苏宁易购采购制度

PAGE苏宁易购采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范苏宁易购的采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司商品供应的及时性、稳定性和质量，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于苏宁易购总部及下属各分公司、子公司的采购活动，包括但不限于商品采购、服务采购、固定资产采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。3.效益原则：在保证商品质量和服务水平的前提下，通过科学合理的采购策略和流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，共同推动供应链的健康发展。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责采购政策的制定、采购计划的执行、供应商管理、采购合同签订与执行等工作。采购部门根据业务需要，可进一步细分采购品类小组，如家电采购组、数码采购组、家居采购组等，以提高采购工作的专业性和效率。（二）采购部门职责1.采购政策制定：根据公司战略和业务需求，制定采购政策、流程和标准，确保采购活动的规范化和标准化。2.采购计划编制：依据销售预测、库存状况等因素，编制年度、季度、月度采购计划，明确采购商品的品类、数量、规格、交货时间等要求。3.供应商开发与管理：积极开发优质供应商，建立供应商评估体系，定期对供应商进行考核和评估，确保供应商的供货能力、质量水平和服务质量。4.采购谈判与合同签订：与供应商进行采购谈判，争取有利的采购价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.采购执行与监控：按照采购计划组织采购活动，监控采购进度，协调解决采购过程中的问题，确保采购任务按时、按质、按量完成。6.采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判、采购策略优化等方式，降低采购成本，提高采购效益。7.采购风险管理：识别和评估采购过程中的风险，制定相应的风险应对措施，防范采购风险。（三）其他部门职责1.销售部门：及时向采购部门提供销售数据、市场需求信息和客户反馈，协助采购部门制定采购计划。2.库存管理部门：定期向采购部门通报库存状况，提供库存周转率、库存结构等数据，为采购决策提供参考。同时，负责验收采购商品，并办理入库手续。3.财务部门：负责审核采购预算、采购合同付款条款，监督采购资金的使用，确保采购资金的安全和合理使用。4.法务部门：参与采购合同的审核，提供法律意见，确保采购合同的合法性和有效性，防范法律风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.销售订单驱动：销售部门根据客户订单，将需求信息传递给采购部门，采购部门据此生成采购订单。2.库存补货需求：库存管理部门根据库存状况和安全库存标准，提出补货需求，采购部门结合销售预测和市场情况，确定采购数量和时间。3.新品引进需求：业务部门根据市场调研和公司发展战略，提出新品引进需求，采购部门负责寻找合适的供应商，进行新品采购谈判和引进。（二）采购计划制定采购部门根据采购需求，结合市场供应情况、供应商产能、运输周期等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购商品的品类、数量、规格、交货时间、交货地点等信息，并报相关部门审核。（三）供应商选择与评估1.供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于新的采购项目，采购人员应根据采购需求，从供应商数据库中筛选潜在供应商，并进行初步沟通和了解。2.供应商评估：采购部门组织相关部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。评估可采用实地考察、样品检验、供应商问卷调查、第三方评估报告等方式进行。3.供应商选择：根据供应商评估结果，采购部门确定合格供应商名单，并从中选择合适的供应商进行采购合作。对于重要采购项目，应采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程公开、公平、公正。（四）采购谈判与合同签订1.采购谈判：采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购商品的价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。同时，应记录谈判过程和结果，形成谈判纪要。2.合同签订：采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，并提交法务部门审核。经审核无误后，由公司授权代表与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（五）采购执行与监控1.采购订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购商品的具体要求和交货时间。采购订单应及时传递给供应商，并跟踪供应商的确认情况。2.采购进度跟踪：采购部门定期跟踪采购进度，与供应商保持沟通，及时了解采购商品的生产、运输等情况。对于出现的问题，应及时协调解决，确保采购任务按时完成。3.到货验收：采购商品到货前，库存管理部门应做好验收准备工作。商品到货后，库存管理部门按照合同约定的质量标准进行验收，验收合格的商品办理入库手续，验收不合格的商品应及时与供应商协商处理。（六）采购付款1.付款申请：采购部门根据采购合同和到货验收情况，填写付款申请单，提交财务部门审核。付款申请单应注明采购合同编号、商品名称、数量、金额、付款方式、付款期限等信息。2.付款审核：财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购合同的执行情况、发票真实性、付款金额准确性等。审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。3.付款记录：财务部门应建立采购付款台账，记录每笔采购付款的金额、时间、供应商等信息，确保付款记录清晰、准确。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、交货延迟风险、法律风险等。通过风险评估，确定风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.供应商风险管理：加强供应商管理，与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。定期对供应商进行考核和评估，建立供应商淘汰机制，降低供应商违约风险。2.质量风险管理：在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强到货验收工作，对不合格商品及时处理。要求供应商提供质量保证文件，定期对采购商品进行抽检，降低质量风险。3.价格风险管理：关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时调整采购策略。与供应商协商签订价格调整条款，采用套期保值等金融工具，降低价格波动风险。4.交货延迟风险管理：在采购合同中明确交货时间和违约责任，加强采购进度跟踪，及时与供应商沟通协调。对于可能出现的交货延迟情况，提前制定应对预案，确保公司业务不受影响。5.法律风险管理：采购合同签订前，应提交法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。加强采购人员的法律培训，提高法律意识，防范法律风险。五、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本：包括采购商品的价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本的降低情况。2.采购质量：通过验收合格率、退货率等指标，评估采购商品的质量水平。3.采购效率：以采购订单完成及时率、采购周期等指标，衡量采购工作的效率。4.供应商管理：从供应商满意度、供应商开发数量、供应商淘汰率等方面，评估供应商管理工作的成效。5.合同执行情况：考察采购合同的按时履行率、付款准确率等指标，评估合同执行情况。（二）评估方法1.定期评估：采购部门定期（如每月、每季度）对采购绩效进行自我评估，填写采购绩效评估报表，提交给上级领导和相关部门。2.综合评估：公司每年组织一次采购绩效综合评估，由采购部门、销售部门、库存管理部门、财务部门等相关部门共同参与，对采购工作进行全面、客观的评价。评估可采用定量分析与定性分析相结合的方法，如数据分析、问卷调查、现场评估等。（三）评估结果应用1.绩效奖励：根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员和采购团队进行奖励，激励采购人员提高工作绩效。2.改进措施：针对采购绩效评估中发现的问题，采购部门应制定相应的改进措施，明确责任人和时间节点，持续优化采购工作流程和方法。