工会主席审批报销制度

PAGE工会主席审批报销制度一、总则（一）目的为加强公司工会财务管理，规范工会经费报销行为，确保工会经费合理使用，保障工会各项工作的顺利开展，根据《中华人民共和国工会法》、《中国工会章程》以及相关财务法规，结合本公司实际情况，特制定本审批报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会全体成员，包括工会工作人员、工会会员以及因工会工作需要发生费用支出的相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：工会经费的使用必须符合国家法律法规和工会相关规定，确保经费支出合法合规。2.合理性原则：各项费用支出应与工会工作实际需要相关，具有合理的目的和用途，避免不必要的开支。3.真实性原则：报销凭证必须真实、准确、完整地反映经济业务发生的实际情况，不得弄虚作假。4.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行报销审批，确保审批环节严谨、公正、透明。二、经费来源与使用范围（一）经费来源1.会员缴纳的会费：按照会员月工资收入的一定比例缴纳。2.企业行政拨缴的经费：根据国家规定，企业按照全部职工工资总额的一定比例向工会拨缴经费。3.工会所属的企业、事业单位上缴的收入：工会依法兴办的企业、事业单位，按照规定上缴的收入。4.人民政府的补助：各级人民政府对工会的补助款项。5.其他收入：如接受的捐赠、利息收入等。（二）使用范围1.职工活动支出职工教育活动：包括工会举办的政治、文化、科技、业务等各种知识培训和讲座，职工技能竞赛、岗位练兵等活动的费用。文体活动：如职工运动会、文艺演出、各类球类比赛及其他文体活动的组织、开展费用，包括场地租赁、器材购置、奖品设置等。宣传活动：工会开展的形势政策宣传、先进模范事迹宣传、企业文化建设等方面的费用，如制作宣传资料、举办宣传栏等。其他活动：职工集体福利事业补助，如职工生日慰问、节日慰问、困难职工帮扶等活动费用。2.维权支出劳动关系协调费：用于开展集体协商、签订集体合同、劳动争议调解等工作的费用，包括聘请律师、专家咨询等支出。劳动保护费：为职工购买劳动保护用品、防暑降温用品等费用，以及开展劳动安全卫生宣传教育活动的费用。法律援助费：为工会会员提供法律咨询、法律援助等服务的费用。困难职工帮扶费：对困难职工、下岗失业人员、离退休人员等进行生活救助、医疗救助、子女教育救助等方面的费用。送温暖费：在职工遇到突发事件、自然灾害等特殊情况时，开展送温暖活动的费用。3.业务支出培训学习费：工会工作人员参加各类业务培训、学习交流活动的费用，包括培训学费、差旅费等。会议费：召开工会会员大会、委员会会议、工作会议等的费用，包括场地租赁、资料印刷、会议用餐等。专项业务费：开展工会特色工作、重点项目等专项业务所需的费用，如工会组建、会员发展、会员管理等方面的费用。外事费：工会开展对外交流、合作活动的费用，包括出国（境）考察、访问、参加国际会议等的费用。4.资本性支出办公设备购置：购置办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备的费用。专用设备购置：为开展工会工作购置的专用设备，如文体活动器材、宣传设备、劳动保护检测设备等的费用。房屋建筑物购建：工会办公场所的新建、改建、扩建等费用。大型修缮：对工会办公场所、活动场地等进行大型修缮的费用。5.其他支出上缴经费支出：按照规定上缴上级工会的经费。财务费用：工会经费在银行存款产生的利息收入、手续费支出等。补助下级支出：对下级工会的经费补助。其他：不属于以上支出范围的其他必要支出，需经工会委员会集体研究决定。三、报销流程（一）费用发生费用发生后，经办人应及时取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据、报销单等，并在凭证上注明费用发生的日期、事由、金额等详细信息。原始凭证应符合以下要求：1.真实性：凭证必须真实反映经济业务的实际情况，不得伪造、篡改。2.合法性：凭证应符合国家法律法规和财务制度的规定，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或收款单位公章。3.完整性：凭证内容应填写完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。4.关联性：凭证应与费用支出的实际用途相关，能够证明费用支出的合理性。（二）填写报销单经办人根据原始凭证填写报销单，报销单应包括以下内容：1.报销日期：填写实际报销的日期。2.报销部门：填写费用发生所在的部门或工会小组。3.报销事由：简要说明费用支出的原因和用途。4.金额：填写各项费用的具体金额，包括大写和小写。5.附件张数：注明所附原始凭证及其他相关资料的张数。6.经办人签名：由费用发生的经办人签名确认。（三）部门负责人审核报销单填写完毕后，经办人将报销单及原始凭证提交给所在部门负责人进行审核。部门负责人应根据本部门的实际工作情况，对费用支出的真实性、合理性进行审核，并在报销单上签署审核意见。审核内容包括：1.费用是否与本部门工作相关：判断费用支出是否属于本部门工作职责范围内的事项。2.支出金额是否合理：根据实际情况评估费用支出的金额是否符合市场行情和公司规定。3.凭证是否齐全、合规：检查原始凭证是否真实、合法、完整，是否符合财务制度的要求。如部门负责人认为费用支出不合理或凭证不符合要求，应退回经办人并说明理由，要求经办人补充或更正相关资料。