见章跟章审批制度

PAGE见章跟章审批制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本见章跟章审批制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。（三）基本原则1.依法依规原则：印章使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.谨慎审批原则：对印章使用申请进行严格审核，确保使用用途合法合规。3.见章跟章原则：印章使用过程中，必须有专人见证印章加盖过程，确保印章使用的真实性和准确性。二、印章管理职责（一）印章管理部门公司设立专门的印章管理部门，负责印章的日常保管、使用登记、维护保养等工作。印章管理部门应指定专人负责印章管理工作，确保印章管理工作的连续性和稳定性。（二）印章使用部门各印章使用部门负责本部门印章使用申请的提交，并对印章使用的真实性、合法性负责。印章使用部门应指定专人作为印章使用申请人，负责与印章管理部门沟通协调印章使用事宜。（三）审批部门根据印章使用的性质和用途，确定相应的审批部门。一般情况下，涉及公司重大决策、合同签订、资金支付等重要事项的印章使用，需经公司高层领导审批；涉及部门日常业务的印章使用，需经部门负责人审批。三、印章保管（一）保管方式印章应存放在安全可靠的保险柜或专用印章保管箱内，并设置专人负责保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管。（二）保管环境印章保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件，确保印章安全。同时，应定期对印章保管场所进行检查，确保保管环境符合要求。（三）印章交接印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况等进行逐一核对，并填写印章交接清单。交接清单应一式三份，由交接双方和监交人签字确认后，分别留存。四、印章使用申请（一）申请流程及所需材料1.印章使用申请人应填写《印章使用申请表》，详细注明印章使用的事由、用途、使用时间、使用部门等信息。2.同时，应根据印章使用的具体情况，提供相关的证明材料，如合同文本、文件、审批文件等。3.《印章使用申请表》应按照规定的格式填写，内容应真实、准确、完整。（二）申请审批流程1.印章使用申请人将填写完整的《印章使用申请表》及相关证明材料提交至本部门负责人进行初审。2.部门负责人对申请事项进行审核，确认申请事项的真实性、合法性和必要性后，在《印章使用申请表》上签署意见并签字。3.初审通过后，印章使用申请人将《印章使用申请表》及相关证明材料提交至相应的审批部门进行审批。4.审批部门根据印章使用的性质和用途，按照规定的审批权限进行审批。审批通过后，在《印章使用申请表》上签署意见并签字。5.对于涉及公司重大决策、合同签订、资金支付等重要事项的印章使用，需经公司高层领导审批。公司高层领导审批通过后，在《印章使用申请表》上签署意见并签字。（三）特殊情况处理如遇紧急情况需要立即使用印章，无法按照正常审批流程进行申请时，印章使用申请人应电话或口头向本部门负责人和相应的审批部门说明情况，并在事后及时补办申请手续。五、见章跟章操作流程（一）见证人员安排1.印章管理部门应根据印章使用申请的具体情况，安排专人作为见证人员。见证人员应具备责任心强、熟悉印章使用流程等条件。2.见证人员应全程见证印章加盖过程，不得中途离开或委托他人代为见证。（二）见证流程1.在印章使用现场，见证人员应首先核对《印章使用申请表》及相关证明材料的真实性和完整性。2.确认无误后，见证人员监督印章保管人员取出印章，并按照规定的用途和位置加盖印章。3.加盖印章过程中，见证人员应仔细观察印章加盖的情况，确保印章加盖清晰、完整，无遗漏、模糊等情况。4.印章加盖完成后，见证人员应在《印章使用申请表》上注明见证情况，并签字确认。（三）记录与存档1.印章管理部门应建立印章使用台账，对每一次印章使用的申请时间、审批情况、使用时间、使用事由、见证人员等信息进行详细记录。2.同时，应将《印章使用申请表》及相关证明材料等文件进行整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。六、印章使用监督与检查（一）内部监督机制1.公司内部审计部门应定期对印章使用情况进行审计检查，重点检查印章使用是否符合规定流程、审批手续是否齐全合规、印章使用记录是否完整准确等。2.对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。（二）违规处理措施1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。（三）定期检查与评估1.印章管理部门应定期对印章的保管情况、使用情况等进行自查，确保印章管理工作规范有序。2.公司应定期对本制度的执行情况进行评估，根据评估结果及时调整和完善制度内容，确保制度的有效性和适应性。七、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等需要更换新印章的。3.其他需要停用印章的情形。（二）停用流程1.印章管理部门应及时通知各印章使用部门印章停用的情况，并收回停用的印章。2.对于停用的印章，印章管理部门应进行登记造册，注明停用时间、原因等信息。（三）销毁程序1.经公司领导批准后，印章管理部门负责组织对停用的印章进行销毁。2.销毁印章时，应采用适当的方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。3.销毁记录应包括印章名称、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，并与印章使用台账等文件一并存档。八、附则