合同订立审查审批制度

PAGE合同订立审查审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同订立审查审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、借款合同、技术合同、服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同订立必须遵守国家法律法规及相关行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.审慎审查原则：对合同条款进行全面、细致审查，确保合同内容合法、准确、完整，避免潜在风险。3.分级审批原则：根据合同金额、性质等因素，实行分级审批制度，确保审批流程规范、高效。4.权责明确原则：明确各部门在合同订立审查审批过程中的职责，做到责任到人。二、合同订立流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求，发起合同订立申请，填写合同申请表，详细说明合同基本信息、对方当事人情况、合同标的、价款及支付方式、履行期限及地点等内容。2.合同申请表应附相关背景资料，如项目可行性报告、合作意向书、招投标文件等。（二）初步审核1.业务部门负责人对合同申请表及相关资料进行初步审核，重点审核业务的真实性、必要性和可行性，确保合同订立符合公司业务发展战略。2.审核通过后，业务部门负责人在合同申请表上签署意见，并将申请表及相关资料提交至法务部门。（三）法务审查1.法务部门收到业务部门提交的合同申请表及相关资料后，对合同条款进行法律审查。2.审查内容包括合同主体资格、合同内容合法性、合同条款完整性、合同风险防范措施等。3.法务部门应出具书面审查意见，对合同条款存在的问题提出修改建议，并要求业务部门进行修改完善。（四）财务审核1.财务部门收到法务部门审查通过的合同申请表及相关资料后，对合同价款、支付方式、结算条款等进行财务审核。2.审核内容包括合同价款的合理性、支付方式的合规性、结算条款的可操作性等。3.财务部门应出具书面审核意见，对合同价款、支付方式等存在的问题提出修改建议，并要求业务部门进行修改完善。（五）其他部门审核根据合同性质和业务需要，涉及其他部门的，由其他部门对合同相关内容进行审核，如技术部门对技术合同进行技术审核，行政部门对租赁合同涉及的场地使用等问题进行审核等。（六）合同签订1.业务部门根据法务部门、财务部门及其他相关部门的审核意见，对合同进行修改完善后，提交至公司法定代表人或其授权代表签署。2.合同签署前，业务部门应确保合同文本一式多份，且各份合同内容一致。3.合同签署后，业务部门应及时将合同文本原件交至法务部门备案，并负责跟踪合同履行情况。三、审查审批职责（一）业务部门职责1.负责合同的发起，确保合同内容真实、准确反映业务需求。2.配合法务部门、财务部门及其他相关部门对合同进行审查，根据审核意见对合同进行修改完善。3.负责合同的履行，及时处理合同履行过程中出现的问题，并向公司相关部门汇报。4.对合同履行情况进行总结分析，提出改进建议，不断完善合同管理工作。（二）法务部门职责1.负责对合同进行法律审查，确保合同内容合法合规，防范法律风险。2.为合同订立提供法律咨询服务，解答业务部门在合同订立过程中遇到的法律问题。3.参与重大合同的谈判和起草工作，从法律角度提出专业意见和建议。4.负责合同纠纷的处理，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序，维护公司合法权益。（三）财务部门职责1.负责对合同价款、支付方式、结算条款等进行财务审核，确保合同经济条款合理、可行。2.协助业务部门制定合同财务风险防范措施，对合同履行过程中的财务情况进行监督。3.提供财务相关的专业意见和建议，参与合同谈判和起草工作，保障公司财务利益。（四）其他部门职责根据合同性质和业务需要，对合同相关内容进行审核，提出专业意见和建议，协助业务部门完善合同条款。（五）审批人员职责1.按照分级审批原则，对合同进行审批，确保审批意见客观、公正、合理。2.对合同涉及的重大事项进行决策，承担相应的审批责任。3.及时了解合同履行情况，对合同履行过程中出现的问题提出处理意见。四、审查审批内容（一）合同主体资格审查1.审查对方当事人的营业执照、经营范围、法定代表人身份证明等相关资质文件，确保对方具有合法的经营资格。2.核实对方当事人的信用状况，包括是否存在不良信用记录、涉诉情况等，防范信用风险。（二）合同内容合法性审查1.审查合同条款是否符合国家法律法规及相关行业标准，不得违反法律法规的强制性规定。检查合同是否存在违法违规的约定，确保合同的法律效力。2.对合同涉及的知识产权、商业秘密等内容进行审查，确保公司合法权益得到保护。（三）合同条款完整性审查1.审查合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款是否明确、具体，避免模糊不清或歧义。2.