合同审批会签制度流程

PAGE合同审批会签制度流程一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同审批流程，确保合同签订的合法性、合规性、合理性和有效性，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同、协议、意向书等（以下统称“合同”）。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规、政策及相关行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.审慎严谨原则：各部门应认真审查合同条款，充分评估合同风险，确保合同内容准确、完整、公平合理。3.分工负责原则：合同审批会签涉及多个部门，各部门应按照职责分工，各司其职，密切配合，共同做好合同审批工作。4.流程规范原则：严格按照规定的合同审批会签流程进行操作，确保审批环节有序、高效。二、合同审批会签流程（一）合同起草1.业务部门负责合同的起草工作，应根据业务需求，明确合同双方的权利义务、标的、价款、履行期限、违约责任等主要条款。合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、无歧义。2.起草合同过程中，业务部门应充分征求相关部门的意见和建议，确保合同条款符合公司利益和业务实际情况。（二）合同初审1.业务部门将起草好的合同提交至本部门负责人进行初审。初审内容主要包括合同条款是否完整、准确，是否符合业务实际需求，是否存在潜在风险等。2.业务部门负责人初审通过后，在合同审批表上签署意见，并将合同及审批表一并提交至合规法务部门。（三）合规法务审查1.合规法务部门收到合同后，对合同的合法性、合规性进行审查。审查内容包括合同主体资格是否合法、合同条款是否符合法律法规规定、是否存在法律风险等。2.合规法务部门审查过程中，可要求业务部门提供相关补充材料或对合同条款进行解释说明。如发现合同存在法律问题或风险，应及时与业务部门沟通，并提出修改意见。3.合规法务部门审查通过后，在合同审批表上签署意见，并将合同及审批表转至财务部门。（四）财务审核1.财务部门收到合同后，对合同的财务条款进行审核。审核内容包括合同价款的合理性、支付方式及结算周期是否符合公司财务规定、是否存在财务风险等。2.财务部门审核过程中，可与业务部门就合同价款、费用承担等问题进行沟通协商。如发现合同存在财务问题或风险，应及时提出修改意见。3.财务部门审核通过后，在合同审批表上签署意见，并将合同及审批表转至分管领导审批。（五）分管领导审批1.分管领导收到合同审批表后，对合同进行全面审批。审批内容包括合同是否符合公司业务发展战略、是否与公司利益相符、是否存在重大风险等。2.分管领导审批过程中，可根据需要征求其他相关部门或人员的意见。如同意合同签订，在合同审批表上签署意见，并将合同及审批表转至总经理审批。（六）总经理审批1.总经理收到合同审批表后，对合同进行最终审批。总经理审批通过后，合同方可正式签订。2.如总经理认为合同存在问题或风险，可要求业务部门、合规法务部门、财务部门等进一步核实情况或对合同进行修改完善，直至总经理批准。（七）合同签订1.经总经理审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方当事人进行签订。签订合同应使用公司统一的合同文本，并确保合同双方签字（或盖章）齐全、有效。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室进行归档保存，并将合同复印件分发给相关部门，以便各部门履行合同过程中查阅参考。三、各部门职责（一）业务部门1.负责合同的起草、谈判、履行等具体业务工作，确保合同内容符合业务实际需求。2.对合同的真实性、完整性、可行性负责，积极配合其他部门进行合同审查工作，及时提供相关补充材料或对合同条款进行解释说明。3.在合同履行过程中，如发现问题或风险，应及时向公司报告，并采取有效措施加以解决，避免给公司造成损失。（二）合规法务部门1.负责对合同的合法性、合规性进行审查，防范合同法律风险。2.为合同起草、审查、签订等环节提供法律专业支持和指导，解答相关法律问题。3.参与重大合同的谈判、签订工作，对影响合同法律效力的关键条款提出法律意见和建议。（三）财务部门1.负责对合同的财务条款进行审核，确保合同价款合理、支付方式及结算周期符合公司财务规定。2.协助业务部门进行合同成本核算和财务分析，为合同决策提供财务依据。3.监督合同款项的收付情况，及时发现和处理财务风险问题。（四）其他相关部门根据合同涉及的具体业务领域和事项，其他相关部门应按照公司要求，参与合同审批会签工作，提供专业意见和建议，协助做好合同管理工作。四、合同变更与解除（一）合同变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与合同对方当事人进行协商，并签订书面补充协议。2.合同变更协议的审批流程与原合同相同，需经业务部门初审、合规法务审查、财务审核、分管领导审批、总经理批准后，方可生效。（二）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除事由，需要解除合同的，业务部门应及时通知合同对方当事人，并办理相关解除手续。2.合同解除协议的审批流程与原合同相同，需经业务部门初审、合规法务审查、财务审核、分管领导审批、总经理批准后，方可生效。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行情况，办理相关结算手续，并将合同解除情况报告公司相关部门。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.各部门在合同签订、履行过程中，应严格遵守合同约定，积极履行合同义务，避免引发合同纠纷。2.业务部门应加强与合同对方当事人的沟通协调，及时了解对方需求和意见，妥善解决合同履行过程中出现的问题。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应及时向公司报告，并提供相关证据材料。公司应成立专门的纠纷处理小组，负责合同纠纷的调查、分析和处理工作。2.纠纷处理小组应根据合同纠纷的具体情况，制定合理的处理方案，可通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决纠纷。在处理纠纷过程中，应充分听取合规法务部门的法律意见和建议，确保处理结果合法合规。3.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将处理结果报告公司，并总结经验教训，完善合同管理工作。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同原件交至公司档案室进行归档保存。档案室应建立合同档案目录，对合同档案进行分类编号，便于查阅和管理。2.合同档案应包括合同文本、合同审批表、补充协议、变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等相关资料。（二）档案保管1.档案室应配备必要的档案保管设施，确保合同档案的安全存放。合同档案应按照档案管理规定进行分类存放，定期进行整理和盘点，防止档案丢失、损坏或泄露。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般分为短期、中期和长期保管。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应按照规定的程序进行审批和销毁。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅过程中，应遵守档案室的相关规定不得擅自涂改、复印、抽取、撤换合同档案资料。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅合同档案的，应经公司分管领导批准，并办理相关查阅手续。查阅过程中，公司应安排专人陪同，确保档案安全。七、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门负责对合同审批会签制度流程的执行情况进行定期监督检查，并将检查结果向公司管理层报告。2.监督检查内容包括合同审批流程是否规范、各部门职责是否履行到位、合同签订与履行是否符合规定等。对发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价机制，对各部门合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同审批通过率