高校档案清理制度汇编表

PAGE高校档案清理制度汇编表一、总则（一）目的为了加强高校档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本高校档案清理制度汇编表。本制度旨在规范高校档案清理工作流程，明确各部门职责，保障档案清理工作依法依规、有序进行。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、部门及附属单位在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的清理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案清理工作合法合规。2.全面清理原则：对高校各类档案进行全面清查，不留死角，确保档案的完整性。3.分类管理原则：根据档案的类别、来源、时间等因素进行分类清理，便于管理和利用。4.安全保密原则：在档案清理过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案清理工作组织与职责（一）档案清理工作领导小组成立以学校分管领导为组长，各相关职能部门负责人为成员的档案清理工作领导小组。领导小组负责统筹协调全校档案清理工作，制定工作方案，指导、监督各部门档案清理工作的开展，解决档案清理工作中的重大问题。（二）档案管理部门职责1.负责制定档案清理工作的具体实施细则和操作流程，明确清理标准和要求。2.组织开展档案清理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和工作能力。3.对各部门档案清理工作进行指导、监督和检查，及时发现问题并提出整改意见。4.负责档案清理过程中的数据统计、汇总和分析工作，定期向上级主管部门和学校档案清理工作领导小组汇报工作进展情况。5.负责对清理后的档案进行整理、归档和保管，确保档案的安全和完整。（三）各部门职责1.成立本部门档案清理工作小组，负责本部门档案清理工作的具体组织实施。2.按照学校档案清理工作领导小组的统一部署和要求，制定本部门档案清理工作计划，并报档案管理部门备案。3.组织本部门档案管理人员和相关业务人员对本部门形成的各类档案进行全面清理，确保档案的真实性、准确性和完整性。4.对清理出的档案进行分类、整理和初步鉴定，按照规定的时间和要求将档案移交档案管理部门。5.配合档案管理部门做好档案清理工作中的各项检查、验收等工作。三、档案清理范围与标准（一）文书档案1.清理范围：已办理完毕且无查考利用价值的文件材料。重复、内容相近或已被新文件替代的文件材料。不符合档案归档要求的文件材料，如字迹不清、破损严重、格式不规范等。2.清理标准：重要文件、法规性文件、政策性文件等需长期保存，一般文件保存期限为[X]年，短期文件保存期限为[X]年。对于已过保存期限的文件材料，经鉴定确无保存价值可进行销毁；对于仍有一定查考利用价值可进行数字化处理后存储在电子档案系统中。（二）教学档案1.清理范围：已结课且不再使用的课程教案、教学大纲、考试试卷等。重复或内容过时的教学资料，如教材、参考书籍等。已毕业学生的学籍档案中，超过规定保存期限的一般性材料。2.清理标准：基础课程教案、教学大纲等保存期限为[X]年，专业课程教案、教学大纲等保存期限为[X]年。考试试卷保存期限为考试结束后[X]年。学生学籍档案中，毕业生登记表及相关重要材料需永久保存，其他一般性材料保存期限为学生毕业后[X]年。（三）科研档案1.清理范围：已结题且不再有研究价值的科研项目档案，包括项目申请书、研究报告、成果鉴定材料等。重复或内容雷同的科研资料，如实验数据、调研记录等。已发表且被新的研究成果替代的学术论文、著作等。2.清理标准：科研项目档案保存期限为项目结题后[X]年。重要科研成果档案需永久保存，一般性科研成果档案保存期限为成果发表或应用后[X]年。（四）基建档案（略）1.清理范围：已竣工且不再有使用价值的基建项目档案，包括项目立项文件、设计图纸、施工资料、竣工验收文件等。重复或内容过时的基建资料，如工程变更记录、材料清单等。2.清理标准：基建项目档案保存期限为项目竣工验收后[X]年。涉及学校重大建设项目的档案需永久保存。（五）设备档案（略）1.清理范围：已报废或不再使用的设备档案，包括设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。重复或内容过时的设备资料，如设备技术参数变更记录等。2.清理标准：设备档案保存期限为设备报废后[X]年。重要设备档案需永久保存。四、档案清理工作流程（一）准备阶段1.档案管理部门制定档案清理工作方案，明确清理范围、标准、方法、步骤和时间安排等内容，并报学校档案清理工作领导小组批准。2.各部门根据学校档案清理工作方案，成立本部门档案清理工作小组，组织相关人员学习档案清理工作的有关规定和要求，熟悉清理标准和操作流程。