检查合同条款是否齐全，是否存在遗漏重要事项的情况，确保合同权利义务对等。（四）合同风险防范审查1.分析合同履行过程中可能出现的风险，如市场风险、信用风险、法律风险等，并提出相应的防范措施。2.审查合同的担保条款、保险条款等风险防范条款是否合理、有效，确保公司在合同履行过程中的风险得到有效控制。五、分级审批权限（一）小额合同审批合同金额在[X]万元以下的，由业务部门负责人审核，法务部门审查，财务部门审核后，报分管领导审批。（二）中等金额合同审批合同金额在[X]万元至[X]万元之间的，由业务部门负责人审核，法务部门审查，财务部门审核后，报分管领导审核，再报总经理审批。（三）大额合同审批合同金额在[X]万元以上的，由业务部门负责人审核，法务部门审查，财务部门审核后，报分管领导审核，总经理审核，最后报董事会审批（如涉及重大事项需经董事会决议的）。（四）特殊合同审批对于涉及公司重大利益、复杂法律关系或特殊行业规定的合同，无论合同金额大小，均需提交公司法律顾问或外聘律师进行专项审查，并报公司最高决策层审批。六、审查审批流程及时间要求（一）审查审批流程1.业务部门发起合同订立申请后，按照本制度规定的审核顺序依次提交至法务部门、财务部门及其他相关部门进行审核。2.各审核部门应在收到合同申请表及相关资料后的[X]个工作日内完成审核工作，并出具书面审核意见。3.业务部门根据审核意见对合同进行修改完善后，提交至审批人员进行审批。4.审批人员应在收到合同申请后的[X]个工作日内完成审批工作，并签署审批意见。（二）时间要求特殊规定如遇紧急情况，需要缩短审查审批时间的，业务部门应提前与相关审核部门沟通协调，并说明紧急情况的原因及预计合同履行时间。各审核部门应在业务部门要求的时间内完成审核审批工作。七、合同变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时发起合同变更申请，填写合同变更申请表，详细说明变更事项及原因。2.合同变更申请表应附相关证明材料，如双方协商一致的书面文件、补充协议等。3.合同变更申请按照合同订立审查审批流程进行审核审批，经审批通过后，方可签订合同变更协议。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时发起合同解除申请，填写合同解除申请表，说明解除合同的原因及依据。2.合同解除申请表应附相关证明材料，如解除合同的通知、对方同意解除的书面文件等。3.合同解除申请按照合同订立审查审批流程进行审核审批，经审批通过后，办理合同解除手续。（三）变更与解除后的后续事项1.合同变更或解除后，业务部门应及时通知相关部门，如财务部门、法务部门等，并对已履行的部分进行结算和清理。2.涉及合同变更或解除的相关文件、资料应妥善保管，以备后续查阅。八、合同档案管理（一）合同档案收集1.业务部门负责在合同签订后及时将合同文本原件、合同申请表、审核意见、补充协议、变更协议、解除协议等相关资料收集齐全，并移交至法务部门。2.法务部门对收集到的合同档案进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和规范性。（二）合同档案保管1.法务部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行妥善保管。2.合同档案应按照年度、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。3.定期对合同档案进行检查和清理，确保档案资料的安全和完整。（三）合同档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写合同档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等，并经所在部门负责人批准。2.法务部门根据批准的查阅申请表，提供相应的合同档案资料，并做好查阅登记工作。3.查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改合同档案资料，如需复制相关资料，应另行办理审批手续。（四）合同档案借阅1.公司外部单位或个人因工作需要借阅合同档案的，应填写合同档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限等，并经公司分管领导批准。2.法务部门根据批准的借阅申请表，与借阅单位或个人签订合同档案借阅协议，明确双方的权利义务，并收取一定的借阅保证金。3.借阅期限届满后，借阅单位或个人应及时归还合同档案资料，法务部门在检查档案资料无损坏、遗失等情况后，退还借阅保证金。九、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门定期对合同订立审查审批制度的执行情况进行监督检查，重点检查合同订立流程是否规范、审查审批意见是否落实、合同档案管理是否完善等。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）考核评价1.建立合