2026年财务印章使用管理制度

2026年财务印章使用管理制度第一章总则第一条为进一步规范公司财务印章的管理与使用，强化内部控制机制，防范财务风险，确保公司资金安全及各项经济业务的合法合规，依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国票据法》、《企业内部控制基本规范》及公司相关财务管理制度，特制定本制度。本制度旨在明确财务印章的刻制、保管、使用、移交、废止及销毁等全生命周期的管理要求，确保印章使用的严肃性与安全性。第二条本制度适用于公司总部及所有下属分公司、全资子公司、控股子公司（以下统称“各级机构”）的所有财务印章管理活动。公司各级财务部门及相关人员必须严格遵守本制度规定。第三条财务印章是公司行使财务职权、确认经济业务、承担法律责任的重要凭证。财务印章的管理遵循“专人保管、双人制约、审批使用、留档备查”的原则。任何部门和个人不得擅自刻制、更换、保留、借用或代管财务印章。第四条本制度所称财务印章主要包括但不限于以下类别：（一）财务专用章：用于公司对外开具发票、收据、签发银行票据、办理银行结算业务以及其他重要财务事项的专用印章。（二）法人代表人名章（财务专用）：用于公司办理银行开户、销户、支票背书、银行汇票、承兑汇票等银行业务的印章，通常与财务专用章配套使用。（三）发票专用章：用于公司开具增值税发票、普通发票等税务票据的专用印章。（四）现金收讫章、现金付讫章、转账收讫章、转账付讫章：用于财务人员在审核完毕的收付款凭证上加盖，标识资金收付状态的印章。（五）已审核章、银行用印章等内部业务确认章：用于财务内部流程流转、确认单据审核状态的印章。第二章财务印章的分类与规格第五条财务印章按照其重要性和风险等级，分为A类印章（核心印章）、B类印章（业务印章）和C类印章（辅助印章）。（一）A类印章：包括财务专用章、法人代表人名章（财务专用）。此类印章直接关系到公司资金支付、债务承担等核心经济利益，风险等级最高，必须实施最严格的管控措施。（二）B类印章：包括发票专用章。此类印章涉及税务申报、发票开具等涉税业务，直接影响公司的税务合规与法律责任，需实施严格管控。（三）C类印章：包括现金收讫、付讫章，转账收讫、付讫章，已审核章等内部戳记。此类印章主要用于内部账务处理和流程标识，风险等级相对较低，但仍需规范管理。第六条财务印章的形状、规格、材质及字体应符合国家相关法律法规及公安部门、银行、税务机关的具体要求。所有印章必须刻有防伪标识，以确保其唯一性和真实性。印章类别印章名称风险等级主要用途管控层级A类（核心印章）财务专用章极高银行票据、对外担保、重要财务证明总经理/财务总监审批A类（核心印章）法人代表人名章（财务专用）极高银行预留印鉴、票据背书董事长授权/法人审批B类（业务印章）发票专用章高增值税发票、普通发票开具财务经理审批C类（辅助印章）现金/转账收讫/付讫章中记账凭证标识、资金结算确认财务负责人指定C类（辅助印章）已审核章、附件章低单据流转审核标识财务主管指定第三章管理职责与权限第七条公司法定代表人对财务印章的管理负最终领导责任。财务总监负责组织制定、修订和完善财务印章管理制度，并监督制度的执行情况。第八条财务部门是财务印章的归口管理部门，其主要职责包括：（一）负责财务印章的申请、刻制、备案、登记、发放、使用、保管、移交、收回及销毁等全流程管理。（二）制定印章使用的审批流程和权限指引。（三）定期组织印章使用情况的检查与审计，确保账实相符、用印合规。（四）负责对印章保管人员进行业务培训和指导。第九条印章保管人是指经公司授权，具体负责持有和保管财务印章的人员。印章保管人必须具备良好的职业道德和高度的责任心，且原则上应为公司正式员工。其主要职责包括：（一）妥善保管所领用的印章，确保印章存放于指定的安全地点（如保险柜），严禁随意放置或交由他人代管。（二）严格审核用印申请的合规性和审批手续的完整性，坚持“不见审批不用印”的原则。（三）负责在用印后进行登记，详细记录用印时间、用途、份数、批准人等信息。（四）发现印章异常或遗失时，必须立即向财务负责人和公司管理层报告，并采取应急补救措施。第十条实行“双人保管、双人用印”的制约机制。涉及资金支付、银行结算等高风险业务，必须由财务专用章保管人与法人章保管人共同在场，分别盖章，任何一方不得单独完成盖章操作。严禁将两枚或以上A类印章交由同一人保管。第四章印章的刻制、启用与备案第十一条财务印章的刻制必须严格履行审批程序。