吉林省报销审批制度

PAGE吉林省报销审批制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销审批流程，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉林省范围内公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及因工作需要临时借调或参与项目的人员。（三）基本原则1.合法性原则：报销审批必须严格遵守国家法律法规和吉林省相关财务规定，确保每一笔费用支出都具有合法依据。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确、完整地反映经济业务的实际发生情况，不得弄虚作假。3.合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理的商业目的，杜绝不合理的开支。4.审批流程规范原则：明确各层级审批权限和流程，确保报销审批过程严谨、有序，提高工作效率。二、报销类别及相关规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指员工因公务需要临时到吉林省以外地区出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。2.报销标准城市间交通费：根据出差的实际情况，按照公司规定的交通工具等级乘坐相应交通工具，凭有效票据报销。如因特殊情况需要乘坐高于规定等级交通工具的，需提前经上级领导批准。住宿费：根据出差目的地的不同，分为不同的住宿标准档次。员工应在标准范围内选择安全、卫生、便捷的住宿场所，并提供正规发票报销。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准包干使用。市内交通费：根据实际出差天数，按照一定标准给予补贴，不再报销市内出租车等其他交通费用。3.报销流程员工出差前填写《吉林省差旅费报销申请表》，详细注明出差事由、地点、时间、预计费用等信息，经部门负责人审核同意后提交财务部门备案。出差结束后，员工应在规定时间内整理好相关报销凭证，包括机票、车票、住宿发票、餐饮发票等，按照费用类别分别粘贴在报销单上，并填写《吉林省差旅费报销单》。部门负责人对报销凭证的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交财务部门。财务部门对报销凭证进行审核，核对报销标准、金额计算等是否准确无误。如发现问题，及时与报销人沟通核实。审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门予以报销。（二）业务招待费1.定义：业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等方面的支出。2.报销标准业务招待应遵循必要性、合理性和适度性原则，严格控制招待费用支出。招待费用应根据业务性质和重要程度合理安排，单次招待费用不得超过规定限额，并提前填写《吉林省业务招待费申请表》，详细说明招待事由、对象、预计费用等，经部门负责人审核、公司领导批准后方可进行。报销业务招待费时必须提供真实、有效的发票及消费清单，发票内容应详细注明招待项目、时间、地点等信息。礼品类招待需附礼品清单，注明礼品名称、数量、单价等。3.报销流程在招待活动结束后，经办人应及时整理报销凭证，填写《吉林省业务招待费报销单》，并附上经批准的《吉林省业务招待费申请表》。部门负责人对业务招待费的真实性、必要性进行审核，签字确认后提交财务部门。财务部门对报销凭证进行审核，重点审核招待标准是否符合规定、发票及清单是否齐全合规等。审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门予以报销。（三）办公用品及低值易耗品采购1.定义：办公用品是指公司日常办公所需的各类文具、纸张、耗材等；低值易耗品是指单位价值较低、使用期限较短的办公设备及用品，如办公桌椅、文件柜、计算器等。2.采购流程各部门根据实际工作需要，定期编制办公用品及低值易耗品采购计划，填写《吉林省办公用品及低值易耗品采购申请表》，注明采购物品名称、规格、数量、预算金额等信息，经部门负责人审核后提交行政部门。行政部门汇总各部门采购计划，结合库存情况进行综合平衡，制定统一的采购清单，并报公司领导审批。行政部门按照审批后的采购清单进行集中采购，优先选择与公司建立长期合作关系、信誉良好的供应商。采购过程中应严格遵循采购相关规定，确保采购物品的质量和价格合理。采购完成后，行政部门负责组织验收，检查采购物品的数量、规格、质量等是否与采购清单一致。验收合格后，办理入库手续，并填写《吉林省办公用品及低值易耗品入库单》。3.报销流程经办人凭有效的采购发票、入库单及采购申请表等原始凭证，填写《吉林省办公用品及低值易耗品报销单》。部门负责人对报销凭证的真实性、合理性进行审核，确认采购物品确实用于本部门办公需要后签字。行政部门对采购情况进行复核，核实采购流程是否合规、采购物品是否已入库等，签字后提交财务部门。财务部门对报销凭证进行审核，审核发票的真实性、合法性以及金额计算的准确性等。审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门予以报销。（四）通讯费1.定义：通讯费是指员工因工作需要使用公司规定的通讯工具所产生的费用，包括手机话费、网络费用等。2.报销标准根据员工的工作岗位和职责，设定不同的通讯费报销标准。具体标准由公司人力资源部门会同财务部门制定，并根据实际情况适时调整。员工应选择符合公司规定的通讯运营商及套餐，并按照公司要求提供正规发票进行报销。发票抬头应为公司名称或员工个人姓名（与工资发放姓名一致）。3.报销流程员工每月按照实际发生金额整理通讯费发票，填写《吉林省通讯费报销单》。部门负责人对报销金额的合理性进行审核，签字确认后提交财务部门。财务部门对报销凭证进行审核，核对发票是否合规、报销金额是否在标准范围内等。审核通过后，报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门予以报销。三、报销审批流程（一）一般流程1.报销人准备：报销人按照本制度规定，整理好相关报销凭证，确保凭证真实、完整、合规，并填写相应的报销单。2.部门负责人审核：部门负责人对报销事项的真实性、合理性、必要性进行审核，重点审查费用支出是否与本部门业务相关、是否符合公司规定的标准和流程等。审核通过后，在报销单上签字确认。3.财务部门审核：财务部门收到报销单及相关凭证后，对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。主要审核发票是否真实有效、报销金额计算是否正确、报销项目是否符合报销标准等。如发现问题，及时与报销人沟通核实，要求补充或更正相关凭证。审核通过后，报公司领导审批。4.公司领导审批：公司领导根据财务部门的审核意见，对报销事项进行最终审批。审批通过后，报销单返回财务部门进行报销处理。（二）特殊情况处理1.超标准报销：如员工因特殊原因需要超标准报销费用的，必须提前向上级领导提交书面申请，详细说明超标准的原因及必要性，经上级领导批准后，方可按照规定流程进行报销。2.紧急事项报销：对于因紧急业务需要发生的费用，来不及按照正常流程提前申请审批的，报销人应在费用发生后及时向部门负责人和公司领导说明情况，并尽快补办相关审批手续。在补办审批手续前，财务部门暂不予报销该笔费用。四、报销凭证要求1.发票：报销必须提供正规发票，发票应具备税务监制章、发票专用章、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等完整信息。发票内容应与实际业务相符，不得开具虚假发票或与实际交易不符的发票。2.其他凭证：除发票外，根据业务需要可能还需提供其他相关凭证，如车票、机票、住宿清单、合同协议、审批文件等。这些凭证应真实、有效，能够清晰地证明业务发生的情况。3.凭证粘贴：报销凭证应按照费用类别和报销单格式要求整齐粘贴在报销单背面，不得随意折叠或粘贴不规范，确保凭证内容清晰可见，便于审核。五、报销时间规定1.员工应在费用发生后及时整理报销凭证，并在规定时间内提交报销申请。一般情况下，差旅费报销应在出差返回后[X]个工作日内提交；其他费用报销应在费用发生后的次月[X]日前提交。2.对于逾期提交的报销申请，财务部门有权拒绝受理，但因特殊原因经公司领导批准的除外。六、监督与检查1.公司财务部门定期对报销情况进行检查，重点检查报销凭证的真实性、合规性、报销流程的执行情况等。如发现违规报销行为，将按照公司相关规定进行严肃处理。2.公司审计部门不定期对报销业务进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.任何员工发现报销过程中有