，其后是公式表达式。公式表达式中可以包含各种算术运算符、常量、变量、单元格地址等。上一页下一页返回4.4公式与函数3.公式的复制通过复制公式，可以快速地为其他单元格输入公式。复制公式的方法与复制数据的方法相似，在Excel中，复制公式往往与公式的相对引用结合使用，以提高输入公式的效率。4.4.3函数的使用Excel中的函数与数学中函数的概念是不同的，它是系统定义好的格式，每一个函数代表一种能执行的计算法则。1.函数的组成一个函数的表达式由三部分组成：=函数名（参数1，参数2，参数3，…）上一页下一页返回4.4公式与函数其中，=表示执行计算操作；函数名表示执行计算的运算法则，一般用一个英文单词的缩写表示；括号里的参数可以是常量、单元格引用、单元格区域引用、公式或者其他函数。2.函数的输入Excel的函数是在Excel中预先定义，并执行运算、分析等处理数据任务的特殊公式。输入函数有两种方法：一是在【编辑栏】中直接输入函数，二是使用【插入函数】对话框输入函数。方法1：在【编辑栏】中直接输入函数。方法2：使用【插入函数】对话框输入函数。上一页下一页返回4.4公式与函数3.函数的分类Excel2010内置函数包括常用函数、财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数和工程函数。下面分别简单地介绍一下常用函数的语法和作用。常用函数包含求和、计算算术平均数等最经常使用的函数SUM、AVERAGE、ISPMT、IF、HYPERLINK、COUNT、MAX、SIN、SUMIF、PMT，它们的语法和作用见表4-6。4.函数的嵌套函数的嵌套是一种函数的引用形式，函数的参数可以是一个函数公式，当嵌套函数作为参数时，其数值类型必须与参数使用的数值类型相同。上一页下一页返回4.4公式与函数4.4.4公式中的出错信息当公式中有错误时，系统会给出错误信息。表4-7中列出了一些常见的出错信息。上一页返回4.5数据管理与分析4.5.1数据清单数据清单，又称数据列表，是由工作表单元格构成的矩形区域，即一张二维表。其特点如下。1）与数据库对应。二维表中一列为一个字段，一行为一个记录，第一行为表头，表头由若干个字段名组成。字段名一般是字段内容的概括和说明。数据由若干列组成，每列有一个列标题，相当于数据库的字段名。特别要注意的是，每个字段名称应该是唯一的，且数据列表的记录也应该是唯一的。2）表中不允许有空行或空列；每一列必须是同类型的数据。数据列表可以像一般工作表一样建立和编辑，如图4-83所示。下一页返回4.5数据管理与分析4.5.2数据排序Excel可以根据一列或多列的数据按升序或降序对数据清单进行排序，在默认排序时，是根据单元格中的数据进行排序的：对英文按字母顺序排序（可选择是否区分大小写），对汉字可选择按拼音或笔画排序。1.简单排序简单排序是指按单一字段按升序或降序排列。可以通过两种方法实现。方法1：①单击要进行排序字段的任一个单元格。②单击【开始】选项卡中【编辑】组的【排序和筛选】按钮，③在弹出的下拉菜单中选择【降序】命令，如图4-84所示。上一页下一页返回4.5数据管理与分析方法2：①同方法1的步骤①。②单击【数据】选项卡中【排序和筛选】组的【升序】或【降序】按钮即可。2.复杂排序在某些特殊要求下，可能会根据数据表中的某个特定序列内容进行排序，这就需要自定义排序。4.5.3数据筛选数据筛选是将数据清单中满足条件的数据显示，不满足条件的记录暂时隐藏起来，当筛选条件被删除时，隐藏的数据又会恢复显示。筛选有两种方式：自动筛选和高级筛选。1.自动筛选自动筛选是所有筛选方式中最便捷的一种，只需要进行简单的操作即可筛选出所有需要的数据。上一页下一页返回4.5数据管理与分析2.高级筛选使用“筛选”命令查找符合条件的记录，方便快捷，但这种筛选的查找条件不能太复杂。而“高级筛选”适合于复杂条件的筛选，可以使用两列或多于两列的条件，也可以使用单列中的多个条件，甚至计算结果也可以作为条件。“高级筛选”的结果可以放在原数据区，也可以复制到工作表的其他地方。4.5.4分类汇总分类汇总就是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均等汇总计算，并且针对同一个分类字段，可进行多种汇总。在分类汇总之前，必须要对分类的字段进行排序。上一页下一页返回4.5数据管理与分析1.简单汇总简单汇总是对数据清单的一个字段统一做一种方式的汇总。2.嵌套汇总嵌套汇总就是对同一字段进行多种方式的汇总。如上面例子中，在求各专业各课程平均成绩的基础上，还要统计各专业人数，则可再次进行分类汇总。此时【分类汇总】对话框中的【替换当前分类汇总】复选框不能选中，对话框设置如图4-95所示，汇总结果如图4-96所示。3.多级分类汇总前面介绍的分类汇总只能按工作表中的一个字段进行，如果想要按两个或两个以上的字段进行分类汇总，可以创建多级分类汇总。