审批服务专用章制度

PAGE审批服务专用章制度一、总则（一）目的为规范公司审批服务专用章的使用与管理，确保公司各项审批工作合法、规范、高效进行，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及使用审批服务专用章的部门、岗位及相关业务流程。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保审批服务专用章的使用符合规定。2.规范严谨原则：明确印章使用流程，严格审批程序，保证印章使用的准确性和严肃性。3.责任明晰原则：明确印章保管、使用人员的职责，做到责任到人，避免出现问题相互推诿。二、审批服务专用章的定义与用途（一）定义审批服务专用章是公司为方便各类审批文件、表单等的签署，专门设立的具有特定用途的印章。（二）用途1.用于公司内部各类审批文件、报告、申请等的签署，以确认审批流程的完成和文件的有效性。2.在符合规定的情况下，用于对外出具的涉及审批服务相关的证明文件、函件等。三、审批服务专用章的刻制、启用与废止（一）刻制1.由公司行政部门根据实际工作需要，提出审批服务专用章刻制申请，经公司领导审批同意后，统一安排刻制。2.刻制的印章必须符合国家相关印章制作规范，具备防伪功能，确保印章的唯一性和安全性。（二）启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时办理印章启用手续，填写《印章启用登记表》，详细记录印章名称、启用日期、保管人等信息。2.启用后的审批服务专用章应在公司内部进行公示，告知全体员工印章的用途、使用流程及保管要求等。（三）废止1.当审批服务专用章因磨损、损坏、使用范围调整等原因不再使用时，由行政部门提出废止申请，经公司领导审批后进行废止处理。2.废止的印章应及时上缴公司行政部门，由行政部门统一封存保管，严禁私自留存或销毁。四、审批服务专用章的保管（一）保管人员1.审批服务专用章由专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，熟悉印章管理规定。2.保管人员原则上为公司行政部门工作人员，特殊情况下也可由经公司领导批准的其他人员担任。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人保管制度，确保印章存放安全。2.保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意带出办公室或交予他人代管。如因特殊情况需要携带印章外出，必须经公司领导批准，并采取必要的安全措施。3.印章保管场所应保持清洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。五、审批服务专用章的使用（一）使用范围1.仅限于本制度规定的审批文件、报告、申请及对外证明文件、函件等相关业务的签署。2.严禁将审批服务专用章用于任何违法违规、损害公司利益或与公司业务无关的事项。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《审批服务专用章使用申请表》，详细说明用章事项、文件名称、文号、用章内容等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交至公司审批流程相关环节进行审核，审核内容包括用章事项是否符合规定、文件内容是否准确无误等。审核通过后，由审核人签字确认。3.批准：经审核通过的申请表提交至公司领导进行批准，领导根据实际情况签署审批意见。4.用章：保管人员凭经批准的《审批服务专用章使用申请表》在用章文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上详细记录用章时间、文件名称、文号、用章人等信息。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常流程进行审批时，使用部门或个人可通过电话、短信等方式向公司领导说明情况，经领导口头同意后，先进行用章操作，但事后必须及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的用章文件，公司领导可根据实际情况要求进行双人用章或现场监督用章，以确保用章安全。六、审批服务专用章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对审批服务专用章的使用与管理进行日常监督检查，确保印章使用符合规定。（二）检查内容1.印章保管情况，包括保管场所是否安全、保管人员是否履行职责等。2.印章使用流程执行情况，是否按照规定进行申请、审核、批准和用章操作。3.《印章使用登记簿》记录是否完整、准确，是否与实际用章情况相符。（三）违规处理1.对于发现的印章使用违规行为，行政部门应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对违规使用印章给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的责任，要求其承担相应的经济赔偿责任；构成犯罪的，将依法移送司法机关处理。七、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。