审批服务专用章管理制度

PAGE审批服务专用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司审批服务专用章的管理，规范审批服务行为，确保公司各项业务审批工作的合法、准确、高效进行，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及使用审批服务专用章的部门、岗位及人员。（三）定义1.审批服务专用章：指公司为办理各类审批服务事项而专门设立的印章，用于在规定范围内对相关文件、表单等进行确认和签署。2.审批服务事项：包括但不限于公司内部的各类业务申请、合同审批、文件签发、授权委托等需要经过审批流程的事项。（四）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及公司各项规章制度，确保印章使用合法合规。2.专人专管原则：指定专人负责审批服务专用章的保管和使用，明确其职责和权限。3.审批授权原则：所有印章使用必须经过严格的审批流程，获得相应的授权后方可使用。4.记录备案原则：对印章使用情况进行详细记录，并定期备案，以备查阅和审计。二、印章的刻制与启用（一）刻制1.审批服务专用章的刻制由公司行政管理部门统一负责，根据公司实际需求和相关规定确定印章的样式、规格、材质等。2.刻制印章时，必须选择具有合法资质的印章制作单位，并与其签订保密协议，确保印章刻制过程的安全与保密。（二）启用1.印章刻制完成后，由行政管理部门填写《印章启用申请表》，详细说明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并提交公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政管理部门负责将印章启用信息通知到各相关部门和岗位，并在公司内部进行公示。3.印章启用后，由专人负责将印章的印模留存归档，以备后续核对和查验。三、印章的保管（一）保管人员1.公司设立专门的印章保管岗位，指定责任心强、工作认真负责的人员担任审批服务专用章保管人。2.保管人应具备良好的职业道德和保密意识，熟悉印章管理规定和使用流程。（二）保管地点1.审批服务专用章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并放置在公司指定的保密场所。2.保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全措施，确保印章的安全存放。（三）保管要求1.保管人应严格遵守印章保管制度，妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出保管场所。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.非工作时间，印章必须存放在保险柜或保管箱内，并妥善保管钥匙。如因特殊情况需要在非工作时间使用印章，必须经过公司领导批准，并由保管人亲自监督使用。四、印章的使用（一）使用范围1.审批服务专用章仅限于在公司规定的审批服务事项范围内使用，不得超出规定范围使用。2.具体使用范围包括但不限于各类业务申请审批表、合同审批单、文件签发单、授权委托书等相关文件和表单。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印时间等信息，并提交相关证明材料。2.审批：《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，提交至公司审批流程中规定的审批环节进行审批。审批人应根据相关规定和实际情况，对用印事项进行严格审查，确保用印合法合规。3.盖章：经审批同意后，使用部门或个人持《印章使用申请表》及相关文件到印章保管人处办理盖章手续。保管人应认真核对用印申请与审批内容是否一致，无误后方可盖章，并在《印章使用申请表》上记录盖章时间、盖章人等信息。4.登记备案：印章使用完毕后，保管人应及时将《印章使用申请表》及相关文件进行整理归档，并定期将印章使用情况进行汇总登记，报公司行政管理部门备案。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况需要立即使用审批服务专用章，但无法按照正常流程进行审批时，使用部门或个人应电话请示公司领导同意后，先进行盖章操作，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及重大事项或金额较大的合同、文件等用印，必须经过公司领导集体研究决定，并严格按照规定的审批流程进行审批。五、印章的停用与销毁（一）停用1.当审批服务专用章因公司业务调整、机构变更、印章损坏等原因不再使用时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并提交公司领导审批。2.经公司领导批准后，行政管理部门负责将印章停用信息通知到各相关部门和岗位，并收回印章。（二）销毁1.停用的审批服务专用章由行政管理部门统一负责销毁，销毁过程必须严格按照国家相关法律法规和公司规定进行。2.销毁印章时，应选择具有合法资质的销毁单位，并与其签订销毁协议，确保销毁过程的安全与保密。3.销毁印章时，应由行政管理部门、审计部门等相关人员共同监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括印章名称、销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息，并存档备查。六、监督与检查（一）内部监督1.公司行政管理部门负责对审批服务专用章的管理和使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章使用符合规定。2.审计部门负责对印章使用情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时进行整改，并将整改情况报告上级主管部门和公司领导。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用审批服务专用章。2.超出规定范围使用审批服务专用章。3.未按规定流程使用审批服务专用章。4.擅自将审批服务专用章转借他人或带出保管场所。5.因保管不善导致审批服务专用章损坏、遗失。6.其他违反印章管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予批评教育，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。3.因违规使用审批服