档案逾期通报制度范本

PAGE档案逾期通报制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保各类档案资料的及时归档、妥善保管和有效利用，提高工作效率，特制定本档案逾期通报制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的相关行为。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.及时准确原则：各部门及员工应及时、准确地完成档案的收集、整理、归档工作，保证档案资料的完整性和真实性。3.责任明确原则：明确档案管理各环节的责任主体，确保档案管理工作有序进行。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、合同档案、财务档案、人事档案等，确保档案的安全和完整。3.定期对档案进行整理、分类、编目、装订等工作，提高档案的规范化水平。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用，为公司各项工作提供支持。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门人员做好档案的收集、整理、归档工作，并确保档案资料的真实性和完整性。2.明确本部门档案管理人员，负责具体的档案管理工作，按照档案管理部门的要求及时将档案移交至档案管理部门。3.在日常工作中，各部门应妥善保管好本部门产生的各类档案资料，防止档案丢失、损坏或泄密。（三）员工职责1.员工应积极配合本部门做好档案管理工作，及时将工作中形成的各类文件、资料等交至本部门档案管理人员。2.严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改、出借档案资料。三、档案归档要求（一）归档范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等均应归档。2.具体包括但不限于以下几类：上级机关文件、指示、通知等；公司内部文件，如规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等；各类合同、协议；财务报表、凭证、账簿等；人事档案，包括员工入职申请表、劳动合同、培训记录、考核材料等；业务档案，如项目文档、市场调研报告、客户资料等。（二）归档时间1.文书档案应在文件形成后的[X]个工作日内归档。2.合同档案应在合同签订后的[X]个工作日内归档。3.财务档案应按照国家财务档案管理规定的时间要求及时归档。4.人事档案应在员工相关资料发生变动后的[X]个工作日内归档。5.业务档案应根据项目进展情况及时归档，确保项目结束后[X]个工作日内完成全部归档工作。（三）归档要求1.档案应分类整理，按照档案类别、年度、保管期限等进行排列编号，便于查找和管理。2.归档的文件资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子档案应与纸质档案同步归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性，并按照规定进行存储和备份。四、档案逾期通报流程（一）逾期提醒1.档案管理部门定期对各部门档案归档情况进行检查，发现逾期未归档的档案，应及时向相关部门发送《档案逾期提醒函》。2.《档案逾期提醒函》应明确指出逾期未归档的档案名称、所属部门、逾期时间等信息，并要求相关部门在接到提醒函后的[X]个工作日内完成归档工作。（二）初次通报1.若相关部门在接到《档案逾期提醒函》后仍未按时完成档案归档工作，档案管理部门将在公司内部进行初次通报。2.初次通报以书面形式发布，在公司内部公告栏张贴，并通过公司内部办公系统发送给各部门负责人及相关人员。通报内容包括逾期未归档的部门、档案名称、逾期原因等。（三）再次通报1.对于初次通报后仍未整改的部门，档案管理部门将进行再次通报。2.再次通报除上述内容外，还将对该部门的档案管理工作进行批评，并要求该部门负责人在公司管理层会议上作出书面检讨，说明整改措施和完成时间。（四）结果应用1.档案逾期情况将纳入公司绩效考核体系，作为各部门及员工绩效考核的重要指标之一。2.对于档案管理工作严重滞后、逾期未归档情况频繁发生的部门，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于扣减部门绩效奖金、对部门负责人进行诫勉谈话等。五、档案保管与利用（一）档案保管1.档案管理部门应按照国家有关档案保管的规定，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管情况，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格控制档案的查阅、借阅权限，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。（二）档案利用1.公司内部人员因工作需要查阅档案应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因特殊原因需要查阅公司档案须持有单位介绍信，并经公司分管领导批准，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案安全。每一次查阅都需要进行详细的登记，包括查阅时间、查阅人姓名、查阅内容、归还时间等。六、档案销毁（一）销毁范围与鉴定1.对于已超过保管期限、确无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.档案管理部门应组织相关人员对拟销毁档案进行鉴定，确保销毁档案符合国家有关规定和公司档案管理制度。（二）销毁审批《档案销毁申请表》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行档案销毁工作。（三）销毁方式与记录1.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。2.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并做好销毁记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁档案名称、数量等。销毁记录应保存[X]年。七、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。（二）修订与完善本制度将根据国家法律法规、行业标准以及公司实际情况的变化适时进行修订和完善。（三）生效日期本制度自发布之日起生效实