药明康德采购制度

PAGE药明康德采购制度总则1.目的本采购制度旨在规范药明康德的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司运营所需物资和服务的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于药明康德及其下属各部门、子公司、分公司在生产、研发、运营等活动中涉及的各类物资采购、服务采购等相关行为。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应公平对待所有供应商，确保采购决策公正透明，不偏袒任何一方。质量优先原则：优先选择能够提供符合公司质量要求的物资和服务的供应商，确保公司生产、研发等活动的顺利进行。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的承诺，维护良好商业信誉。采购组织与职责采购部门职责1.负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.依据公司需求，编制采购计划和预算，经审批后组织采购活动。3.收集、整理、分析供应商信息，建立和维护供应商数据库，负责供应商的开发、评估、选择和管理。4.组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.负责采购物资和服务的验收工作，确保所采购的物资和服务符合合同要求。6.定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断优化采购流程和提高采购效率。需求部门职责1.根据公司业务发展和实际需求，提出物资采购申请或服务采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.参与采购过程中的技术交流、商务谈判等工作，提供专业技术支持和意见。3.负责对采购物资和服务进行验收，及时反馈验收结果，协助采购部门处理验收过程中出现的问题。审批部门职责1.对采购计划、预算、合同等进行审批，确保采购活动符合公司战略规划、财务制度和相关规定。2.监督采购过程的合规性，对重大采购项目进行决策和指导。采购流程采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号/服务范围、数量、质量要求、预计交货时间/服务期限、用途等信息，并提交相关技术文件或需求说明。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购计划制定1.采购部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和准确性。2.结合公司库存情况、生产计划、采购周期等因素，编制采购计划，明确采购物资或服务的采购时间、采购数量、采购方式等，并报审批部门审批。供应商选择与管理1.供应商开发采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其经营范围、生产能力、质量控制体系、信誉状况、价格水平等方面，确定符合要求的供应商名单。采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、管理水平、技术能力等实际情况，形成考察报告。2.供应商评估建立供应商评估指标体系，包括质量、价格、交货期、服务、信誉等方面，定期对供应商进行评估。采购部门收集供应商的相关数据和信息，如产品质量检验报告、交货记录统计、售后服务反馈等，按照评估指标体系进行打分评级。根据评估结果，对供应商进行分类管理，并采取相应的激励或淘汰措施。3.供应商选择根据采购物资或服务的特点和要求，从合格供应商名单中选择合适的供应商进行采购。对于重要物资或大额采购项目，采购部门应组织相关人员进行采购谈判，比较各供应商的报价和条件，选择最优供应商。采购决策应综合考虑质量、价格、交货期、服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司需求并提供性价比最优的物资和服务。采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商采购合同条款，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同经双方审核无误后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，并加盖公司合同专用章。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自职责。采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同约定，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的详细要求和交货时间等信息。2.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付物资或服务。3.在采购过程中，如遇到供应商交货延迟、质量问题、价格变更等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应措施减少对公司生产、运营的影响。验收与付款1.验收采购物资或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作，制定验收方案，明确验收标准和方法。物资或服务到货后，采购部门通知需求部门按照验收方案进行验收。验收人员应严格按照合同要求和相关标准对物资的数量和质量进行检验，填写验收报告，并签字确认。对于验收合格的物资或服务，需求部门应出具验收合格证明；对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施予以解决。2.付款采购部门根据合同约定和验收情况，填写付款申请单，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，提交至财务部门审核。财务部门按照公司财务制度和审批流程对付款申请进行审核，审核通过后报审批部门审批。审批部门批准付款申请后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能存在的数据安全风险进行识别和评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险识别应涵盖采购计划制定不合理、供应商选择不当、合同签订漏洞、采购执行不力、验收不严格、付款风险等各个环节。2.风险应对措施采购计划风险：加强对采购需求的分析和预测，结合公司实际情况制定合理的采购计划，避免因计划失误导致物资积压或短缺。供应商风险：建立严格的供应商评估和选择机制，加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行重新评估，及时淘汰不合格供应商，降低供应商违约风险。合同风险：在合同签订前，仔细审查合同条款，确保合同内容完整、准确、合法，明确双方权利义务和违约责任；加强合同执行过程中的跟踪和监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。采购执行风险：建立采购进度跟踪机制，及时掌握采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题；加强与供应商的沟通协调，确保采购任务按时完成。验收风险：明确验收标准和流程，加强验收人员培训，提高验收人员的专业素质和责任心；严格按照验收标准进行验收，确保所采购的物资和服务符合合同要求。付款风险：加强对付款环节管理，严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全；按照合同约定的付款方式和时间付款，避免因付款不当引发的法律纠纷和财务风险。采购监督与审计1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促采购部门和相关部门整改存在的问题，规范采购行为，防范采购风险。3.采购部门应积极配合内部审计部门的工作，及时提供相关资料和信息，对审计发现的问题认真整改落实，并将整改情况反馈给审计部门。采购信息管理1.建立采购信息管理系统，对采购申请、采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、验收报告、付款记录等采购相关信息进行集中管理和存储。2.采购信息管理系统应具备信息录入、查询、统计、分析等功能，方便采购人员和相关部门及时获取采购信息，为采购决策提供数据支持。3.采购部门应定期对采购信息