合同拟订与审批制度

PAGE合同拟订与审批制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同拟订与审批流程，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议、意向书等（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的拟订与审批必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.审慎严谨原则：在合同拟订与审批过程中，应充分考虑各种风险因素，审慎对待合同条款，避免出现漏洞和歧义。3.职责明确原则：明确各部门在合同拟订与审批过程中的职责，确保流程顺畅，责任落实到位。4.效益优先原则：合同的拟订与审批应在保障公司合法权益的前提下，注重提高合同的经济效益和社会效益。二、合同拟订（一）拟订部门1.业务部门负责根据业务需求拟订合同初稿。业务部门应指定专人负责合同拟订工作，确保合同内容准确反映业务实际情况。2.涉及多个部门的业务，由主办部门牵头拟订合同初稿，并组织相关部门进行会签。（二）拟订要求1.合同内容应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。2.合同条款应明确、具体、清晰，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的语言。对于重要条款和关键事项，应进行详细阐述和约定。3.合同中应明确双方的权利义务，确保双方的利益得到充分保障。同时，应合理分配风险，避免出现明显不利于公司的条款。4.合同文本应使用国家规定的标准格式或公司统一制定的合同模板。如因特殊情况需要使用非标准格式或自制合同文本的，应经法律合规部门审核同意。（三）拟订流程1.业务部门在拟订合同初稿前，应进行充分的市场调研和业务分析，了解相关法律法规和行业动态，掌握合同对方的主体资格、信用状况、经营能力等信息。2.合同初稿拟订完成后，业务部门应组织内部审核，对合同的合法性、合规性、完整性、准确性等进行全面审查。审核通过后，将合同初稿提交给相关部门会签。3.会签部门应在收到合同初稿后的[X]个工作日内完成会签，并提出修改意见。业务部门应根据会签意见对合同初稿进行修改完善，形成合同送审稿。三、合同审批（一）审批部门及职责1.法律合规部门：负责对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规和行业标准，是否存在法律风险。2.财务部门：负责对合同的财务条款进行审查，重点审查合同价款、支付方式、结算周期等是否符合公司财务制度和相关规定，是否存在财务风险。3.业务部门负责人：负责对合同的业务条款进行审查，重点审查合同内容是否符合业务实际需求，是否能够有效保障公司的业务利益。4.分管领导：根据合同的性质和金额大小，对合同进行审批。分管领导应综合考虑合同的各项因素，做出审批决策。5.总经理：负责对重大合同或涉及公司战略、重大利益的合同进行最终审批。总经理的审批意见为合同生效的最终决定。（二）审批流程1.业务部门将合同送审稿提交给法律合规部门进行合法性审查。法律合规部门应在收到合同送审稿后的[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。2.如法律合规部门提出修改意见，业务部门应根据审查意见对合同送审稿进行修改完善后，再次提交给法律合规部门进行复审。复审通过后，将合同送审稿提交给财务部门进行财务审查。3.财务部门应在收到合同送审稿后的[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。如财务部门提出修改意见，业务部门应根据审查意见对合同送审稿进行修改完善后，再次提交给财务部门进行复审。复审通过后，将合同送审稿提交给业务部门负责人进行业务审查。4.业务部门负责人应在收到合同送审稿后的[X]个工作日内完成审查，并出具审查意见。如业务部门负责人提出修改意见，业务部门应根据审查意见对合同送审稿进行修改完善后，再次提交给业务部门负责人进行复审。复审通过后，将合同送审稿提交给分管领导进行审批。5.分管领导应在收到合同送审稿后的[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。如分管领导提出修改意见，业务部门应根据审批意见对合同送审稿进行修改完善后，再次提交给分管领导进行复审。复审通过后，将合同送审稿提交给总经理进行最终审批。