自然资源局档案查询制度

PAGE自然资源局档案查询制度一、总则（一）目的为规范自然资源局档案查询工作，保障档案信息的合理利用，维护档案的真实性、完整性和保密性，根据国家有关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于自然资源局内部工作人员、因工作需要依法申请查询档案的外部单位及个人。（三）基本原则1.依法依规原则：档案查询工作严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保查询行为合法合规。2.安全保密原则：在档案查询过程中，充分保护档案信息的安全，防止信息泄露，维护国家和社会的安全与稳定。3.服务高效原则：以方便利用者查询为出发点，优化查询流程，提高查询效率，提供优质的档案利用服务。二、档案分类与编号（一）档案分类自然资源局档案主要分为以下几类：1.行政管理类：包括局机关制定的各类规章制度、工作计划、总结、会议纪要、人事任免文件等。2.资源规划类：涉及土地利用总体规划、矿产资源规划、地质勘查规划等相关文件资料。3.地籍管理类：土地登记、土地调查、土地权属纠纷处理等方面的档案。4.土地利用类：建设用地审批、土地出让、土地转让等业务产生的档案。5.矿产资源管理类：矿产资源勘查许可证、采矿许可证办理，矿产资源储量管理等档案。6.地质环境保护类：地质灾害防治、矿山地质环境治理等相关档案。7.测绘管理类：测绘资质管理、测绘成果管理等方面的档案。（二）编号规则对每一类档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。编号采用数字与字母相结合的方式，例如：行政管理类档案编号为"XZGL年份流水号"，其中"XZGL"表示行政管理类，"年份"为档案形成年份的后两位数字，"流水号"为该年份内该类档案的顺序号。其他各类档案编号规则以此类推，确保档案编号清晰准确，便于查询和管理。三、档案查询流程（一）内部查询流程1.提出申请自然资源局内部工作人员因工作需要查询档案，应填写《自然资源局档案内部查询申请表》，详细注明查询档案的类别、年份、具体内容及查询目的等信息。申请表需经所在部门负责人签字同意。2.审核批准申请表提交至档案管理部门后，档案管理人员对申请进行审核。审核内容包括申请的合理性、必要性以及是否符合档案查阅权限等。对于符合要求的申请，档案管理人员在申请表上签署审核意见，并报档案管理部门负责人批准。3.查询提供经批准后，档案管理人员按照申请要求，在档案库房中查找相关档案，并提供给查询人员。查询人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、档案名称、数量等信息，并在规定的查阅地点进行查阅。查阅过程中，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。（二）外部查询流程1.申请受理外部单位或个人因工作需要查询自然资源局档案，应向自然资源局提交《自然资源局档案外部查询申请表》，并附有效身份证明、单位介绍信（外部单位申请）等相关证明材料。申请表应详细说明查询的档案类别、用途、涉及的项目或事件等情况。2.合法性审查档案管理部门收到申请后，首先对申请的合法性进行审查。审查内容包括申请单位或个人的主体资格、查询用途是否符合法律法规规定、申请查询的档案是否涉及国家秘密或商业秘密等。对于不符合合法性要求的申请，予以退回并说明理由。3.业务部门审核经合法性审查通过的申请，流转至相关业务部门进行审核。业务部门根据申请内容，结合自身业务职责，对查询的必要性和合理性进行审核。审核通过后，业务部门在申请表上签署审核意见。4.档案管理部门审批业务部门审核通过的申请，最终由档案管理部门负责人进行审批。审批通过后，档案管理部门根据申请要求，确定档案查阅范围，并告知查询申请人查阅的时间、地点、注意事项等。5.查询与监督查询申请人按照档案管理部门的安排，在指定地点查阅档案。档案管理人员应全程在场监督，确保查询过程符合规定要求。查询结束后，查询人员应在档案查阅登记簿上登记相关信息，并归还档案。四、档案查阅权限（一）内部查阅权限1.局机关各部门负责人有权查阅本部门形成的档案以及涉及本部门业务的相关档案。2.因工作需要，其他工作人员经所在部门负责人批准，可查阅与其工作相关的档案。3.涉及多个部门的综合性档案，需经相关部门负责人共同批准后，相关人员方可查阅。（二）外部查阅权限1.依法履行行政管理职能的政府部门，因工作需要查阅自然资源局档案经自然资源局业务对口部门审核同意，档案管理部门批准后，可查阅相关档案。