行政审批专用章制度

PAGE行政审批专用章制度一、总则（一）目的为规范公司行政审批专用章（以下简称“专用章”）的使用与管理，确保公司行政审批工作的合法、规范、高效进行，维护公司的正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在办理行政审批事项过程中涉及专用章的使用与管理。（三）基本原则1.依法依规原则专用章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保行政审批行为合法合规。2.专人专管原则设立专门的印章管理人员，负责专用章的保管、使用登记等工作，严禁他人擅自使用。3.审批备案原则所有专用章的使用必须经过严格的审批流程，并进行详细的备案记录，以备查阅。4.安全保密原则加强专用章的安全保管措施，防止印章丢失、被盗用或滥用，确保公司信息安全。二、专用章的刻制与启用（一）刻制1.根据公司行政审批工作的实际需要，由行政部门提出专用章刻制申请，经公司领导审批同意后，统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.刻制的专用章必须符合国家印章管理规定的样式和规格，印章上应刻有公司名称、“行政审批专用章”字样及编号。（二）启用1.专用章刻制完成后，行政部门应及时办理印章启用手续。填写《行政审批专用章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印章印模。2.《行政审批专用章启用申请表》经公司领导签字批准后，由行政部门将启用信息通知各相关部门及人员。同时，将印章印模存档备案，以便核对印章的真实性。三、专用章的保管（一）保管人员1.设立专用章保管岗位，指定专人负责专用章的保管工作。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉公司行政审批流程和印章管理规定。2.保管人员应与印章使用人员分离，严禁同一人既保管印章又负责审批盖章。（二）保管地点1.专用章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在公司指定的保密场所。2.保管场所应配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等，确保印章存放安全。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将专用章带出保管场所。如遇特殊情况需要携带外出，必须经公司领导批准，并办理相关登记手续，由两人以上共同携带保管。2.保管人员应定期检查专用章的保管情况，确保印章完好无损。如发现印章有损坏或丢失迹象，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。3.非工作时间，专用章必须存放在保险柜内，并妥善保管钥匙。如遇紧急情况需要使用印章，必须按照规定的审批流程进行操作，并做好相关记录。四、专用章的使用（一）使用范围专用章仅用于公司内部行政审批事项，包括但不限于各类审批文件、报告、合同、协议等的盖章确认。严禁将专用章用于任何与公司行政审批无关的事项。（二）使用流程1.用章申请人填写《行政审批专用章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、份数、用章日期等信息，并签字确认。2.用章申请人将《申请表》提交给所在部门负责人进行审核，部门负责人应根据公司相关规定和审批权限，对用章事项进行严格审核，确保用章事项合法合规，并签字批准。3.经部门负责人审核批准后，用章申请人将《申请表》提交给行政部门进行审批。行政部门应重点审核用章事项是否符合公司行政审批流程和规定，以及相关文件的格式、内容等是否齐全、准确。审核无误后，行政部门负责人签字批准。4.用章申请人持经审批的《申请表》到专用章保管人员处办理用章手续。保管人员应认真核对《申请表》上的审批签字和用章事项，并按照规定的用章范围和要求进行盖章操作。盖章完成后，保管人员应在《申请表》上加盖“已用章”字样，并注明盖章日期。5.用章申请人在用章完成后，应及时将盖章后的文件返还给相关部门或人员，并做好文件的交接记录。同时，将《申请表》存档备案，以备查阅。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即使用专用章，但无法按照正常审批流程进行操作时，用章申请人应电话请示公司领导同意后，先进行盖章操作，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的行政审批文件，公司领导可根据实际情况要求进行双人或多人会签，并由专人监督用章过程。五、专用章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更或其他原因，导致专用章不再使用时，由行政部门提出专用章停用申请，经公司领导审批同意后，办理停用手续。2.专用章停用后，行政部门应及时通知各相关部门及人员，并收回已发放的专用章使用申请表等相关文件。（二）销毁1.对于停用的专用章，行政部门应按照国家印章管理规定进行销毁处理。销毁前，应填写《行政审批专用章销毁申请表》，详细注明印章名称、编号、停用日期、销毁原因等信息，并附上印章印模。2.《行政审批专用章销毁申请表》经公司领导签字批准后，由行政部门会同公司审计部门或其他相关部门共同对专用章进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并拍照或录像留存。3.专用章销毁后，行政部门应将销毁记录存档备案，以备查阅。同时，在公司内部发布专用章销毁公告，告知全体员工。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责对专用章的使用与管理情况进行定期审计和监督检查，确保印章使用符合规定，审批流程规范。2.行政部门应定期对专用章的保管、使用登记等情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况报告公司领导。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门及其他外部机构对公司专用章使用与管理情况的监督检查。对于检查中发现的问题，应积极配合整改，并及时将整改情况报告上级主管部门。2.公司应主动向社会公开专用章的使用范围、审批流程等信息，接受社会公众的监督。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用专用章的；2.超越专用章使用范围使用印章的；3.未按规定流程进行用章审批的；4.私自保管、携带专用章外出的；5.因保管不善导致专用章丢失、被盗用或滥用的；6.其他违反本制度规定的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理。情节较轻的，给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予警告、记过、降职、撤职等处分；构成违法犯罪行为的，依法追究法律责任。2.因违规使用专用章给公