学校食堂采购询价制度及流程(2篇)

学校食堂采购询价制度及流程(2篇)学校食堂采购询价制度及流程一制度部分1.目的为规范学校食堂采购询价工作，确保采购物资的质量、价格合理，保障学校师生的饮食安全和健康，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校食堂所有物资的采购询价活动，包括但不限于主副食品、调味品、餐具、清洁用品等。3.职责分工采购询价小组：由学校后勤部门负责人、食堂管理员、财务人员及教师代表组成。负责定期对市场进行询价，收集供应商信息，比较不同供应商的产品质量、价格和服务，确定合格供应商名单，并对采购价格进行审核。食堂管理员：根据食堂的实际需求，提出采购申请，提供采购物资的详细规格、数量和质量要求，并协助采购询价小组进行询价工作。财务人员：负责对采购询价过程中的价格进行核算和监督，确保采购资金的合理使用，并对采购合同的财务条款进行审核。教师代表：参与采购询价过程，监督采购工作的公正性和透明度，维护师生的合法权益。4.询价原则公开透明原则：询价过程应公开透明，所有参与询价的供应商都应在平等的基础上进行竞争，不得有任何歧视或偏袒行为。质量优先原则：在保证采购物资质量的前提下，寻求合理的价格。优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。价格合理原则：通过市场调研和比较，确保采购价格合理，避免高价采购或低价劣质采购。诚信原则：采购询价人员应遵守职业道德，诚实守信，不得与供应商串通作弊，谋取私利。5.供应商管理供应商选择：采购询价小组应通过多种渠道收集供应商信息，包括市场调研、供应商推荐、网络搜索等。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、产品质量、信誉等情况，建立供应商档案。供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等。根据评估结果，对供应商进行分类管理，淘汰不合格供应商，选择优秀供应商建立长期合作关系。供应商合作：与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。加强与供应商的沟通与合作，及时解决合作过程中出现的问题。6.询价频率对于常用的主副食品、调味品等物资，每周至少进行一次询价。对于餐具、清洁用品等物资，每月至少进行一次询价。对于价格波动较大的物资，应随时关注市场价格变化，及时进行询价。7.询价记录与档案管理询价记录：采购询价人员应详细记录每次询价的过程和结果，包括询价时间、询价方式、供应商名称、产品规格、价格、质量情况等。询价记录应真实、准确、完整，并由询价人员签字确认。档案管理：建立采购询价档案，将询价记录、供应商档案、采购合同等相关资料进行整理归档，妥善保管。采购询价档案应保存至少两年，以备查阅和审计。8.监督与考核监督机制：学校应建立健全采购询价监督机制，加强对采购询价工作的监督检查。审计部门定期对采购询价工作进行审计，确保采购工作的合规性和公正性。考核制度：制定采购询价工作考核制度，对采购询价人员的工作进行考核。考核内容包括询价工作的及时性、准确性、公正性等。对表现优秀的人员给予奖励，对违反规定的人员进行处罚。流程部分1.采购申请食堂管理员根据食堂的库存情况和师生的用餐需求，每周制定采购计划，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、数量、质量要求等信息。《采购申请表》经食堂负责人审核签字后，报学校后勤部门负责人审批。2.询价准备采购询价小组接到经审批的《采购申请表》后，确定询价物资的范围和重点。收集供应商信息，从供应商档案中选择至少三家符合要求的供应商作为询价对象。制定询价方案，明确询价方式（如电话询价、实地询价、网络询价等）、询价时间和询价内容。3.询价实施电话询价：采购询价人员通过电话与供应商联系，向其说明采购物资的规格、数量和质量要求，询问价格和交货期等信息，并做好记录。实地询价：采购询价人员到供应商的经营场所进行实地考察，了解产品的实际情况，与供应商进行面对面的沟通和谈判，获取准确的价格和相关信息，并做好记录。网络询价：通过互联网搜索相关供应商的信息，向其发送询价邮件或在其网站上留言，询问价格和产品信息，并及时回复和记录。在询价过程中，采购询价人员应要求供应商提供产品样品或质量检验报告，以便对产品质量进行评估。4.价格比较与分析采购询价小组对收集到的供应商报价进行整理和分析，比较不同供应商的产品价格、质量、交货期、售后服务等方面的差异。绘制价格比较表，直观地展示各供应商的报价情况。同时，结合以往的采购价格和市场行情，对报价的合理性进行评估。对于价格差异较大的物资，采购询价小组应进一步与供应商沟通，了解价格差异的原因，并进行谈判，争取更合理的价格。5.供应商选择与确定根据价格比较与分析的结果，采购询价小组综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。填写《供应商选择审批表》，详细说明选择该供应商的理由和依据，报学校后勤部门负责人审批。经审批同意后，确定最终供应商。6.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同内容应包括产品名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订前，财务人员对合同的财务条款进行审核，确保合同符合学校的财务管理制度。