合同订立与审批管理制度

PAGE合同订立与审批管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同订立与审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的订立与履行应遵守国家法律法规和政策的规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得隐瞒真实情况或欺诈对方。二、合同订立流程（一）合同立项1.业务部门提出需求：业务部门根据工作需要，提出签订合同的需求，并填写《合同立项申请表》，详细说明合同的标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.部门负责人审核：业务部门负责人对《合同立项申请表》进行审核，确认需求的合理性和必要性，并签署意见。3.法务部门初审：法务部门对合同立项申请进行初审,重点审查合同的合法性、合规性和风险状况，提出法律意见。4.分管领导审批：分管领导根据业务部门需求、部门负责人意见和法务部门初审意见，对合同立项申请进行审批。同意立项的，批准进入合同起草环节；不同意立项的，说明理由并退回业务部门。（二）合同起草1.起草人确定：合同立项批准后，由业务部门指定专人作为合同起草人。合同起草人应具备相应的专业知识和业务能力，熟悉合同相关法律法规和公司合同管理制度。2.起草合同文本：合同起草人根据合同立项申请表的要求，参照公司合同示范文本或相关法律法规规定的格式和内容，起草合同文本。合同文本应做到条款清晰、内容完整、权利义务明确、违约责任具体，避免出现模糊不清、歧义或漏洞。3.内部审核：合同起草完成后，起草人应将合同文本提交本部门负责人进行内部审核。部门负责人重点审核合同条款是否符合业务需求、是否存在法律风险、是否与公司利益相符等，并签署审核意见。（三）合同评审1.组织评审：业务部门负责人完成内部审核后，将合同文本及相关资料提交至法务部门，由法务部门组织相关部门进行合同评审。参与评审的部门包括但不限于业务部门、财务部门、审计部门等，必要时可邀请外部专家或法律顾问参加评审。2.评审内容：合同评审主要围绕合同的合法性、合规性、完整性、可行性、风险可控性等方面进行审查。具体内容包括：合同主体资格是否合法有效；合同条款是否符合法律法规和政策要求；合同内容是否完整明确，权利义务是否对等；合同履行是否具有可行性和可操作性；合同可能面临的风险及应对措施是否合理有效等。3.形成评审意见：各评审部门根据评审情况提出书面评审意见，明确指出合同存在的问题及修改建议。法务部门汇总各部门评审意见，形成《合同评审报告》，反馈给业务部门和合同起草人。4.修改完善合同：业务部门根据《合同评审报告》的意见，组织合同起草人对合同文本进行修改完善。修改后的合同文本需再次提交内部审核和合同评审，直至各方达成一致意见。（四）合同签署1.确定签约主体：根据合同内容和公司授权管理规定，确定合同的签约主体。签约主体应具备合法的签约资格和相应的民事行为能力。2.准备签约文件：合同文本修改完善并通过评审后，业务部门负责准备合同签署所需的文件，包括合同正本、副本、附件、授权委托书、法定代表人身份证明书等。确保文件齐全、格式规范、内容准确无误。3.签署合同：签约主体按照公司授权管理规定，在合同文本上签字或盖章。签字或盖章应清晰、完整、有效，符合法律法规和公司规定的要求。合同签署过程应进行记录，留存相关影像资料。4.合同编号与存档：合同签署完成后，由法务部门对合同进行编号，并按照公司档案管理规定进行存档保管。合同编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。三、合同审批流程（一）审批权限划分1.一般合同审批：合同金额在[X]万元以下的一般合同，由业务部门负责人审核后，报分管领导审批。2.重大合同审批：合同金额在[X]万元以上（含）的重大合同或涉及公司重大利益、复杂法律关系的合同，经业务部门负责人、分管领导审核后，提交总经理审批。必要时，需经公司董事会或股东会审议通过。3.特别重大合同审批：合同金额特别巨大、涉及公司核心业务或对公司发展战略具有重大影响的特别重大合同，除按照上述重大合同审批流程外，还需报经上级主管部门批准或备案。（二）审批流程1.提交审批申请：业务部门将签署后的合同文本及相关资料提交至合同审批管理部门，同时填写《合同审批申请表》，详细说明合同的基本情况、审批意见及拟提交的审批领导级别等信息。2.初审：合同审批管理部门对提交的合同审批申请进行初审，重点审查合同资料是否齐全、审批流程是否符合规定、合同金额是否与审批权限匹配等。初审通过后，将合同资料及审批申请提交至相应的审批领导。3.审批：审批领导根据合同内容和相关规定，对合同进行审批。审批领导应认真审查合同条款，权衡公司利益与风险，签署审批意见。同意合同签订的，签署“同意”意见并注明日期；不同意签订的，详细说明理由并退回业务部门重新处理。4.反馈与存档：合同审批管理部门将审批领导的意见及时反馈给业务部门。业务部门根据审批意见进行相应处理，如合同已获批准，则按照规定执行；如合同需修改或重新履行审批流程，则组织相关人员进行修改完善后再次提交审批。合同审批完成后，合同审批管理部门将审批文件及相关资料按照公司档案管理规定进行存档保管。四、合同履行与变更（一）合同履行1.履行责任明确：合同签订后，业务部门作为合同履行的主要责任部门，应按照合同约定全面履行义务，确保合同顺利履行。业务部门负责人应对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。2.进度跟踪与报告：业务部门应建立合同履行进度跟踪台账，定期对合同履行情况进行统计分析，向分管领导和相关部门报告合同履行进度、存在的问题及解决方案等。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应及时向公司领导汇报，并采取有效措施加以应对。3.协作与沟通：合同履行过程中涉及多个部门的，各部门应密切协作、相互配合，共同推进合同履行工作。