6.总经理应在收到合同送审稿后的[X]个工作日内完成审批，并签署审批意见。总经理的审批意见为合同生效的最终决定。（三）特殊情况处理1.对于紧急合同，如因业务需要必须立即签订的合同，可适当简化审批流程，但必须确保合同的合法性、合规性和完整性。简化审批流程的合同，应在签订后及时补办相关审批手续。2.对于重大合同或涉及公司战略、重大利益的合同，在审批过程中如发现存在重大问题或风险，应组织相关部门进行专题研究和论证，必要时可聘请外部专家进行咨询。四、合同签订（一）签订主体合同应由公司法定代表人或经法定代表人授权的代理人签订。未经授权，任何人不得擅自以公司名义签订合同。（二）签订流程1.合同经审批通过后，业务部门应及时与合同对方联系，安排签订事宜。签订合同前，应再次核对合同条款，确保合同内容与审批意见一致。2.合同签订时，应使用公司统一印制的合同专用章，并按照规定的程序进行盖章。盖章前，应检查合同文本是否有涂改、破损等情况，如有问题应及时处理。3.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交公司档案室归档保存，并将合同副本分发给相关部门。五、合同履行（一）履行部门合同签订后，由业务部门负责组织合同的履行。业务部门应指定专人负责合同履行工作，确保合同各项条款得到有效执行。（二）履行要求1.业务部门应按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，确保合同的顺利履行。2.在合同履行过程中，如发现合同对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，业务部门应及时采取措施，如协商解决、追究违约责任、解除合同等，并及时向公司报告。3.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括履行时间、履行内容、履行结果等。合同履行台账应定期进行核对和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应按照本制度规定的合同审批流程进行审批。2.变更或解除合同的协议签订后，业务部门应及时通知相关部门，并按照协议内容履行相应的义务。六、合同监督与检查（一）监督部门公司成立合同管理领导小组，负责对合同的拟订、审批、签订、履行等全过程进行监督检查。合同管理领导小组下设办公室，设在法律合规部门，负责日常监督检查工作的组织和协调。（二）监督检查内容1.合同管理制度的执行情况，包括合同拟订、审批、签订、履行等流程是否符合本制度规定。2.合同的合法性、合规性，包括合同条款是否符合法律法规和行业标准，是否存在法律风险。3.合同的履行情况，包括合同对方是否按照合同约定履行义务，公司是否按照合同约定行使权利。4.合同档案的管理情况，包括合同原件的归档保存、合同副本的分发等是否符合规定。（三）监督检查方式1.定期检查：合同管理领导小组办公室定期对合同的管理情况进行检查，检查结果以书面形式报告合同管理领导小组。2.不定期抽查：合同管理领导小组办公室不定期对合同的管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.专项检查：针对合同管理中的突出问题或重大合同，合同管理领导小组办公室组织专项检查，深入分析问题原因，提出改进措施。七、合同纠纷处理（一）纠纷处理原则1.依法依规原则：合同纠纷的处理应遵守国家法律法规和相关政策规定，确保纠纷处理的合法性和公正性。2.协商解决原则：合同纠纷发生后，应首先通过协商方式解决，尽量避免通过诉讼或仲裁方式解决，以降低纠纷处理成本。3.及时处理原则：合同纠纷发生后，应及时采取措施进行处理，避免纠纷扩大化，给公司造成更大的损失。（二）纠纷处理流程1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向公司报告。2.公司法律合规部门会同业务部门对合同纠纷进行调查研究，制定纠纷处理方案，并报公司领导审批。3.根据纠纷处理方案，业务部门与合同对方进行协商解决。如协商不成，可根据合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼方式解决。4.在纠纷处理过程中，业务部门应及时向公司报告纠纷处理进展情况，确保公司领导及时掌握纠纷动态。八、合同档案管理（一）档案管理部门公司档案室负责合同档案的统一管理。合同签订后，业务部门应及时将合同原件交公司档案室归档保存。（二）档案管理要求1.合同档案应按照合同类别、签订时间等