XX橡塑模具有限公司档案管理员岗位说明书

——XX橡塑模具有限公司档案管理员岗位说明书一、岗位基本信息1.岗位名称：档案管理员2.所属部门：行政管理部3.直接上级：行政管理部长4.岗位定位：负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、利用及销毁等全流程管理，搭建信息化档案管理体系，监督指导各部门档案管理工作，协助处理相关来访事宜，保障档案资源安全、规范、高效利用，为公司生产经营、管理决策提供档案支撑。二、核心工作职责1.档案制度建设：建立健全公司档案管理制度、档案借阅制度及查档制度，结合橡塑模具行业特点（重点规范公文、科技档案、财务档案），落实各项档案管理工作措施，确保档案管理有章可循、合规规范。2.档案收集归档：定期收缴公司各部门需立卷、归档的文件资料，规范办理各类档案的收集、整理、立卷、归档工作，做到分类清晰、装订规范，确保档案安全、完好无损。3.档案分类登记：认真做好档案分类登记工作，结合公司档案类型（公文、科技、财务等），科学合理划分档案类别，明确登记规范，便于后续查找、调用。4.档案管理指导：对公司各部门档案管理工作进行监督、指导，规范各部门档案收集、整理、存放流程，提升公司整体档案管理水平。5.档案开发利用：负责档案资料的开发利用，及时响应公司管理、生产经营所需，提供档案资料查询、借阅服务，保障档案资源高效发挥作用。6.信息化档案建设：推进计算机信息化档案管理技术开发与应用，搭建公司信息化档案管理系统，实现档案电子化管理，提升档案管理效率和便捷性。7.来访协助处理：协助行政管理部长处理来信来访相关工作，做好来访登记、资料调取及反馈衔接工作。8.档案保养与销毁：按照国家档案管理相关规定及公司制度，对档案进行例行保养、日常管理，对到期档案按流程办理销毁手续，确保档案管理合规。9.临时工作：服从行政管理部长安排，高效完成其布置的其他各项工作任务；负责公司报刊杂志征订相关工作。三、岗位权责范围（一）核心权限1.档案收集归档权：负责公司各类需归档资料的收集、整理、归档工作，有权要求各部门按时提交需归档文件资料。2.档案保管权：负责公司所有归档档案的妥善保管，有权采取必要措施保障档案安全，防范档案丢失、损毁。3.档案利用管理权：负责档案开发利用管理，规范档案查询、借阅流程，有权按照制度要求管控档案使用权限。4.辅助工作权：协助处理来信来访工作，负责公司报刊杂志征订，有权对接相关单位办理征订事宜。（二）主要职责1.档案建立责任：对相关档案建立不完整、信息有误，或分类登记不规范负责。2.档案安全责任：对公司归档资料丢失、泄露，或档案损毁、损坏负责。3.履职责任：对工作中出现的其他过失、失职行为及违规违纪行为负责，承担相应的行政责任，若造成公司损失，承担相应经济责任。四、任职资格1.教育背景：具有中等教育及以上文化程度，档案管理、行政管理相关专业优先。2.培训经历：参加过公司或专业培训机构组织的文书档案管理相关培训，掌握档案管理基础方法和技能。3.工作经验：具备2年以上档案管理相关工作经验，同时拥有1年以上办公室收发文件工作经验，熟悉档案收集、归档、保管全流程。4.技能要求：（1）熟悉国家档案管理办法及公司档案管理制度，掌握档案管理核心业务知识；（2）熟练掌握计算机档案管理信息系统，能熟练操作办公软件，具备基础的档案电子化处理能力；（3）全面了解档案管理业务知识，熟悉公司生产经营情况，能精准对接各部门档案需求；（4）能合理安排工作计划，工作细致认真、富有条理性，及时、准确完成各项档案管理工作；（5）能准确把握自身职务定位和工作内容，清晰理解上级指示、意图，高效落实布置的工作任务；（6）学习能力强，能快速理解和掌握档案管理相关新知识、新方法，接受过专业档案培训者优先；（7）保密意识强，坚