3.各部门对本部门档案进行全面清查，统计档案数量、种类、保存期限等基本情况，填写档案清理登记表，并将登记表报送档案管理部门。（二）清理阶段1.各部门按照档案清理标准，对本部门档案进行逐件清理。清理过程中，要认真核对档案内容，确保档案的真实性、准确性和完整性。2.对于清理出的无保存价值的档案，要进行分类登记，填写档案销毁清单。档案销毁清单应包括档案名称、文号、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.对于清理出的仍有一定查考利用价值但不符合归档要求的档案，要进行整理、修复或数字化处理，使其符合档案管理要求。（三）鉴定阶段1.档案管理部门组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、业务专家、纪检监察人员等。2.档案鉴定小组对各部门报送的档案销毁清单进行审核鉴定，根据档案清理标准，确定档案是否具有保存价值。对于难以确定的档案，要组织相关人员进行讨论研究，必要时可征求上级主管部门或档案专家的意见。3.档案鉴定小组对审核鉴定结果进行记录，形成档案鉴定意见书。档案鉴定意见书应包括鉴定依据、鉴定过程、鉴定结论等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（四）销毁阶段1.经档案鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门统一组织销毁。销毁工作要严格按照国家有关规定进行，确保档案信息的安全。2.档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁。销毁过程中，要有专人负责监督，确保销毁工作的真实性和有效性。3.档案销毁后，要填写档案销毁记录，记录销毁时间、地点、方式、档案名称、数量等内容，并由监销人员签字确认。档案销毁记录应妥善保存，以备查考。（五）归档阶段1.各部门将清理后的档案按照档案管理要求进行整理、分类、编号，编制档案目录和索引。2.档案管理部门对各部门移交的档案进行检查验收，确保档案的质量符合要求。验收合格后，将档案进行归档保管，并建立档案管理台账。3.对于经过数字化处理的档案，要按照电子档案管理的有关规定进行存储、备份和管理，确保电子档案的安全和可利用。五、档案清理工作监督与检查（一）监督检查机制1.学校档案清理工作领导小组定期对全校档案清理工作进行监督检查，及时发现问题并督促整改。2.档案管理部门负责对各部门档案清理工作进行日常监督检查，对发现的问题要及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门要建立健全本部门档案清理工作的自我监督机制，定期对本部门档案清理工作进行自查自纠，确保档案清理工作的质量和效果。（二）检查内容1.档案清理工作方案的执行情况，包括清理范围、标准、方法、步骤和时间安排等是否落实到位。2.档案清理工作的组织实施情况，包括各部门档案清理工作小组的成立、人员配备、培训情况等。3.档案清理的质量和效果，包括档案的真实性、准确性、完整性以及清理标准的执行情况等。4.档案销毁工作的规范性，包括销毁清单的编制、鉴定意见书的形成、销毁过程的监督等。5.档案归档工作的情况，包括档案的整理、分类、编号、目录编制以及移交归档等情况。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门要及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改通知书应明确整改内容、整改期限和整改要求等。2.责任部门要按照整改通知书的要求，认真制定整改措施，组织人员进行整改，并在规定期限内将整改情况书面报告档案管理部门。3.档案管理部门要对责任部门的整改情况进行跟踪检查，对整改不到位的部门要进行通报批评，并责令其重新整改直至达到要求。六、档案清理工作中的保密与安全（一）保密措施1.档案清理工作涉及的所有人员要严格遵守国家有关保密法律法规和学校保密制度，签订保密承诺书，明确保密责任。2.在档案清理过程中，要对档案内容严格保密，严禁泄露档案信息。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，要采取特殊的保密措施进行处理。3.档案清理工作场所要保持相对独立和安静，无关人员不得进入。档案清理过程中产生的废纸、废磁盘等要按照保密规定进行处理，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.在档案清理过程中，要确保档案实体的安全，防止档案丢失、损坏、被盗等情况发生。对存放档案的库房、设备等要进行定期检查和维护，确保其安全可靠。2.档案销毁工作要严格按照安全操作规程进行，防止发生火灾、爆炸等安全事