多级分类汇总类似后续小节介绍的“数据透视表”。上一页下一页返回4.5数据管理与分析4.5.5数据透视表前面介绍的分类汇总适合于按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要按多个字段进行分类并汇总，则需要用数据透视表来解决。数据透视表是一种对大量数据进行快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，它不仅可换行和列，以显示源数据不同的汇总结果，也可以显示不同页面，用于筛选数据，还可以根据用户的需要显示区域中的细节数据。上一页返回4.6图表4.6.1图表概述建立一个Excel图表，首先要对需要建立图表的工作表进行阅读分析，确定用什么类型的图表和图表的内在设计，才能使图表建立后达到“直观”、“形象”的目的。建立图表一般有以下步骤。①阅读、分析要建立图表的工作表数据，找出“比较”项。②通过【插入】选项卡中的【图表】功能区命令按钮创建图表。③选择合适的图表类型。④最后对建立的图表通过【图表工具】进行编辑和格式化。下一页返回4.6图表Excel2010中提供了11种基本图表类型，如图4-107所示。每种图表类型中又有几种到十几种不等的子图表类型，在创建图表时，需要针对不同的应用场景，选择不同的图表类型。各种不同类型图表的用途见表4-8。4.6.2图表的组成Excel图表的作用是将数据可视化，图表与数据是相互联系的，当数据发生变化时，图表也会相应地产生变化。一个创建好的图表由很多部分组成，主要包括图表标题、图表区、绘图区、图例项、数据系列、网格线、坐标轴等，如图4-108所示。上一页下一页返回4.6图表4.6.3创建图表在Excel2010中创建图表非常简单。下面介绍根据现有数据创建图表的方法。打开准备创建图表的工作表，进行如下操作。①选择准备创建图表的数据区域。②切换到【插入】选项卡。③在【图表】组中选择准备创建的图表类型，如选择“柱形图”。④在弹出的柱形图样式库中选择“二维柱形图”，如图4-109所示。完成后的柱形图图表如图4-110所示。上一页下一页返回4.6图表

此外，还可以用<F11>键自动创建图表：选择准备创建图表的数据区域，按下<F11>键后即可创建一个名为Chart1的图表工作表，如图4-111所示。4.6.4编辑图表创建图表后，还可以进一步修改加工和细化，例如，添加图表标题，增删数据，设置颜色，更改类型，复制、移动、缩放、删除图表等。创建图表后，只要选定图表，在功能区就会显示图表工具下的【设计】、【布局】和【格式】选项卡，如图4-112所示。用户可以使用这些命令来修改图表。下面简单介绍编辑图表的操作过程。上一页下一页返回4.6图表1.更改图表的类型①单击图表区（整个图表）或绘图区，此时要显示【设计】、【布局】、【格式】这三个选项卡。②单击【设计】选项卡中【类型】组的【更改图表类型】按钮，打开【更改图表类型】对话框，在对话框的左侧列表框中选择要使用的图表类型，在右侧的列表中选择相应的子类型。③单击【确定】按钮。2.更改图表位置①选定图表区。②单击【设计】选项卡中【位置】组的【移动图表】按钮，显示【移动图表】对话框，如图4-113所示。上一页下一页返回4.6图表③如果希望把图表放置在图表工作表中，可以再选择【新工作表】单选按钮。如果想替换图表的默认名称，可以在“新工作表”框中输入新的名称。④如果希望将图表显示为工作表中的嵌入图表，可以单击【对象位于】单选按钮，然后单击【对象位于】框右侧的向下箭头，在打开的下拉列表框中，选择需要的工作表名。⑤单击【确定】按钮，即可移动图表。3.切换图表的行/列切换图表的行/列，可以将图表坐标轴上的数据交换。切换图表行/列的操作步骤如下。①选定图表区。上一页下一页返回4.6图表②单击【设计】选项卡中【数据】组的【切换行/列】按钮，即完成行/列的切换。图4-114显示的是切换前的图表，图4-115显示的是切换后的图表。4.设置图表的标题5.设置坐标轴标题6.设置图表的数据标签7.在图表中显示数据表7.在图表中显示数据表上一页返回4.7打印工作表4.7.1设置页面工作表创建好后，为了提交或者为了查阅方便，常常需要把它打印出来，或只打印它的一部分，此时，需先进行页面设置，再进行打印预览，最后打印输出。1.设置页面在【页面设置】对话框的【页面】选项卡中可以进行以下设置。【方向】：与Word的页面设置相同。【缩放】：用于放大或缩小打印工作表，其中【缩放比例】允许在10%～400%之间。100%为正常大小，小于为缩小，大于则放大。【调整为】表示把工作表拆分为几部分打印，如调整为3页宽，2页高，表示水平方向截为三部分，垂直方向截为两部分，共分6页打印。下一页返回4.7打印工作表【打印质量】：表示每英寸打印多少点，打印机不同，数字会不一样，打印质量越好，数字越大。【起始页码】：可输入打印首页页码，默认【自动】从第一页或接上一页打印。2.设置页边距在【页