工程技术资料与档案管理制度

工程技术资料与档案管理制度第一章总则第一条为规范公司及所属项目工程技术资料与档案的管理工作，确保工程技术资料的真实性、完整性、准确性和系统性，充分发挥其在工程建设、运营维护、改建扩建及历史追溯中的重要作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。第二条本制度所称工程技术资料，是指在工程项目策划、勘察、设计、采购、施工、监理、竣工验收及试运行等全过程中形成的，反映工程建设活动各环节技术状况、管理过程和成果的各类文字、图表、声像等不同形式的记录。工程档案是指经过整理、立卷、归档后具有保存价值的工程技术资料。第三条本制度适用于公司及所属各单位、各部门所有新建、改建、扩建工程项目的工程技术资料与档案管理工作。参与公司工程项目建设的勘察、设计、施工、监理、咨询等单位，均应遵守本制度相关规定，并接受公司的指导与监督。第四条工程技术资料与档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理：公司对工程技术资料与档案管理工作实行统一领导，各相关单位和部门分级负责具体实施。（二）全过程管理：工程技术资料的形成与管理应贯穿于工程项目建设的各个阶段，与工程进度同步。（三）真实准确：工程技术资料必须真实反映工程实际情况，数据准确，签证齐全，不得弄虚作假。（四）规范有序：工程技术资料的编制、审核、签署、收集、整理、归档等工作应符合国家、行业及公司相关标准和规范。（五）安全保密：严格执行国家及公司有关保密规定，确保工程技术资料与档案的安全。第二章管理机构与职责第五条公司档案管理部门是工程技术资料与档案管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）贯彻执行国家及行业有关工程档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司工程技术资料与档案管理制度及实施细则。（二）负责公司总部直接管理的工程项目档案的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用和销毁工作。（三）指导、监督和检查公司所属各单位及工程项目各参建单位的工程技术资料形成、积累、整理和归档工作。（四）组织开展工程技术资料与档案管理业务培训和经验交流。（五）参与公司重大工程项目的竣工验收及档案专项验收工作。第六条公司工程管理部门（或项目管理部门）是工程技术资料形成过程的监督管理部门，主要职责包括：（一）负责在工程项目策划和实施过程中，对工程技术资料的形成、收集、整理提出具体要求，并纳入合同管理。（二）监督检查施工单位、监理单位等参建方工程技术资料的日常管理工作，确保其与工程进度同步、内容真实完整。（三）组织或参与工程项目各阶段的资料审查，确保资料符合验收要求。（四）协调解决工程技术资料管理中出现的重大问题。第七条公司所属各单位（如分公司、项目部等）应明确分管领导和专职（或兼职）档案管理人员，负责本单位工程项目的工程技术资料与档案管理工作，其职责参照公司档案管理部门和工程管理部门的职责，并结合本单位实际情况确定。第八条工程项目各参建单位（勘察、设计、施工、监理等）的职责：（一）勘察设计单位：负责按合同约定和国家规范要求，及时提供完整、准确、规范的勘察设计文件及相关技术资料，并对其质量负责。（二）施工单位：是施工阶段工程技术资料形成的主体，负责工程项目施工过程中各类技术资料（包括原材料、构配件、设备质量证明文件，施工记录，隐蔽工程验收记录，检测试验报告，质量评定资料，安全技术资料等）的及时收集、整理、编制、审核和签署，并对资料的真实性、完整性和规范性负责。竣工时按规定向建设单位（或监理单位）移交完整的工程竣工资料。（三）监理单位：负责对施工单位形成的工程技术资料进行监督、检查和审核，签署监理意见，确保资料的真实性、准确性和完整性。同时，负责收集、整理、编制和归档监理工作过程中形成的各类资料。第三章工程技术资料与档案的形成与管理第九条前期准备阶段资料管理（一）项目建议书、可行性研究报告、项目核准或备案文件、环境影响评价报告、土地使用证、规划许可证等前期审批文件，由项目主办部门负责收集、整理和归档。（二）勘察、设计、施工、监理等单位的招投标文件、中标通知书、合同协议等，由合同管理部门（或项目管理部门）负责收集、整理，并及时向档案管理部门归档。第十条勘察设计阶段资料管理（一）勘察单位应提交勘察纲要、勘察报告（包括文字、图表、数据）及相关试验报告等。（二）设计单位应提交初步设计文件、技术设计文件（如需要）、施工图设计文件、设计计算书、设计说明、设计交底记录、图纸会审纪要等。（三）上述资料由项目管理部门或建设单位负责接收、登记，并组织相关单位进行审查，审查意见及修改回复也应一并收集。第十一条施工阶段资料管理（一）施工单位应在施工组织设计或施工方案中明确工程技术资料的管理要求和责任人。（二）原材料、半成品、构配件和设备等进场时，施工单位必须索取产品质量证明文件（如出厂合格证、质量检验报告等），并按规定进行检验或试验，形成检验（试验）报告。所有证明文件和检验（试验）报告均需齐全、有效。（三）隐蔽工程验收记录应在隐蔽前由施工单位会同监理单位共同检查验收并签署意见，及时形成记录。（四）分部分项工程质量评定资料应根据工程进度及时填写、评定，并经监理工程师（或建设单位代表）核定。（五）施工日志应连续、完整、真实记录施工过程中的主要技术活动、重要事件、天气情况、人员设备情况等。（六）工程测量记录、施工记录、技术交底记录、安全技术交底记录、质量事故处理记录及报告、各类会议纪要等均应及时、准确形成，并履行签字手续。（七）监理单位应认真做好监理规划、监理实施细则、监理日志、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录等监理资料的编制和管理工作，并对施工单位报送的资料进行审核签认。