因新设机构、名称变更、印章磨损或遗失等原因需要刻制（或重刻）财务印章时，由财务部门填写《印章刻制申请表》，附相关证明文件，经财务总监审核，报公司总经理或董事长批准后，由公司行政管理部门统一前往公安机关指定的合法刻章单位办理。第十二条严禁任何部门、分支机构或个人私自刻制财务印章。私自刻制印章的行为一经发现，将视为严重违纪，追究相关人员的法律责任及行政责任。第十三条新刻制的印章在领取前，应由行政管理部门会同财务部门进行验收，确认印章材质、字体、内容、防伪标识等符合规定，并留存印模备案。第十四条财务部门应建立《财务印章管理台账》，详细记录印章的名称、编号、枚数、刻制日期、领取日期、保管人、启用日期、印章状态等信息。台账应定期更新，实施动态管理。第十五条印章启用时，财务部门应发布正式的《关于启用XX印章的通知》，明确印章的启用时间、使用范围及作废印章的名称，以确保公司内部及外部客户（如银行、税务）知晓相关信息。第五章印章的保管与存放第十六条财务印章必须存放在具备防盗、防火功能的保险柜内。A类和B类印章必须实行“专柜、专人”保管。保险柜的钥匙和密码应由保管人分别掌管，非工作时间必须锁闭保险柜。第十七条印章保管人工作调动、离职或因长时间请假等原因无法履行保管职责时，必须办理严格的印章交接手续。交接过程必须在监交人（通常为财务经理或财务主管）的在场监督下进行。第十八条交接双方及监交人需共同核对印章实物与《财务印章管理台账》记录是否一致，确认无误后，填写《印章交接清单》，三方签字确认。交接清单一式三份，交接双方各执一份，财务部门存档一份。交接完成后，原保管人的印章保管责任自动解除，新保管人承担相应责任。第十九条印章保管人应每日下班前检查印章是否已安全入库，并锁好保险柜。次日上班时应首先检查保险柜及印章的完整性。如发现保险柜被撬、印章遗失或被盗等异常情况，应立即保护现场，向安保部门报案，并第一时间向财务总监和总经理报告。第二十条严禁将财务印章携带离开公司办公场所，除非经过特别审批并采取了严格的安全措施（如双人护送、使用专用防盗包等）。严禁在非办公区域（如家中、公共场所）使用或存放财务印章。第六章印章的使用流程与规范第二十一条财务印章的使用必须基于真实、合法、合规的经济业务。使用印章前，经办人必须填写《财务印章使用审批单》，详细注明用印事项、金额、收付款单位、合同编号、票据种类等关键信息，并附上相关的支持性文件（如合同、发票、银行汇单、审批单等）。第二十二条审批权限的划分遵循公司授权管理体系。不同金额和性质的业务，需经不同层级的管理人员审批签字。未经授权审批，印章保管人有权拒绝用印。业务类型金额区间审批人备注银行支付/票据10万元（含）以下财务经理需附付款审批单银行支付/票据10万元-100万元（含）财务总监需附付款审批单及合同银行支付/票据100万元以上总经理/董事长需经总经理办公会或董事会决议对外担保/抵押任意金额董事长/董事会必须出具董事会决议发票开具常规销售财务主管/经理依据销售合同及发货单税务申报申报纳税财务经理依据纳税申报表第二十三条印章保管人在用印前，必须履行“三审”职责：（一）一审手续：核对《财务印章使用审批单》是否按规定经过权责人员签字批准。（二）二审内容：核对所盖文件的内容与审批单内容是否一致，金额、日期、对方单位等关键信息是否准确无误。（三）三审合规：审查所盖文件是否符合公司财务制度、法律法规及合同约定，是否存在潜在风险。第二十四条经审核无误后，方可加盖印章。盖章时应遵循以下规范：（一）印章名称应与文件性质相符。严禁在空白纸张、空白单据、空白合同或内容不完整的文件上预先加盖印章（特殊情况需经董事长特批，并严格编号控制）。（二）盖章应清晰、端正、完整，印章名称应与文件落款单位名称一致。印章上边缘应不压住正文，下边缘应压住日期的三分之一至二分之一处，即“骑年盖月”。（三）对于多页的合同、协议或财务报表，应加盖骑缝章，确保每一页都留有清晰的印迹，防止文件被抽换或篡改。（四）严禁使用模糊、缺损或已作废的印章。第二十五条涉及资金收付的银行票据，必须坚持“先审核后用印”的原则。出纳人员制作好票据后，交由会计主管审核，审核无误后，由出纳持票据分别找财务专用章保管人和法人章保管人盖章。盖章过程中，保管人应再次核对票据金额、收款人等信息。第二十六条电子印章的使用。随着财务数字化转型的推进，公司逐步推行电子印章在电子发票、电子合同、电子银行对账单等场景的应用。电子印章的管理等同于实物印章管理。（一）电子印章的制作需经过实物印章同等级别的审批。