福建省档案工作制度

PAGE福建省档案工作制度一、总则（一）目的为加强福建省档案工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用档案资源，服务经济社会发展，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本省实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于福建省行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作在各级党委和政府的统一领导下，实行分级管理，确保档案工作的协调发展。2.集中统一管理原则。各单位应设立专门的档案机构或配备专人负责档案工作，对本单位的档案实行集中统一管理，保证档案的完整、准确、系统和安全。3.维护档案的真实性、完整性和安全性原则。档案工作应遵循档案形成的规律，如实记录历史事实，确保档案的原始性和真实性；同时，要采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则。档案工作应注重档案的整理、编目和检索，提高档案的利用效率，为社会各方面提供优质的档案信息服务。二、档案机构与人员（一）档案机构设置1.各级各类机关应设立档案室，负责本机关档案的收集、整理、保管和利用等工作。档案室应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案工作的正常开展。2.企业事业单位应根据实际情况，设立档案管理部门或配备专人负责档案工作。大型企业和重要事业单位应设立独立的档案机构，配备专业的档案管理人员，建立健全档案管理制度。3.档案馆是集中保管档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用本行政区域内的各类档案。各级档案馆应根据国家有关规定，合理设置内部机构，配备相应的专业人员，不断提高档案管理水平。（二）档案人员配备1.档案工作人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。档案管理人员应经过档案专业培训，取得相应的资格证书。2.各单位应根据档案工作的需要，合理配备档案工作人员。档案工作人员应保持相对稳定，确需调整时，应按照规定办理交接手续。3.档案工作人员应严格遵守档案工作纪律，保守档案机密，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.机关档案收集范围包括本机关在工作活动中形成的各种文件材料，如上级文件、本级文件、会议文件、工作计划、总结、统计报表、财务凭证、人事档案等。2.企业档案收集范围包括企业设立、变更、终止过程中形成的文件材料，生产经营活动中的各类文件、合同、协议、技术资料、财务档案等。3.事业单位档案收集范围包括事业单位的章程、规划、计划、总结、财务档案、人事档案、科研档案、教学档案等。4.其他组织档案收集范围根据其性质和工作活动特点确定，应确保各类档案的全面收集。（二）档案收集要求1.各单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的责任部门和责任人，确保档案及时、完整地收集归档。2.档案工作人员应定期对本单位的文件材料进行清理和收集，对重要文件和紧急文件应及时跟踪收集。3.对所属单位或部门形成的档案，应按照规定及时进行统一收集，防止档案分散或流失。4.收集的档案应保持其原始性和真实性，不得擅自修改、补充或删除档案内容。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。（四）档案整理方法1.文书档案整理应按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行分类，编制归档文件目录，装订成册，装盒保管。2.科技档案整理应按照项目、专业进行分类，建立档案案卷，编制卷内目录、备考表等，装订成册，装盒保管。对于科研项目档案，应按照科研项目的立项、研究、验收等阶段进行整理归档。3.会计档案整理应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，按照年度顺序装订成册，装盒保管。会计档案的保管期限应按照国家有关规定执行。4.人事档案整理应按照干部人事档案管理的有关规定进行分类整理，建立档案卷册，编制目录，装盒保管。人事档案应严格保密，确保档案信息的安全。四、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.各单位应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应远离易燃、易爆场所，确保档案的安全。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、空调、消防器材等，保证档案的妥善保管。3.档案馆应根据档案保管的需要，合理规划档案库房面积，设置不同类型档案的存放区域，确保档案存放有序。（二）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列整齐，便于查找和利用。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等，确保档案的安全。3.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，便于档案的管理和查询。（三）档案保护措施1.加强档案库房的安全管理，制定安全管理制度，配备安全保卫人员，安装监控设备，确保档案库房的安全。2.根据档案的特点和保管要求，采取适当的保护技术和措施，如对纸质档案进行防虫、防霉处理，对电子档案进行备份和数据维护等。3.定期对档案保管设备进行维护和检查，确保设备的正常运行。对老化、损坏的设备应及时进行更新和维修。4.加强对档案工作人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为因素导致档案安全事故的发生。五、档案的利用与开发（一）档案利用原则1.依法利用原则。档案利用应遵守国家有关法律法规，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务社会原则。档案工作应积极为社会各方面提供档案信息服务，满足社会对档案的利用需求。3.保守机密原则。在档案利用过程中，应严格遵守档案保密制度，确保档案信息不被泄露。（二）档案利用方式1.查阅利用。单位内部人员因工作需要查阅档案应填写查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅重要档案应实行双人查阅制度。2.借阅利用。外单位人员因特殊需要借阅档案应持单位介绍信，填写借阅申请表，经档案管理部门负责人和单位主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造档案。3.出具证明。档案管理部门可根据利用者的需求，为其出具档案证明。出具档案证明应严格审核档案内容，确保证明的真实性和准确性。（三）档案开发利用1.档案编研。各单位应根据档案资源和社会需求，开展档案编研工作，编写档案资料汇编、大事记、组织沿革等编研成果，为社会提供有价值的档案信息产品。2.数字化建设。加快档案数字化进程，将重要档案进行数字化处理，建立档案数据库，实现档案信息的在线查询和利用，提高档案利用效率。3.展览展示。利用档案资源举办各类展览展示活动，如历史文化展览、专题档案展览等，发挥档案的宣传教育作用，增强社会公众的档案意识。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.定期鉴定原则。各单位应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，及时剔除失去保存价值的档案。2.全面审查原则。档案鉴定应全面审查档案的内容、来源、形成时间、保管状况以及社会利用价值等因素，确保鉴定结果的准确性。3.集体鉴定原则。档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家等组成，对档案进行集体审查和鉴定。（二）档案保管期限划分1.永久保管。凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.定期保管。定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时间内对本单位工作具有查考利用价值的档案，可列为定期保管。（三）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，编制档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。2.档案销毁清册经单位主管领导批准后，报同级档案行政管理部门备案。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对档案销毁清册，确保销毁的档案与清册一致。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。七、监督与检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内的档案工作进行监督检查。2.各单位的上级主管部门应加强对所属单位档案工作的监督指导，定期进行检查。（二）监督检查内容1.档案工作制度的建立和执行情况。2.档案机构设置和人员配备情况。3.档案的收集、整理、保管、利用等业务工作情况。4.档案安全管理情况，包括档案库房安全、档案信息安全等。5.档案鉴定与销毁工作情况。（三）监督检查方式1.定期检查。各级档案行政管理部门和各单位的上级主管部门应定期组织对档案工作进行全面检查，检查周期一般为每年一次。2.专项检查。根据档案工作的重点和热点问题，适时组织专项检查，如档案数字化建设专项检查、档案安全专项检查等。3.日常监督。档案行政管理部门和各单位应加强对档案工作的日常监督，及时发现和解决档案工作中存在的问题。（四）检查结果处理1.对档案工作成绩突出的单位和个人，应予以表彰和奖励。2.对违反档案工作制度的单位