合同审批授权管理制度

PAGE合同审批授权管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审批程序，明确审批权限，防范合同风险，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法依规原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.分级授权原则：根据合同金额、性质等因素，对合同审批实行分级授权管理，明确各级审批人的审批权限。3.职责明确原则：各部门在合同审批过程中应各司其职，密切配合，确保合同审批工作的顺利进行。4.风险防控原则：加强合同审批管理，对合同风险进行识别、评估和防控，避免或减少公司损失。二、合同审批流程（一）合同承办部门1.合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订等工作。2.在签订合同前，承办部门应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行调查，并形成书面调查报告。3.合同承办人应按照公司合同模板或相关要求起草合同文本，确保合同条款完整、准确、合法。（二）合同审核部门1.合同承办部门起草完成合同后，应提交给相关审核部门进行审核。审核部门包括但不限于法务部门、财务部门、业务主管部门等。2.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。3.财务部门负责对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、发票开具等，确保合同财务条款合理、可行。4.业务主管部门负责对合同的业务内容进行审核，重点审查合同是否符合业务实际需求，是否能够实现业务目标。（三）合同审批1.合同承办部门将经审核部门审核通过的合同提交给合同审批人进行审批。2.合同审批人应根据合同金额、性质等因素，按照本制度规定的审批权限进行审批。3.审批人应认真审查合同条款，对合同的真实性、合法性、合理性进行全面评估，并签署审批意见。4.对于重大合同或存在风险的合同，审批人可组织相关部门进行专题讨论，充分听取各方意见后再行审批。（四）合同签订1.合同经审批人批准后，由合同承办部门负责与合同对方签订合同。2.签订合同前，合同承办人应再次核对合同条款，确保合同内容与审批意见一致。3.合同签订应使用公司统一的合同专用章，并按照公司印章管理制度进行盖章。4.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本分发给相关部门存档。三、审批权限划分（一）一般合同审批权限1.合同金额在[X]万元以下的一般合同，由合同承办部门负责人审批。2.合同承办部门负责人审批后，应将合同提交给法务部门、财务部门进行备案。（二）重要合同审批权限1.合同金额在[X]万元至[X]万元之间的重要合同，由合同承办部门负责人审核后，提交给分管领导审批。2.分管领导审批前，可征求法务部门、财务部门等相关部门的意见。3.分管领导审批通过后，合同方可签订。（三）重大合同审批权限1.合同金额在[X]万元以上的重大合同，由合同承办部门负责人审核后，提交给总经理办公会审议。2.总经理办公会审议通过后，报董事长审批。3.董事长审批前，应组织法务部门、财务部门等相关部门进行全面风险评估，并形成书面报告。（四）特殊合同审批权限1.涉及公司重大利益、复杂法律关系或存在重大风险的特殊合同，由公司董事会或股东会审议决定。审议前，应委托专业机构进行尽职调查和风险评估。2.特殊合同的审批流程和权限，按照公司相关规定执行。四、授权管理（一）授权范围1.公司法定代表人授权总经理在一定范围内代表公司签订合同。总经理应在授权范围内行使职权，并对合同签订的合法性、合规性负责。2.总经理可根据工作需要，授权分管领导、部门负责人等在一定范围内签订合同。被授权人应在授权范围内行使职权，并对合同签订的真实性、合理性负责。（二）授权程序1.公司法定代表人授权总经理签订合同的，应签署授权委托书，并明确授权范围、期限等内容。2.总经理授权分管领导、部门负责人签订合同的，应签署授权书，并报公司备案。授权书应明确授权范围、期限、责任等内容。3.被授权人应妥善保管授权文件，不得擅自转授权或超越授权范围签订合同。（三）授权变更与终止1.因工作需要调整授权范围或期限的，应及时办理授权变更手续。授权变更应经公司法定代表人批准，并重新签署授权文件。2.被授权人离职、岗位变动或不再符合授权条件的，授权应及时终止。授权终止后，被授权人应将授权文件交回公司。五、合同执行与监督（一）合同执行1.合同签订后，合同承办部门应按照合同约定全面履行合同义务，确保合同顺利执行。2.在合同执行过程中出现问题或需要变更合同的，合同承办部门应及时与合同对方协商解决，并按照合同变更程序办理相关手续。3.合同承办部门应建立合同执行台账，对合同执行情况进行跟踪记录，及时反馈合同执行过程中的问题和风险。（二）合同监督1.公司审计部门负责对合同执行情况进行定期审计和监督，重点审查合同履行情况、资金使用情况、内部控制执行情况等。2.法务部门负责对合同纠纷进行处理和协调，及时维护公司合法权益。对于重大合同纠纷，应及时向公司领导报告，并采取有效措施应对。3.各部门应加强对合同执行情况的监督和检查，发现问题及时督促合同承办部门整改落实。六、合同档案管理（一）档案范围合同档案包括合同文本、合同审批文件、合同履行记录、合同纠纷处理文件等与合同相关的各类资料。（二）档案整理1.合同承办部门应在合同签订后及时将合同档案整理归档，并按照公司档案管理制度进行分类、编号、装订。2.合同档案应确保资料完整、准确、清晰，便于查阅和保管。（三）档案保管1.合同档案应妥善保管在公司指定的档案保管场所，确保档案安全。2.档案保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行。对于重要合同档案，应适当延长保管期限。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅合同档案应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并办理相关手续。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应按照公司对外提供资料的相关规定办理审批手续，并签订保密协议。七、责任追究（一）责任界定1.在合同审批、签订、履行过程中，因故意或重大过失导致公司利益受损的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。2.违反本制度规定，擅自签订合同、超越授权范围签订合同或未履行合同审批程序的，相关责任人应承担相应的行政责任。3.因合同纠纷给公司造成重大损失的，相关责任人应承担相应的法律责任。（二）追究方式1.对于违反本制度规定的责任人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等行政处分