建筑合同签订及审批制度

PAGE建筑合同签订及审批制度一、总则1.目的为加强公司建筑合同管理，规范合同签订及审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目相关合同的签订及审批管理。3.基本原则依法合规原则：合同签订及审批必须遵守国家法律法规及行业标准，确保合同合法有效。审慎严谨原则：在签订合同前，应对合同条款进行全面、细致的审查，充分评估风险，审慎决策。权责明确原则：明确合同签订及审批各环节的责任主体，确保责任落实到人。全程管控原则：对合同签订及履行全过程进行监控，及时发现和解决问题。二、合同签订流程1.合同立项项目负责人根据项目需求，提出合同立项申请，填写《建筑合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况，包括项目名称、内容、金额、对方单位等。申请表经部门负责人审核后，提交至公司合同管理部门。合同管理部门对立项申请进行初步审查，重点审查项目的必要性、可行性以及资金来源等。2.合同起草合同管理部门根据立项申请，指定专人负责合同起草工作。起草人员应依据项目实际情况，参照相关法律法规、行业标准及公司示范文本，拟定合同条款。合同条款应明确双方的权利义务、工程内容、质量标准、工期要求、价款支付方式、违约责任等关键内容，确保条款完整、准确、清晰，避免歧义。3.合同审核合同起草完成后，由合同管理部门组织相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、技术部门等。法务部门重点审查合同的合法性、合规性，防范法律风险；财务部门审核合同价款支付方式、结算条款等，确保公司资金安全；技术部门对合同涉及的技术条款进行审核，保证工程技术要求明确、合理。各审核部门应在规定时间内完成审核，并出具书面审核意见。合同管理部门汇总各审核意见，反馈给起草人员进行修改完善。4.合同谈判对于重大、复杂的建筑合同，在合同审核通过后，由公司分管领导或项目负责人牵头，组织相关人员与对方进行合同谈判。谈判人员应熟悉合同条款，明确谈判目标，在维护公司利益的前提下，争取有利的合同条件。谈判过程中应做好记录，形成《合同谈判纪要》。5.合同签订合同经审核、谈判通过后，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订合同。签订合同前，应仔细核对合同文本与审核通过的版本是否一致，确保签字盖章手续齐全。合同签订后，合同管理部门应及时将合同原件进行归档，并按照规定进行编号、登记，建立合同台账，以便跟踪管理。三、合同审批流程1.初审合同承办部门负责人对合同文本及相关资料进行初审，重点审查合同内容是否符合部门业务要求、条款是否完整准确、风险是否可控等。初审通过后，在合同审批表上签署意见，并提交至公司合同管理部门。2.复审合同管理部门收到初审后的合同审批表及相关资料后，对合同进行复审。复审内容包括合同立项的合规性、审核意见的落实情况、合同格式的规范性等。复审通过后，合同管理部门负责人在合同审批表上签署意见，并提交至分管领导审批。3.终审分管领导对合同进行终审，重点审查合同的必要性、可行性、风险评估以及对公司整体利益的影响等。终审通过后，分管领导在合同审批表上签署意见。对于重大合同，需提交公司总经理办公会审议通过后，由总经理签署审批意见。4.审批意见反馈合同审批过程中，如发现问题或需要补充完善的内容，审批部门应及时将意见反馈给合同承办部门。合同承办部门应根据审批意见进行修改，并重新提交审批。合同审批通过后，合同承办部门应将审批表及相关资料作为合同附件一并归档保存，以备查阅。四、合同履行管理1.合同交底合同签订后，合同承办部门应及时组织相关人员进行合同交底，将合同主要内容传达给项目实施团队、财务部门、法务部门等相关部门，确保各部门了解合同要求，明确工作职责。合同交底应形成书面记录，由参与交底人员签字确认。2.进度跟踪项目实施团队应按照合同约定的工期要求，制定详细的项目进度计划，并定期对项目进度进行跟踪检查。合同管理部门应建立合同履行进度台账，及时掌握合同履行情况，对进度滞后的项目进行预警，并督促相关部门采取措施加以解决。3.质量监控项目实施过程中，应严格按照合同约定的质量标准进行施工和管理。质量部门应定期对工程质量进行检查，确保工程质量符合要求。如发现质量问题，应及时要求责任方进行整改，整改情况应记录在案。对于因质量问题导致的损失，按照合同约定追究责任方的责任。4.价款支付财务部门应根据合同约定的价款支付方式和时间节点，审核相关付款申请。付款申请应附合同执行情况说明、验收报告等相关资料。经审核无误后，按照公司资金审批流程办理付款手续。付款过程中应严格控制资金流向，确保资金安全。5.变更管理如合同履行过程中需要变更合同内容，应按照以下程序进行：合同承办部门提出变更申请，填写《建筑合同变更申请表》，详细说明变更的原因及变更内容。变更申请经相关部门审核后，提交至合同管理部门。合同管理部门组织相关部门对变更事项进行评估，重点审查变更对合同价款、工期、质量等方面的影响。变更申请经公司审批通过后，签订补充协议或变更合同文本，并按照合同签订及审批流程进行管理。五、合同风险管理1.风险识别合同管理部门应定期组织相关部门对合同履行过程中的风险进行识别和评估。风险识别应涵盖合同签订前、履行过程中以及合同终止后的各个环节。重点关注合同主体资格风险、合同条款风险、履约风险、变更风险、结算风险等。2.风险评估根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。风险评估可采用定性与定量相结合的方法，确定风险等级。对于高风险合同，应制定专项应对措施，加强监控和管理。3.风险应对根据风险评估结果，采取相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险减轻、风险转移、风险接受等。对于重大风险，应及时向公司领导汇报，并组织相关部门研究制定应对方案，确保公司利益不受损失。六、合同档案管理1.档案收集合同签订及履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、审批表、谈判纪要、补充协议、变更申请、验收报告、付款凭证等，均应及时收集整理。合同承办部门负责本部门合同档案的收集工作，并定期移交至公司合同管理部门。2.档案整理合同管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、项目名称、时间顺序等进行分类编号，确保档案资料整齐、有序。对合同档案中的文件资料进行扫描或复印，形成电子档案和纸质档案，便于查阅和保存。3.档案保管合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，并配备必要的防火、防潮、防虫等设施。电子档案应存储于安全可靠的服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。如需复印档案资料，应经合同管理部门负责人同意，并登记备案。5.档案销毁合同档案超过保管期限或已无保存价值的，由合同管理部门提出销毁申请，填写《合同档案销毁申请表》，经公司领导批准后，按照规定进行销毁。档案销毁应指定专人负责，销毁过程应进行记录，确保档案销毁彻底、安全。七、监督与考核1.监督检查公司审计部门定期对合同签订及审批制度的执行情况进行监督检查，重点检查合同签订流程是否规范、审批意见是否落实、合同履行是否符合约定等。对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.考核评价公司建立合同管理考核评价机制，对合同承办部门及相关人员的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订质量