（二）电子印章的密钥、证书存储介质（如UKey）应由专人保管，严禁插在电脑上无人看管。（三）电子印章的使用系统应具备身份认证、权限控制、操作日志记录及防篡改功能。每一次电子用印都应在系统中留痕，记录操作人、操作时间、IP地址及文件哈希值。第七章外带印章管理第二十七条原则上，财务印章（A类和B类）严禁带出公司办公场所使用。因特殊业务需要（如异地开户、现场签署重大融资合同、特定银行业务要求等）确需外带的，必须办理严格的《印章外带审批单》。第二十八条印章外带审批流程：（一）经办人详细填写外带事由、目的地、外带时长、随行人员、拟用印文件清单。（二）经财务负责人审核、风险法务部门评估风险。（三）报公司总经理或董事长最终批准。第二十九条印章外带期间，必须实行“双人双锁”管理。印章保管人（或其授权的专人）必须亲自携带印章，并由另一名财务人员作为监印人共同前往。途中严禁将印章交由无关人员保管，严禁办理申请事项以外的任何业务。第三十条外带印章返回公司后，印章保管人应立即将印章归还入库，并向审批人汇报外带使用情况。监印人和保管人需共同在《印章外带使用登记表》上补填详细的使用记录，并复印所有外带期间用印的文件作为附件存档。第八章印章的废止、更换与销毁第三十一条出现下列情形之一时，原财务印章应予以废止或更换：（一）公司名称、法定代表人等注册事项发生变更。（二）印章磨损严重、字迹模糊或图案变形，无法正常使用。（三）印章发生遗失、被盗或被仿冒。（四）公司机构撤销、合并或分立。（五）其他需要更换印章的情形。第三十二条印章更换时，财务部门应凭新印章的刻制证明文件，前往开户银行、税务机关等外部单位办理预留印鉴变更或备案手续。变更完成后，旧印章立即失效。第三十三条废止或作废的印章，必须及时收回并由财务部门专人封存。封存时应填写《作废印章封存清单》，注明印章名称、编号、作废原因、封存日期，并由监交人签字确认。第三十四条废止印章的销毁。对于确无保存价值或法律法规要求必须销毁的废止印章，由财务部门提出销毁申请，经财务总监和总经理批准后，由行政管理部门会同财务部门、审计部门共同进行销毁。第三十五条销毁印章时，应由两人以上进行监销。销毁过程应拍照或录像留存。监销人需在《印章销毁记录表》上签字确认，注明销毁方式（如切角、磨平、熔毁等）、销毁时间及监销人。第九章电子化与信息化管理第三十六条公司应建立或升级财务印章管理系统，实现印章管理的数字化、信息化。系统应涵盖印章台账管理、用印申请审批流程、电子印章集成、用印记录查询、统计分析等功能。第三十七条所有实物印章的使用申请、审批记录均应录入系统，实现线上留痕。对于暂未具备条件实时录入的场景，应在业务完成后24小时内补录完整信息。第三十八条系统应具备预警功能。对于超长时间未归还的印章、频繁异常用印、未经审批用印等情况，系统应自动向财务负责人和内审部门发送预警提示。第三十九条利用大数据技术，定期分析印章使用数据，识别潜在的风险点和异常模式。例如，分析某特定保管人的用印频率是否异常激增，或某特定合同类型的用印是否集中在非工作时间，从而辅助管理层进行决策。第十章监督检查与责任追究第四十条公司内部审计部门应将财务印章管理纳入年度审计计划，定期或不定期对印章的保管、使用、登记情况进行专项审计。审计重点包括：（一）印章台账与实物是否相符。（二）是否存在越权审批用印的情况。（三）是否存在违规外带、交接不清的情况。（四）用印登记是否完整、真实，与实际业务是否一一对应。（五）电子印章的日志记录是否完整，有无异常操作。第四十一条检查中发现的问题，应出具《印章管理整改建议书》，责令相关责任部门和人员限期整改。整改情况需向审计部门反馈。第四十二条责任追究。对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人警告、记过、降职、解除劳动合同等处分；给公司造成经济损失的，应承担赔偿责任；涉嫌触犯刑法的，依法移交司法机关处理。第四十三条具体违规情形及处罚标准如下：违规行为情节描述处罚措施私自刻制未经批准私自刻制财务印章解除劳动合同，移交司法机关违规保管将印章随意放置、交由非授权人员保管、离开办公区域未锁入保险柜记过处分，扣发绩效奖金违规用印未经审批或审批不全擅自用印；在空白纸上盖章记大过处分，承担连带赔偿责任监守自盗利用保管印章之便，盗用印章挪用资金、签订虚假合同解除劳动合同，追究刑事责任交接不清离职或调动时未按规定办理交接手续延缓办理离职手续，通报批评记录失实登记台账弄虚作假，隐瞒用印事实降职或撤职，严重者解除劳动合同第十