审批专用章管理制度

PAGE审批专用章管理制度一、总则（一）目的为加强公司审批专用章的管理，规范审批专用章的使用流程，确保公司各项审批文件的合法性、严肃性和有效性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及使用审批专用章的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：审批专用章的使用必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.严格审批原则：所有用章申请均需经过严格的审批流程，确保盖章事项真实、合法、合规。3.专人负责原则：指定专人负责审批专用章的保管和使用，明确其职责和权限。4.登记备案原则：对每一次用章情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、审批专用章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司因工作需要刻制审批专用章时，由相关部门提出申请，经公司领导审批同意后，报公安机关备案，并由指定的具有资质的印章制作单位刻制。2.申请刻制审批专用章时，需提供详细的印章名称、样式、规格等信息，确保印章符合公司业务需求和法律法规要求。（二）启用1.审批专用章刻制完成后，由专人负责领取，并进行登记。领取时需检查印章外观是否完好，印模是否清晰。2.印章启用前，需在公司内部进行公示，明确印章的使用范围、审批流程等相关事项，确保公司员工知晓。（三）废止1.当审批专用章因机构变更、业务调整等原因不再使用时，由原使用部门提出申请，经公司领导审批同意后，办理废止手续。2.废止后的审批专用章应及时上缴公司办公室，并由专人负责保管，防止印章流失或被非法使用。三、审批专用章的保管（一）保管人员1.公司指定专人负责审批专用章的保管，保管人员应具备责任心强、工作认真细致等品质。2.保管人员应与用章审批人员相互分离，形成有效的监督制约机制。（二）保管地点1.审批专用章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放安全。2.保管地点应具备防火、防盗、防潮等条件，以防止印章损坏或丢失。（三）保管要求1.保管人员应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章交与他人保管或使用。2.非工作时间，印章必须存放在保险柜内，钥匙由保管人员妥善保管，不得随意放置。3.保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、磨损等情况，应及时报告并申请更换。四、审批专用章的使用（一）使用范围1.审批专用章主要用于公司内部各类审批文件、报告、合同等的盖章确认，以证明文件的真实性和有效性。2.具体使用范围包括但不限于：公司内部的请示报告、审批表、合同协议、授权委托书、资质证书等文件的盖章。（二）使用流程1.用章申请：使用部门或人员需填写《审批专用章使用申请表》，详细说明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息，并由部门负责人签字确认。2.审批环节：一般性用章事项，由部门负责人审核后，报分管领导审批。重要性用章事项，如涉及重大合同签订、对外担保等，需经公司总经理审批。对于紧急用章事项，在确保用章事项合法合规的前提下，可通过电话、短信等方式向相关领导请示，并在事后及时补办审批手续。3.用章登记：经审批同意后，保管人员根据《审批专用章使用申请表》进行用章登记，记录用章日期、用章事项、用章文件名称、用章份数、审批人等信息。4.盖章操作：保管人员在确认审批手续齐全后，按照规定的用章位置和要求进行盖章，并确保印章清晰、端正。5.用章文件存档：用章后的文件由使用部门或人员负责存档，以备查阅。同时，保管人员应将《审批专用章使用申请表》及相关用章文件复印件整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。（三）使用限制1.审批专用章不得用于与公司业务无关的事项，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖审批专用章。2.未经公司领导批准，任何人不得擅自携带审批专用章外出使用。如因工作需要确需携带外出的，必须经公司总经理批准，并由专人负责陪同携带，确保印章安全。3.严禁私自刻制、伪造、变造审批专用章，如有违反，将依法追究相关人员的法律责任。五、审批专用章的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对审批专用章的使用情况进行审计检查，重点检查用章审批流程是否规范、用章登记是否完整、印章保管是否安全等。2.公司办公室负责对审批专用章的日常使用情况进行监督，发现问题及时督促整改，并向公司领导报告。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，及时进行整改，并将整改情况报告公司领导。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定流程申请用章，擅自使用审批专用章的。2.在空白文件上加盖审批专用章的。3.未经批准擅自携带审批专用章外出使用的。4.私自刻制、伪造、变造审批专用章的。5.其他违反审批专用章管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予批评教育，并责令其立即整改。2.对于多次违规或情节严重的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分；如造成公司经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机