合同签订后，采购部门将合同副本分别送食堂管理员、财务人员和学校档案室存档。7.物资验收与付款物资到货后，食堂管理员组织相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量等。如发现物资存在质量问题或与合同要求不符，应及时与供应商联系，要求其进行更换或处理。验收合格后，食堂管理员填写《物资验收单》，经相关人员签字确认。财务人员根据《物资验收单》和采购合同，办理付款手续。付款方式应按照合同约定执行，确保资金安全。8.采购总结与反馈每次采购任务完成后，采购询价小组对采购过程进行总结，分析采购工作中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。将采购总结情况反馈给学校相关部门和领导，为今后的采购工作提供参考。学校食堂采购询价制度及流程二制度部分1.总则为了加强学校食堂采购管理，规范采购询价行为，保障学校食堂物资供应的质量和安全，降低采购成本，提高资金使用效益，根据国家有关法律法规和学校的相关规定，制定本制度。2.采购询价管理机构成立学校食堂采购询价管理委员会，由学校分管后勤的副校长任主任，后勤部门负责人、食堂负责人、财务人员、教师代表和学生代表为成员。采购询价管理委员会的主要职责是：制定采购询价管理制度和流程；审定采购计划和采购预算；监督采购询价过程；审批采购合同；处理采购过程中的重大问题。3.采购计划管理食堂管理员应根据食堂的实际需求和库存情况，每月制定采购计划，经食堂负责人审核后，报后勤部门负责人审批。采购计划应包括采购物资的名称、规格、数量、质量要求、采购时间等内容。采购计划应具有科学性和合理性，避免盲目采购和浪费。4.询价人员要求询价人员应具备良好的职业道德和业务素质，熟悉市场行情和采购业务。询价人员应严格遵守采购询价制度和流程，不得泄露采购信息和商业秘密。询价人员应公正、公平地对待每一个供应商，不得与供应商串通作弊，谋取私利。5.询价方式与渠道询价方式包括电话询价、实地询价、网络询价和招标询价等。询价渠道包括市场调研、供应商推荐、行业协会推荐等。应根据采购物资的特点和市场情况，选择合适的询价方式和渠道。6.价格审核与控制采购询价小组对供应商的报价进行审核，审核内容包括价格的合理性、是否符合市场行情、是否存在价格欺诈等。建立价格预警机制，当采购价格超过一定幅度时，应及时进行调查和分析，采取相应的措施进行控制。定期对采购价格进行统计和分析，总结价格变化规律，为今后的采购决策提供参考。7.质量保障制度采购物资应符合国家相关标准和学校的质量要求。要求供应商提供产品质量检验报告和相关证书，对采购物资进行严格的质量检验和验收。建立质量追溯体系，如发现采购物资存在质量问题，应及时追溯到供应商，并要求其承担相应的责任。8.保密制度询价人员应对询价过程中的商业秘密和供应商信息进行保密，不得泄露给任何无关人员。对涉及学校食堂采购的敏感信息，如采购价格、采购数量等，应严格保密，防止信息泄露导致不良后果。9.责任追究制度对在采购询价过程中违反制度和流程的人员，应追究其相应的责任。对因工作失误或故意行为给学校造成损失的人员，应依法依规进行赔偿和处罚。流程部分1.采购计划制定每月末，食堂管理员根据食堂的库存情况、师生的用餐需求和季节变化等因素，制定下一个月的采购计划。采购计划应详细列出采购物资的名称、规格、型号、数量、质量标准等内容，并注明采购的时间节点。采购计划经食堂负责人审核后，报后勤部门负责人审批。审批通过后，将采购计划发送给采购询价小组。2.询价准备工作采购询价小组收到采购计划后，确定询价的具体物资清单和要求。收集供应商信息，通过多种渠道寻找符合要求的供应商，建立供应商候选名单。准备询价文件，包括询价函、采购物资规格说明书、质量要求等，明确询价的截止时间和报价方式。3.发出询价函向候选供应商发出询价函，明确告知采购物资的详细信息、质量标准、交货时间、交货地点等要求。要求供应商在规定的时间内以书面形式或电子形式回复报价，并提供产品样品或质量检验报告。4.接收与整理报价在询价截止时间后，采购询价小组及时接收供应商的报价文件。对报价文件进行整理和分类，检查报价文件是否完整、符合要求。对于不符合要求的报价文件，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。5.价格与质量评估采购询价小组对供应商的报价进行比较和分析，同时考虑产品的质量、品牌、售后服务等因素。对供应商提供的产品样品进行质量检验和评估，确保产品符合学校的质量要求。可以邀请专业人员或相关部门对采购物资进行技术评估，提供专业意见。6.供应商谈判与选择对于价格和质量较为合适的供应商，采购询价小组可以与其进行进一步的谈判，争取更优惠的价格和更好的服务条件。根据谈判结果和综合评估情况，选择最优供应商。选择供应商时，应综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足学校食堂的需求。7.合同签订与执行与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同应包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。合同签订后，采购部门按照合同要求跟踪供应商的交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。食堂管理员在物资到货时，组织相关人员进行验收，如发现问题及时与供应商沟通解决。