对外宣传保密审批制度

PAGE对外宣传保密审批制度一、总则（一）目的为加强公司对外宣传活动中的保密管理，确保公司商业秘密、敏感信息等不被泄露，维护公司的合法权益和良好形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在参与对外宣传活动时的保密审批工作。包括但不限于新闻发布、广告宣传、产品推广、参加展会、接受媒体采访、与外部机构合作开展宣传项目等各类涉及公司信息向外部公开的活动。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规以及行业相关保密规定，确保对外宣传活动在合法合规的框架内进行。2.最小化原则在对外宣传过程中，遵循最小化信息披露原则，只提供必要且经过审批的信息，避免过度披露公司保密信息。3.审批前置原则所有对外宣传活动必须事先经过保密审批，未经批准不得擅自对外发布任何涉及公司的信息。二、保密信息范围（一）商业秘密1.公司的技术秘密，如产品研发技术、工艺流程、技术诀窍等。2.经营秘密，包括客户信息、销售渠道、市场策略、财务数据等。3.管理秘密，如内部管理制度、组织架构、决策程序等。（二）敏感信息1.尚未公开的公司重大决策、战略规划。2.涉及公司知识产权纠纷、法律诉讼等方面的信息。3.可能对公司声誉、形象产生重大影响的内部事件或信息。（三）其他需要保密的信息根据公司实际情况，经公司保密委员会认定需要保密的其他信息。三、审批流程（一）宣传项目发起1.各部门或员工因工作需要开展对外宣传活动时，应首先填写《对外宣传保密审批申请表》，详细说明宣传活动的背景、目的、内容、时间、地点、参与人员、宣传渠道等信息。2.明确拟对外披露的信息内容，对于涉及保密信息的部分，应进行重点标注，并说明是否有替代表述或采取保密措施的计划。（二）部门初审1.申请表提交至所在部门负责人，部门负责人应对宣传活动的必要性、合规性以及信息披露的合理性进行初步审核。2.重点审查宣传内容是否符合公司整体战略和利益，是否可能导致公司保密信息泄露，是否有潜在的法律风险等。3.部门负责人审核通过后，在申请表上签署意见并加盖部门公章，将申请表提交至公司保密管理部门。（三）保密管理部门审核1.公司保密管理部门收到申请表后，对拟披露的保密信息进行严格审查。2.根据保密信息范围的界定标准，判断宣传内容中涉及的信息是否属于保密信息范畴。3.对于涉及重要保密信息的宣传活动，保密管理部门可组织相关专家或专业人员进行评估，确保信息披露的安全性。4.审核通过后，保密管理部门负责人在申请表上签署意见，提交至公司分管领导审批。（四）分管领导审批1.公司分管领导对对外宣传保密审批申请进行全面审批。2.综合考虑公司利益、宣传效果、保密风险等因素，做出最终审批决定。3.如审批通过，分管领导在申请表上签署同意意见；如审批不通过，应明确指出原因，并要求申请部门或员工进行修改完善后重新提交审批。（五）特殊情况处理对于紧急情况下需要立即进行对外宣传且无法按照正常审批流程进行的，申请部门或员工应向公司保密管理部门和分管领导说明情况，经同意后可先行开展宣传活动，但事后必须及时补办审批手续。四、保密措施要求（一）信息脱敏处理1.对于必须对外披露的保密信息，应进行脱敏处理，去除或替换敏感数据、关键信息等，确保信息在不泄露核心机密的前提下能够满足宣传需求。2.例如，对于客户名单，可隐去客户的具体联系方式、详细地址等敏感信息；对于财务数据，可进行数据汇总、比例展示等方式进行脱敏。（二）签订保密协议1.与参与对外宣传活动的外部合作机构、媒体、个人等签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。2.保密协议应包括保密信息的范围、保密期限、违约责任等条款，确保外部合作方严格遵守保密规定。（三）宣传材料管理1.对对外宣传使用的数据、资料、图片、视频等各类宣传材料进行严格管理。2.宣传材料应按照保密级别进行分类存放，明确保管责任人，并采取相应的物理安全措施，如加密存储、限制访问权限等。3.在宣传材料的分发、使用过程中，要进行详细登记，确保材料的流向可追溯，防止丢失或被不当使用导致保密信息泄露。（四）人员培训与教育1.加强对参与对外宣传活动人员的保密培训与教育，提高其保密意识和技能。2.培训内容应包括保密法律法规、公司保密制度、保密信息范围、保密措施要求等方面，确保相关人员熟悉保密工作流程和要求。3.定期组织保密知识考核，对考核不合格的人员不得参与对外宣传活动。五、监督与检查（一）内部监督1.公司保密管理部门负责对对外宣传活动中的保密工作进行日常监督检查。2.定期对宣传项目的审批执行情况、保密措施落实情况等进行抽查，发现问题及时督促整改。3.建立对外宣传保密工作台账，记录宣传活动的审批过程、保密措施执行情况、监督检查结果等信息，以便进行跟踪和管理。（二）违规处理1.对于违反本制度，在对外宣传活动中未履行保密审批程序或未采取有效保密措施导致公司保密信息泄露的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.纪律处分包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。同时，对于因泄密行为给公司造成经济损失的，公司将依法要求其承担赔偿责任。3.构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责任。（三）外部反馈处理1.关注外部机构、媒体、公众等对公司对外宣传活动的反馈信息，及时收集涉及保密信息泄露的线索。2.对于发现的外部反馈问题，要迅速进行调查核实，采取有效措施进行处理，并及时向公司保密管理部门和相关领导汇