（四）工会主席审批经部门负责人审核通过的报销单，由经办人提交给工会主席进行审批。工会主席应从工会整体工作和经费使用的角度，对报销事项进行全面审查，重点关注以下方面：1.是否符合工会经费使用范围：确保费用支出属于工会经费可列支的项目。2.经费预算情况：检查该费用是否在工会经费预算范围内，如超出预算，需评估是否有必要支出以及是否履行了预算调整程序。3.审批权限：根据公司规定和工会内部管理要求，确定该费用是否在工会主席的审批权限内。工会主席在审批报销单时，应签署明确的审批意见，如“同意报销”、“不同意报销，原因如下……”等，并签名确认。（五）财务审核报销单经工会主席审批通过后，提交给工会财务人员进行审核。财务人员主要负责对报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核，具体内容包括：1.发票真伪及合规性：通过税务系统等渠道核实发票的真实性，检查发票是否符合税务规定，如发票开具是否规范、税率是否正确等。2.报销金额计算：核对报销单上填写的金额与原始凭证金额是否一致，计算是否准确。3.报销流程完整性：检查报销单是否经过了部门负责人和工会主席的审批，审批手续是否齐全。财务人员审核无误后，在报销单上签署审核意见，并加盖财务专用章。（六）报销支付财务人员根据审核通过的报销单，按照公司财务制度的规定进行报销支付。报销支付方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等方式。如采用银行转账方式，财务人员应确保收款账户信息准确无误，将报销款项及时足额地支付到经办人或收款单位账户。如采用现金支付，应按照现金管理规定办理相关手续，确保现金支付的安全和合规。四、审批权限（一）工会主席审批权限1.单次报销金额在[X]元以下的费用支出，由工会主席审批。2.属于工会日常工作范围内的常规费用支出，且在年度预算安排内的，工会主席有权审批。3.涉及职工福利、慰问等费用支出，在规定标准和额度内的，由工会主席审批。（二）重大事项集体决策1.单次报销金额超过[X]元的费用支出，需提交工会委员会集体研究决定。工会委员会应召开会议，对报销事项进行充分讨论，根据多数委员的意见形成决议后，由工会主席签署审批意见。2.对于工会重大项目支出、涉及工会发展战略等重要事项的费用支出，无论金额大小，均需经工会委员会集体审议通过，并报上级工会备案。五、报销凭证要求（一）发票1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写齐全，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额等。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，与销售方名称一致。3.发票如有涂改、挖补、刮擦等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。（二）收据1.行政事业性收费收据必须是由财政部门统一印制的正规收据，收据内容应填写齐全，包括收据名称、收据号码、开票日期、收款单位名称、交款单位名称、收费项目、金额等。2.收据应加盖收款单位财务专用章或收款单位公章，印章应清晰、完整，与收款单位名称一致。3.非财政部门监制的收据不得作为报销凭证，但在某些特定情况下，如支付给个人的小额劳务报酬等，可使用自制的收款收据，但需注明收款事由、金额、收款人签名等信息，并经工会主席审批同意。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他报销凭证如火车票、飞机票、船票、住宿发票、餐饮发票等，应符合国家法律法规和财务制度的规定，凭证内容应真实、准确、完整。2.对于一些特殊业务，如支付给境外单位或个人的费用，如无法取得发票，可凭合同、协议、支付凭证等相关资料作为报销依据，但需经工会主席审批同意，并说明原因。（四）报销凭证粘贴要求1.报销凭证应按照类别和金额大小依次粘贴在报销单后面，同类凭证应粘贴在一起，如发票粘贴在一起，收据粘贴在一起等。2.粘贴凭证时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉、回形针等，确保凭证粘贴牢固、平整，便于查阅和审核。3.凭证粘贴应整齐有序，不得超出报销单的范围，不得遮挡报销单上的填写内容。六、报销时间规定（一）日常报销1.经办人应在费用发生后的[X]个工作日内填写报销单，并提交相关审批。如遇特殊情况无法及时报销的，应向工会主席说明原因，并在事由结束后的[X]个工作日内完成报销手续，但最长不得超过[X]个月。2.部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，并提交工会主席审批。3.工会主席应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批。4.财务人员应在报销单审批通过后的[X]个工作日内完成报销支付。（二）定期报销1.工会可根据实际情况，设定定期报销时间，如每月的[X]日至[X]日为集中报销时间。2.经办人应在定期报销时间内将符合报销要求的报销单及原始凭证提交给工会财务人员，财务人员应在规定时间内完成审核、支付等工作。七、监督与检查（一）内部监督1.工会财务人员应定期对工会经费的收支情况进行检查，核对账目，确保经费收支准确无误。2.工会委员会应定期对工会经费的使用情况进行审查，检查经费支出是否符合规定的使用范围和审批程序，是否存在不合理支出或浪费现象。3.工会会员有权对工会经费的使用情况进行监督，如发现