对外合同审批制度规定

PAGE对外合同审批制度规定一、总则（一）目的为加强公司对外合同管理，规范合同审批流程，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司与外部单位或个人签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行应遵守国家法律法规、行业标准及公司内部规章制度。2.审慎严谨原则在合同签订前，应对合同相对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和评估，审慎审查合同条款，确保合同内容合法、合理、明确。3.职责清晰原则明确各部门在合同审批过程中的职责分工，确保审批流程顺畅、高效。4.全程管控原则对合同的签订、履行、变更、终止等全过程进行跟踪和管理，及时发现和解决问题。二、合同审批流程（一）合同承办部门1.合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订及履行等工作。2.在签订合同前，承办部门应指定专人对合同相对方进行尽职调查，内容包括但不限于：主体资格：核实对方的营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关证件的真实性、有效性。信用状况：查询对方的信用记录，了解其是否存在违约、涉诉等不良信用行为。履约能力：评估对方的生产经营状况、财务状况、技术能力等，判断其是否具备履行合同的能力。3.承办部门应根据尽职调查结果，起草合同文本。合同文本应包括但不限于以下内容：合同双方的基本信息，如名称、地址、联系方式等。合同标的，明确合同所涉及的货物、服务、技术等具体内容。数量、质量、规格、型号等要求。价格及付款方式、付款期限。履行期限、地点和方式。违约责任及争议解决方式。其他双方约定的条款。4.合同起草完毕后，承办部门应组织相关人员对合同文本进行审核，审核内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性等。审核通过后，承办部门将合同文本及相关资料提交至合同审批部门。（二）合同审批部门1.合同审批部门根据合同的性质、金额等因素确定审批流程及审批人员。2.审批人员应认真审查合同文本及相关资料，重点关注以下内容：合同条款是否符合法律法规及公司内部规定。合同风险评估是否准确，应对措施是否得当。合同双方的权利义务是否对等。合同价格是否合理，付款方式是否有利于公司资金周转。合同履行期限、地点和方式是否明确、可行。违约责任是否清晰合理，争议解决方式是否有效。3.审批人员应在规定的时间内完成审批工作，并签署审批意见。审批意见分为同意、不同意、补充修改等。（三）合同签订1.经审批同意的合同，由承办部门与合同相对方签订。签订合同应使用公司统一的合同文本，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订过程中，应确保合同双方的签字、盖章真实有效，合同份数应满足公司存档及履行需要。3.合同签订后，承办部门应及时将合同副本提交至公司相关部门存档，并存档合同审批过程中的相关资料。（四）合同履行1.合同承办部门负责合同的履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求履行合同义务。2.在合同履行过程中，如发现合同相对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，承办部门应及时采取措施，并向公司相关部门报告。3.合同履行过程中涉及的变更、解除等事项，应按照本制度规定的审批流程进行审批。三、各部门职责（一）合同承办部门职责1.负责合同的起草、谈判、签订及履行等具体工作。2.对合同相对方进行尽职调查，提供相关资料。3.组织相关人员对合同文本进行审核。4.按照合同审批意见修改完善合同文本，并负责合同的签订及履行。5.及时向公司相关部门报告合同履行过程中的问题及情况。（二）合同审批部门职责1.根据合同性质、金额等确定审批流程及审批人员。2.对合同文本及相关资料进行审查，提出审批意见。3.协调解决合同审批过程中的问题。（三）财务部门职责1.参与合同审批，对合同价格、付款方式、付款期限等财务条款进行审核。2.负责合同执行过程中的财务核算及资金管理。3.监督合同款项的收付情况，确保公司资金安全。（四）法务部门职责1.对合同文本进行法律审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.为合同签订、履行等提供法律咨询和法律支持。3.参与处理合同纠纷及法律事务。（五）其他相关部门职责根据合同涉及的具体业务，相关部门应配合合同承办部门做好合同的起草、审核、履行等工作，提供专业意见和建议。四、合同审批标准（一）合法性标准1.合同主体合法，合同双方应具备相应的民事行为能力和经营资格。2.合同内容合法，不得违反法律法规的强制性规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.合同签订程序合法，符合公司内部规定的审批流程。（二）合理性标准1.合同条款应公平合理，合同双方的权利义务应对等。2.合同价格应合理，符合市场行情及公司利益。3.合同履行期限、地点和方式应明确、可行，具有可操作性。（三）完整性标准1.合同文本应内容完整，包括合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价格、付款方式、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等必要条款。2.合同附件应齐全，如相关技术文件、图纸、清单等，与合同正文具有同等法律效力。（四）风险可控标准1.对合同履行过程中可能出现的风险进行充分评估，如市场风险、信用风险、法律风险等。2.针对风险评估结果，制定相应的风险应对措施，确保合同风险可控。五、合同审批权限（一）一般合同审批权限1.合同金额在[X]万元以下的一般合同，由合同承办部门负责人审核后，报分管领导审批。2.分管领导应在收到合同文本及相关资料后的[X]个工作日内完成审批工作。（二）重大合同审批权限1.合同金额在[X]万元以上（含[X]万元）的重大合同，由合同承办部门负责人审核后，报分管领导审核，再提交总经理审批。2.总经理应在收到合同文本及相关资料后的[X]个工作日内完成审批工作。（三）特殊合同审批权限对于涉及公司重大利益、复杂法律关系或特殊行业规定的合同，除按照上述审批权限进行审批外，还应提交公司董事会或股东会审议通过。六、合同变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，应由合同承办部门提出书面申请，说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.合同变更申请应按照合同审批流程进行审批，经审批同意后，方可签订合同变更协议。3.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同承办部门应及时提出书面申请，说明解除合同的原因及依据。2.合同解除申请应按照合同审批流程进行审批，经审批同意后，方可办理合同解除手续。3.合同解除后，合同双方应按照约定办理结算、清理等手续，确保双方权利义务的终止。七、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.合同承办部门应在合同履行过程中密切关注合同相对方的履行情况，及时发现并解决可能出现的问题，预防合同纠纷的发生。2.加强与合同相对方的沟通与协调，及时了解对方的需求和意见，避免因误解或沟通不畅导致合同纠纷。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，合同承办部门应及时向公司相关部门报告，并提供相关资料。2.公司应根据纠纷的性质和情况，组织法务部门、财务部门等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.纠纷处理方案应明确处理目标、处理措施、责任人员等，确保纠纷得到妥善解决。4.在纠纷处理过程中，应积极收集证据，维护公司合法权益。如涉及诉讼或仲裁，应按照法律程序委托专业律师代理。八、合同档案管理（一）档案收集1.合同承办部门应在合同签订后及时将合同副本及相关资料提交至公司档案管理部门存档。2.合同相关资料包括但不限于合同审批表、尽职调查报告、合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等。（二）档案整理1.档案管理部门应按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.合同档案应建立电子档案和纸质档案，确保档案的完整性和可查阅性。（三）档案保管1.档案管理部门应妥善保管合同档案，确保档案的安全和完整。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司内部规定执行，一般为[X]年。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查