合同用章审批制度

PAGE合同用章审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同用章管理，规范合同用章审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议、意向书等具有法律约束力的文件（以下统称“合同”）的用章审批。（三）基本原则1.依法合规原则：合同用章审批必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合同的签订、履行合法有效。2.风险防控原则：强化合同用章审批过程中的风险识别、评估和控制，避免因合同问题给公司带来经济损失或法律纠纷。3.权责明确原则：明确各部门及人员在合同用章审批中的职责和权限，确保审批流程顺畅、高效。4.保密原则：在合同用章审批过程中，涉及的商业秘密、敏感信息等应严格保密，防止泄露。二、合同用章审批流程（一）合同起草与审核1.合同承办部门负责合同的起草工作，应确保合同条款完整、准确、合法，明确双方的权利义务。2.合同起草完成后，承办部门应组织相关部门对合同进行审核，审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、可行性等。审核部门应提出书面审核意见，并由审核人员签字确认。3.对于重大合同或法律关系复杂的合同，承办部门应组织法务部门进行专项审核，必要时可聘请外部律师提供法律意见。（二）合同审批1.合同经审核通过后，承办部门应填写《合同用章审批表》，详细注明合同名称、编号、签订双方、合同金额、履行期限等信息，并附上合同文本及审核意见。2.《合同用章审批表》应依次提交承办部门负责人、分管领导、财务部门负责人、法务部门负责人、总经理审批。各审批环节应在规定时间内完成审批，并签署明确意见。3.承办部门负责人应对合同的真实性、必要性、可行性进行审核，重点关注合同对公司权益的保护及风险防范措施。4.分管领导应从业务角度对合同进行审核，确保合同符合公司业务发展战略和目标，与公司现有业务模式相匹配。5.财务部门负责人应审核合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具等，确保合同的财务安排合理、合规，不会给公司带来财务风险。6.法务部门负责人应对合同的法律条款进行审核，重点审查合同的合法性、有效性、完整性，确保合同不存在法律漏洞和风险隐患。对合同中的法律问题提出专业意见，并指导承办部门进行修改完善。7.总经理根据各部门审核意见，对合同进行全面审批。总经理有权决定是否批准合同用章，对于重大合同或存在重大风险的合同，总经理应组织专题会议进行研究决策。（三）用章申请1.合同经总经理批准后，承办部门方可向印章管理部门申请用章。申请时应提交《合同用章审批表》、合同文本原件及相关附件。2.印章管理部门应对申请材料进行核对，确认审批流程完整、申请材料齐全后，方可受理用章申请。（四）用章登记与盖章1.印章管理部门应建立合同用章登记台账，详细记录用章合同的名称、编号、审批时间、用章时间、盖章人等信息。2.用章时，印章管理人员应严格按照审批意见在合同指定位置加盖公司印章，并确保印章清晰、端正。盖章完成后，应在合同上注明盖章日期。3.对于多页合同，应逐页加盖骑缝章，确保合同各页之间的连续性和完整性。（五）合同存档与保管1.合同盖章生效后，承办部门应及时将合同原件及相关附件整理归档，按照公司档案管理规定进行妥善保管。2.合同档案应包括合同文本、《合同用章审批表》、审核意见、往来函件等与合同签订、履行相关的所有文件资料。3.印章管理部门应定期对合同用章登记台账进行核对和清理，确保台账记录准确无误，并将相关信息及时反馈给承办部门。三、合同用章审批责任（一）承办部门责任1.负责合同的起草、审核、申请用章及履行跟踪等工作，确保合同内容真实、准确、合法，符合公司利益。2.对合同审核意见的落实和修改情况负责，及时与相关部门沟通协调，确保合同审批流程顺利进行。3.如因承办部门原因导致合同出现问题，给公司造成损失的，承办部门应承担相应的赔偿责任。（二）审核部门责任1.按照职责分工对合同进行审核，提出客观、准确的审核意见，对审核结果负责。2.审核人员应认真履行审核职责，严格把关合同条款，如因审核疏忽导致合同存在重大问题，审核人员应承担相应的责任。（三）审批领导责任1.各审批领导应根据职责权限对合同进行审批，对审批结果负责。2.审批领导应认真审查合同内容，综合考虑公司利益和风险因素，做出科学合理的审批决策。如因审批失误导致合同出现问题，审批领导应承担相应的领导责任。（四）印章管理部门责任1.严格按照合同用章审批制度进行用章登记和盖章操作，确保印章使用规范、安全。2.对合同用章登记台账的准确性和完整性负责，定期进行核对和清理，防止印章滥用和遗失。3.如因印章管理部门原因导致合同用章出现问题，给公司造成损失的，印章管理部门应承担相应的赔偿责任。四、合同用章风险防控（一）风险识别与评估1.建立合同用章风险识别机制，定期对合同用章审批过程中的风险进行排查和梳理。风险识别应涵盖合同条款风险、审批流程风险、印章管理风险等多个方面。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险等级制定相应的风险防控措施，并跟踪评估防控效果。（二）风险防控措施1.加强合同条款审核：合同承办部门和审核部门应严格审查合同条款，确保合同内容合法合规、权利义务明确、风险防范措施到位。对于涉及重大利益、复杂法律关系或潜在风险较高的合同，应组织专业人员进行专项审查。2.完善审批流程：明确各审批环节的职责和权限，规范审批流程中的时间节点和沟通机制，确保审批过程顺畅、高效。加强对审批人员的培训和管理，提高审批人员的业务水平和风险意识。3.强化印章管理：印章管理部门应建立健全印章管理制度，严格印章的保管、使用登记和审批程序。加强对印章管理人员的监督和考核，防止印章被盗用、冒用或违规使用。4.定期开展合同用章风险排查：定期对已签订的合同进行风险排查，重点检查合同履行情况、印章使用情况、审批流程执行情况等。对发现的问题及时进行整改，防范风险扩大。5.加强员工培训：通过开展合同管理培训、法律知识培训等活动，提高全体员工的合同风险意识和法律素养，使员工熟悉合同用章审批制度和流程，自觉遵守相关规定。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对合同用章审批制度的执行情况进行审计监督，检查合同用章审批流程是否合规、审批意见是否落实、合同履行情况是否正常等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。对于违反合同用章审批制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。（二）日常监督检查1.公司各部门应加强对本部门合同用章审批工作的日常监督检查，确保合同用章审批制度在本部门得到有效执行。2.印章管理部门应定期对合同用章登记台账进行自查，核实台账记录的准确性和完整性。同时，应加强对印章使用情况的日常监督，发现异常情况及时报告并处理。（三）违规处理1.对于违反合同用章审批制度的行为