第十二条竣工验收阶段资料管理（一）工程项目完工后，施工单位应按照国家及行业标准、规范要求，系统整理竣工资料，经自检合格后，向监理单位（或建设单位）申请竣工验收资料审查。（二）监理单位对施工单位提交的竣工资料进行审核，签署审核意见。对不符合要求的，应要求施工单位限期整改。（三）建设单位（或项目管理部门）组织勘察、设计、施工、监理等单位进行竣工验收。竣工验收过程中形成的验收记录、会议纪要、整改意见及整改完成报告等均应作为竣工资料的组成部分。（四）竣工图是工程档案的重要组成部分。施工单位负责编制竣工图，竣工图应清晰、准确、完整地反映竣工工程的实际情况。凡施工图有变更的，应在竣工图上清晰标注，并附相关变更依据。竣工图应有编制单位、编制人、审核人、技术负责人及监理工程师签字。第十三条电子文件与电子档案管理（一）工程技术资料的形成应积极采用计算机技术，推行电子文件管理。电子文件的形成、收集、整理、归档应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关标准。（二）电子文件应与相应的纸质文件内容一致，具有同等效力。重要的电子文件应同时形成纸质文件备份。（三）电子档案的存储介质应符合耐久性要求，并进行异地备份。电子档案的读取环境和软件应予以保留或转换，确保其可读取性。第四章归档与移交第十四条归档范围凡是反映工程项目规划、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等全过程，具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的历史记录，均应列入归档范围。具体归档范围参照国家及行业相关工程档案编制规范执行。第十五条归档时限（一）工程项目各阶段形成的资料，应在该阶段工作完成后及时整理归档。（二）工程项目竣工验收后，施工单位应在规定期限内（一般为工程竣工验收合格后三个月内，具体可在合同中约定）向建设单位移交完整、规范的竣工资料。监理单位亦应在同期向建设单位移交监理档案。（三）建设单位在工程项目竣工验收合格后，应在规定期限内（一般为工程竣工验收合格后六个月内）完成项目档案的整理，并按规定向公司档案管理部门或地方城建档案管理部门移交。第十六条归档要求（一）归档的工程技术资料应为原件。因故无原件的，应在复印件或抄件上注明原件保管单位（或个人），并加盖原件保管单位公章（或个人签字）及归档单位公章，并有经办人签字和日期。（二）资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。（三）资料的纸张规格应符合国家规范要求，幅面为A4纸。小于A4幅面的资料应粘贴在A4纸上，大于A4幅面的资料应折叠成A4幅面。（四）资料应按照一定的顺序（如工程建设程序、专业、形成时间等）系统整理组卷，做到分类清楚、层次分明、装订整齐。（五）每卷资料应编制卷内目录、备考表，并填写案卷封面。案卷题名应简明扼要，准确反映卷内文件内容。第十七条移交程序（一）工程技术资料移交时，移交方与接收方应办理交接手续，填写《工程技术资料移交清单》，双方签字盖章，各执一份。（二）移交清单应注明资料的名称、卷数、页数、移交日期、移交单位、接收单位、经办人等信息。第五章档案的保管与利用第十八条档案保管（一）档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。（二）档案应按照不同类别、年度、项目进行科学分类、编号、排列和上架。档案柜、架应坚固耐用，排列有序。（三）建立档案库房管理制度，严格执行入库、出库登记手续。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。（四）定期对档案进行清点核对和检查，发现问题及时处理并报告。对破损、褪色的档案应及时进行修补、复制或数字化扫描。第十九条档案利用（一）公司内部单位因工作需要查阅、复制档案，须持单位介绍信或经部门负责人批准，履行借阅登记手续。查阅秘密级以上档案，须经公司分管档案工作的领导批准。（二）外部单位查阅公司档案，须持单位有效证明文件，并经公司档案管理部门负责人批准。涉及公司商业秘密和技术秘密的档案，须经公司分管领导批准。（三）查阅档案时，应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容。严禁在档案材料上吸烟、喝水。（四）档案一般不得带出档案库房。确因特殊情况需借出档案原件的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅单位或个人对档案的安全、保密负全部责任。（五）复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。（六）利用档案时，必须遵守国家有关保密规定和公司保密制度，不得泄露档案内容。第六章保密与安全第二十条工程技术资料与档案中涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密的，应按照国家及公司保密规定进行密级划分和管理。第二十一条档案管理人员应严格遵守保密纪律，严守保密秘密，不得擅自泄露档案内容。第二十二条建立健全档案安全保密制度，定期进行保密检查，及时消除安全隐患。对档案管理系统的访问应设置权限，严格身份认证和密码管理。第二十三条发生档案失泄密事件，应立即报告并采取补救措施，并按有关规定追究相关人员责任。第七章责任追究第二十四条对在工程技术资料与档案管理工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，公司予以表彰和奖励。第二十五条对违反本制度规定，造成工程技术资料与档案失真、缺失、损坏、丢失或泄密的，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。具体情形包括：（一）未按规定及时收集、整理、归档工程技术资料，造成资料缺失或不完整的；（二）工程技术资料弄虚作假，伪造