合同管理日常审批制度

PAGE合同管理日常审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同日常审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各类合同的签订、履行、变更、解除等日常审批管理活动。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.风险防控原则：注重对合同风险的识别、评估和防控，确保公司利益不受损害。3.分级审批原则：根据合同金额、性质等因素，实行分级审批制度，明确各级审批权限。4.流程规范原则：严格按照规定的流程进行合同审批，确保审批过程的严谨性和公正性。二、合同管理职责分工（一）合同承办部门1.负责合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等具体工作。2.对合同的真实性、合法性、完整性负责，并及时向公司相关部门通报合同履行情况。3.配合公司其他部门对合同进行审核和监督。（二）法务部门1.负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议。2.参与重大合同的谈判和起草工作，防范法律风险。3.对合同纠纷进行处理，维护公司合法权益。（三）财务部门1.负责对合同涉及的财务条款进行审核，确保合同的财务可行性。2.监督合同款项的收付情况，及时进行账务处理。3.提供财务风险评估和控制建议。（四）审批部门1.根据审批权限对合同进行审批，提出审批意见。2.对合同审批过程中发现的问题及时反馈给合同承办部门，并督促其整改。三、合同签订审批流程（一）合同起草合同承办部门应根据业务需求，认真起草合同文本。合同文本应具备以下主要条款：1.当事人的名称或者姓名和住所。2.标的。3.数量。4.质量。5.价款或者报酬。6.履行期限、地点和方式。7.违约责任。8.解决争议的方法。（二）部门初审合同承办部门负责人对合同文本进行初审，重点审查合同内容是否符合业务要求、条款是否完整、表述是否清晰等。初审通过后，在合同审批表上签署意见，并提交给法务部门进行法律审查。（三）法律审查法务部门对合同进行法律审查，主要审查合同是否符合法律法规的规定、是否存在法律风险等。对于重大合同或法律关系复杂的合同，法务部门应组织相关人员进行专题讨论，并出具书面法律审查意见。（四）财务审核财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，包括合同价款、支付方式、结算周期、税务处理等。财务部门应确保合同的财务条款符合公司财务制度和相关税收政策的要求，并在合同审批表上签署意见。（五）审批决策根据合同金额和性质，按照分级审批原则，提交相应的审批部门进行审批决策。审批部门应认真审查合同内容，综合考虑业务需求、法律风险、财务状况等因素，作出审批决定。1.对于金额较小、业务简单的合同，由部门负责人审批。2.对于金额较大、涉及重要业务或法律关系复杂的合同，由公司分管领导审批。3.对于重大合同或涉及公司战略决策的合同，由公司总经理审批。（六）合同签订经审批通过的合同，由合同承办部门与对方当事人签订。签订合同应使用公司统一的合同文本，并加盖公司公章或合同专用章及法定代表人或授权代表的签字。四、合同履行审批流程（一）履行计划制定合同承办部门应根据合同约定，制定详细的合同履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点、责任人等，并提交给部门负责人审核。（二）部门审核部门负责人对合同履行计划进行审核，确保计划的合理性和可行性。审核通过后，在履行计划审批表上签署意见，并组织实施。（三）进度跟踪与报告合同承办部门应定期跟踪合同履行进度，及时解决履行过程中出现的问题。对于重大问题或可能影响合同履行的事项，应及时向部门负责人和公司相关领导报告。（四）变更与解除审批如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，合同承办部门应按照以下流程进行审批：1.提出变更或解除申请：合同承办部门应详细说明变更或解除的原因、内容及对公司的影响，并填写变更或解除合同审批表。2.部门初审：合同承办部门负责人对变更或解除申请进行初审，签署意见后提交给法务部门进行法律审查。3.法律审查：法务部门对变更或解除申请进行法律审查，出具法律意见。4.财务审核：财务部门对变更或解除涉及的财务事项进行审核，签署意见。5.审批决策：根据变更或解除的具体情况，按照分级审批原则，提交相应的审批部门进行审批决策。6.通知对方：经审批通过后，合同承办部门应及时通知对方当事人，并办理相关手续。五、合同档案管理（一）档案收集合同承办部门应在合同签订、履行完毕或解除后，及时将合同文本及相关资料收集整理，移交公司档案管理部门。（二）档案整理档案管理部门对收集到的合同档案进行整理，按照合同类别、时间顺序等进行分类编号，确保档案的完整性和规范性。（三）档案保管档案管理部门应妥善保管合同档案，设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，确保档案的安全。（四）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自复制、涂改、抽取、撤换档案材料。六、监督与检查（一）内部监督公司审计部门负责对合同管理情况进行内部审计监督，定期检查合同审批流程的执行情况、合同履行情况、档案管理情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督接受政府有关部门、行业协会等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。七、责任追究（一）责任界定对于在合同管理过程中违反本制度规定，给公司造成损失的，根据情节轻重，追究相关部门和人员的责