查阅范围应严格限定在履行行政管理职能所需的范围内。2.司法机关因办理案件需要查阅自然资源局档案应按照法定程序办理相关手续。经自然资源局审核同意后，在规定的查阅场所查阅相关档案。查阅内容应与案件直接相关，不得擅自扩大查阅范围。3.其他社会组织或个人因特殊原因需要查阅自然资源局档案需经自然资源局业务部门审核，报局领导批准，并签订保密协议后，方可查阅指定范围内的档案。查阅范围应严格控制在与申请事项直接相关的档案资料内。五、档案查阅要求（一）查阅时间与地点1.内部工作人员查阅档案应在档案管理部门规定的工作时间内进行，查阅地点为档案管理部门指定的查阅室。2.外部单位或个人查阅档案，应按照档案管理部门安排的时间和地点进行查阅。一般情况下，查阅时间应提前预约，查阅地点为自然资源局专门设置的档案查阅场所。（二）查阅方式1.查阅人员应在档案管理人员的指导下进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印、拍照等，应提前向档案管理人员提出申请，经批准后按照规定的方式进行操作。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。如有需要摘录档案内容，应使用统一的摘录用纸，并注明摘录的档案名称、页码、日期等信息。（三）查阅记录查阅人员在查阅档案过程中，应详细记录查阅的档案名称、数量、查阅时间、查阅目的等信息。档案管理人员应及时对查阅记录进行整理和归档，以备查询和统计。（四）归还档案查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员。档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完整无损、顺序正确。如发现档案有损坏或丢失情况，应立即查明原因，并追究查阅人员的责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对在档案查询过程中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私等信息予以保密。不得向无关人员泄露档案内容。2.对涉及保密内容的档案，应在专门的保密场所进行查阅，并限制查阅人员范围。查阅人员不得擅自复制、传播保密档案信息。3.在档案整理、保管和利用过程中，采取必要的技术手段，如加密存储、访问控制等，确保档案信息安全。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案存放环境安全。2.定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对档案管理设备进行维护和更新，确保其正常运行。3.在档案查询过程中，档案管理人员应密切关注查阅人员的行为，防止因不当操作引发安全事故。如发现异常情况，应及时采取措施进行处理。七、档案利用统计与分析（一）利用统计档案管理部门应建立档案利用统计制度，定期对档案查询情况进行统计分析。统计内容包括查询申请人的类别、查询档案的类别、查询目的、查询时间等信息。通过统计分析，了解档案利用的规律和趋势，为档案管理工作提供数据支持。（二）分析与反馈根据档案利用统计结果，档案管理部门应进行深入分析，总结档案利用工作中存在的问题和不足。例如，某些档案类别查询频率过高，可能需要考虑优化档案整理方式或提供更便捷的查询途径；某些查询目的集中反映了当前工作的重点需求，可为档案管理和业务工作的调整提供参考。同时，将分析结果及时反馈给相关业务部门，共同探讨改进措施，提高档案利用服务水平。八、监督与考核（一）监督机制1.自然资源局内部设立档案查询工作监督小组，由档案管理部门负责人、纪检监察人员等组成。监督小组定期对档案查询工作进行检查，重点检查查询流程是否规范、查阅权限是否严格执行、档案安全保密措施是否落实等情况。2.接受社会监督。对于外部单位或个人对档案查询工作的投诉和举报，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）考核办法1.制定档案查询工作考核指标体系，对档案管理部门及相关工作人员的档案查询工作进行考核。考核指标包括查询申请受理及时率、审核通过率、档案提供准确率、查阅记录完整性、档案安全事故发生率等。2.考核结果与绩效挂钩。对档案查询工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对违反档案查询制度的部门和个人，视情节轻重给