业务部门应及时与其他相关部门沟通协调，提供必要的支持和信息，确保合同履行的各个环节顺利衔接。（二）合同变更1.变更申请：合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出合同变更申请，并填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。2.审核与审批：合同变更申请经业务部门负责人审核后，按照合同审批流程进行审批。审批通过后，方可进行合同变更。合同变更涉及金额调整的，应按照合同审批权限进行相应审批。3.签订变更协议：合同变更申请获得批准后，业务部门应与合同对方协商签订合同变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、违约责任等条款，确保变更后的合同合法有效。4.备案与存档：合同变更协议签订后，业务部门应将变更协议副本提交至法务部门备案，并按照公司档案管理规定将变更协议及相关资料与原合同一并存档保管。五、合同监督与检查（一）监督检查职责1.法务部门：负责对合同的订立、履行、变更等环节进行法律监督，审查合同的合法性、合规性，及时发现和纠正合同签订及履行过程中的法律风险。2.审计部门：定期对合同的签订、履行情况进行审计检查，重点审查合同的签订程序是否合规、合同条款是否得到有效执行、合同价款支付是否合理等，防范合同管理中的违规行为和财务风险。3.业务部门：作为合同履行的责任主体，负责对本部门签订合同的履行情况进行日常监督检查，及时掌握合同履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。（二）监督检查方式1.定期检查：法务部门、审计部门定期对合同管理情况进行全面检查，检查周期为[X]次/年。检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同订立与审批流程的合规性、合同履行情况、合同档案管理等方面。2.不定期抽查：根据工作需要，法务部门、审计部门不定期对合同进行抽查，重点关注重大合同、涉及法律风险较高的合同以及合同履行过程中出现异常情况的合同。3.专项检查：针对合同管理中的突出问题或重点领域，组织开展专项检查，深入剖析问题原因，提出改进措施和建议，完善合同管理制度。（三）问题处理与整改1.问题反馈：监督检查部门在检查过程中发现合同管理存在的问题后，应及时向责任部门反馈，并下达《合同管理问题整改通知书》，明确指出问题所在、整改要求及整改期限。2.整改落实：责任部门收到《合同管理问题整改通知书》后，应立即组织整改工作，制定具体的整改措施，明确整改责任人，确保问题得到及时有效解决。整改完成后，责任部门应向监督检查部门提交《合同管理问题整改报告》，汇报整改情况。3.跟踪复查：监督检查部门对责任部门的整改情况进行跟踪复查，确保整改措施落实到位，问题得到彻底解决。对于整改不力或拒不整改的部门，将按照公司相关规定进行严肃处理。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理：严格执行合同订立与审批管理制度，规范合同签订流程，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免因合同本身存在问题引发纠纷。2.强化合同履行监督：业务部门加强对合同履行情况的跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化升级为合同纠纷。3.提高法律意识：组织开展法律法规培训和合同管理培训，提高员工的法律意识和合同风险防范意识，使员工在合同签订和履行过程中自觉遵守法律法规和公司制度。（二）纠纷处理流程1.纠纷发现与报告：合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时发现并向法务部门报告。报告内容应包括纠纷的起因、经过、现状、涉及金额、可能造成的影响等详细情况。2.纠纷评估：法务部门接到报告后，对纠纷进行初步评估，分析纠纷的性质、法律关系、胜诉可能性及可能面临的风险等，并提出处理建议。3.成立处理小组：根据纠纷情况和处理建议，由法务部门牵头，会同业务部门、财务部门等相关部门成立合同纠纷处理小组，负责具体处理合同纠纷事宜。4.协商解决：合同纠纷处理小组首先尝试与合同对方进行协商解决，通过友好沟通、协商谈判等方式，寻求双方都能接受的解决方案。协商过程中，应注意收集和保留相关证据，为后续可能的法律程序做好准备。5.诉讼或仲裁：如协商无法解决纠纷，根据合同约定或法律法规规定，选择通过诉讼或仲裁方式解决。合同纠纷处理小组应及时收集整理相关证据，委托专业律师代理诉讼或仲裁活动。在诉讼或仲裁过程中，应积极配合律师工作，按照法律程序要求提供必要的支持和信息。6.纠纷处理结果跟踪：合同纠纷处理完毕后，合同纠纷处理小组应跟踪纠纷处理结果的执行情况，确保公司合法权益得到有效维护。同时，对合同纠纷处理过程进行总结分析，提出改进措施和建议，完善合同管理制度，避免类似纠纷再次发生。七、合同档案管理（一）档案收集与整理1.收集范围：合同档案管理部门负责收集合同订立、履行、变更、终止等全过程中形成的各类文件资料，包括合同立项申请表、合同文本、合同评审报告、授权委托书、法定代表人身份证明书、合同变更协议、往来函件、会议纪要、履行记录、纠纷处理文件等。2.整理要求：合同档案管理人员按照档案管理的相关规定，对收集到的合同文件资料进行分类整理、编号编目，确保档案资料的完整性、准确性和系统性。整理后的合同档案应便于查阅和保管。（二）档案保管与借阅1.保管期限：合同档案应根据其重要程度和性质确定保管期限，一般合同档案保管期限为[X]年，重大合同档案保管期限为[X]年，特别重大合同档案应永久保管。2.保管方式：合同档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和保管期限进行分类存放；电子档案应存储在服务器或其他安全存储设备上，并定期进行备份