陕西省审计档案管理制度细则

PAGE陕西省审计档案管理制度细则一、总则（一）目的为了加强陕西省审计档案的管理，确保审计档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥审计档案在审计工作及经济管理活动中的作用，根据国家有关法律法规和审计行业标准，结合我省实际情况，制定本细则。（二）适用范围本细则适用于陕西省行政区域内各级审计机关、内部审计机构以及依法设立的会计师事务所等从事审计业务所形成的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则审计档案应实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整性原则审计档案应全面、完整地反映审计工作的全过程，包括审计计划、审计实施、审计报告、审计决定等各个环节所形成的文件材料。3.准确性原则审计档案中的文件材料应真实、准确地记录审计工作的事实和结果，数据准确、逻辑严谨。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的审计档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、审计档案的形成与收集（一）审计项目文件材料的形成1.审计准备阶段审计项目计划文件，包括年度审计项目计划、审计工作方案等。审计通知书，告知被审计单位审计的目的、范围、内容、时间等事项。被审计单位基本情况资料，如营业执照、财务报表、内部控制制度等。审计组组成人员名单及分工。2.审计实施阶段审计工作底稿，详细记录审计过程中发现的问题、采取的审计程序和方法、获取的审计证据等。审计证据，包括原始凭证、记账凭证、报表、合同、文件等相关资料的复印件或摘录件。审计人员对审计事项的分析、判断、计算等过程记录。审计组内部的讨论记录、沟通文件等。3.审计报告阶段审计报告初稿，阐述审计发现的问题、审计评价意见、审计建议等。被审计单位对审计报告初稿的反馈意见及审计组的回复情况。审计报告征求意见稿及反馈意见汇总表。审计机关业务会议记录，涉及审计报告审议的相关内容。审计决定书、审计移送处理书等相关文件的初稿及审批过程记录。4.审计终结阶段审计报告正式文本及相关审批文件。审计决定书、审计移送处理书等正式文件及送达回证。被审计单位执行审计决定情况的反馈资料。审计项目总结，对整个审计项目的实施情况、成果、经验教训等进行总结。（二）文件材料的收集要求1.审计项目实施过程中，审计人员应及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.审计组组长负责对审计项目全过程形成的文件材料进行全面收集和审核，确保文件材料的完整性和准确性。3.在审计项目结束后，审计组应在规定时间内将整理好的文件材料移交档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。三、审计档案的整理（一）整理原则1.遵循审计工作的规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.按照文件材料的形成时间、来源、内容等进行分类整理，便于查找和利用。（二）分类方法1.按审计项目分类将每个审计项目作为一个独立的类别，将该项目实施过程中形成的所有文件材料集中在一起。2.按审计阶段分类在每个审计项目类别下，再按照审计准备、实施、报告、终结等阶段进行细分。3.按文件材料的性质分类审计工作底稿类，包括各种审计工作底稿及相关附件。审计证据类，收集的各类审计证据材料。审计报告类，审计报告初稿、征求意见稿、正式文本及相关审批文件等。审计决定书、审计移送处理书类，包括相关文件及送达回证等。其他类，如审计项目计划、审计通知书、被审计单位基本情况资料、审计组内部讨论记录等不属于上述类别的文件材料。（三）装订要求1.同一审计项目的文件材料应统一装订，不得将不同项目或不同阶段的文件材料混装。2.装订顺序应按照分类顺序进行，一般为审计报告类在前，审计决定书、审计移送处理书类次之，审计工作底稿类、审计证据类在后，其他类文件材料放在最后。3.装订时应使用线绳或缝纫机在文件左侧装订，确保装订牢固，不掉页。4.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其大小一致，便于装订和保管。（四）编目1.编制卷内文件目录卷内文件目录应按文件排列顺序逐件填写，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。序号应按文件在卷内的排列顺序依次编写；文号填写文件的发文字号；责任者填写文件的署名者；题名填写文件的标题，无标题的应根据文件内容自拟标题，并加"[]"号；日期填写文件的形成日期；页号填写该文件所在卷内的页码；备注填写需要说明的事项。2.编制案卷目录案卷目录应根据整理好的审计项目档案编制，包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等项目。案卷号应按照审计项目的归档顺序依次编写；题名填写审计项目名称；年度填写审计项目实施的年份；保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定；密级填写档案的保密级别；页数填写该卷档案的总页数；备注填写需要说明的其他事项。四、审计档案的保管（一）保管期限1.永久保管上级领导交办的重要审计事项的审计档案。涉及重大违法违纪问题的审计档案。对社会有较大影响的审计项目档案。2.定期保管一般审计项目档案保管期限为[X]年。定期保管期限分为[X]年、[X]年两种，具体期限根据审计项目的性质和重要程度确定。（二）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等，确保档案的安全保管。（三）保管要求1.档案应按照分类和编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案有破损、褪色、霉变等情况，应及时采取修复、复制等措施。3.对电子审计档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。电子档案的存储介质应妥善保管，防止损坏和丢失。五、审计档案的利用（一）利用范围1.审计机关内部人员查阅审计档案，用于审计业务培训、案例分析、工作参考等。2.有关部门因工作需要查阅审计档案，如纪检监察机关、司法机关等依法进行调查取证时查阅相关审计档案。3.被审计单位根据规定查阅与其自身相关的审计档案。（二）利用手续1.审计机关内部人员查阅审计档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅申请表应注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.有关部门查阅审计档案，应出具正式的查阅函，说明查阅的理由、范围和要求等。审计机关档案管理部门应根据规定进行审核，报经审计机关负责人批准后，方可提供查阅。3.被审计单位查阅与其自身相关的审计档案，应向审计机关提出书面申请，说明查阅的原因和内容。审计机关档案管理部门审核同意后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用限制1.查阅审计档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料。2.未经审计机关批准，不得将审计档案携带出档案库房或转借他人。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的审计档案，应严格按照保密规定进行查阅和使用，防止信息泄露。六、审计档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立审计档案鉴定小组，由审计机关分管领导担任组长，档案管理部门、审计业务部门等相关人员为成员。鉴定小组负责对到期审计档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据审计档案的保管期限规定，对已满保管期限的档案进行鉴定。2.审查档案的内容是否已失去保存价值，如审计事项已过追溯时效、相关问题已得到彻底解决且无后续利用价值等。3.考虑档案的完整性和准确性，对于不完整或不准确的档案，应进一步核实其价值。（三）销毁程序1.鉴定小组对拟销毁的审计档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写审计档案销毁清册。销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、卷号、文号、责任者、销毁原因等内容。2.将审计档案销毁清册报经审计机关负责人批准。3.批准后，由档案管理部门会同审计业务部门等相关人员共同实施销毁。销毁时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