档案查阅制度北京大学

PAGE档案查阅制度北京大学北京大学档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强北京大学档案的管理，规范档案查阅行为，保障档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京大学各单位及个人查阅学校各类档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规以及学校关于档案管理的各项规定，确保档案查阅活动合法合规。2.安全保密原则在档案查阅过程中，要采取有效措施保障档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。对涉及国家机密、学校敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。3.服务利用原则以服务学校教学、科研、管理等各项工作为宗旨，在确保档案安全和保密的前提下，为需要查阅档案的单位和个人提供便利，提高档案利用效率。二、档案查阅范围（一）党群类档案包括学校党组织的各类文件、会议记录、党员名册、组织建设等方面的档案，可供学校各级党组织、党员及相关人员查阅，用于了解党组织的工作历程、决策过程以及党员队伍建设情况等。（二）行政类档案涵盖学校行政管理工作中形成的各类文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结等档案，为学校行政管理人员、各职能部门以及需要了解学校行政管理情况的人员提供查阅服务，以便于开展工作、查询政策依据、借鉴工作经验等。（三）教学类档案包含教学计划、课程大纲、教案、学生成绩、教学评估等档案，主要供教师、教学管理人员、学生以及与教学研究相关的人员查阅，用于教学研究、课程建设、教学质量评估、学生学业情况查询等。（四）科研类档案涉及科研项目申报书、研究成果、实验数据、学术论文等档案，面向学校科研人员、科研管理部门以及有科研合作需求的单位和个人，用于科研项目管理、成果鉴定、学术交流、知识产权保护等。（五）基本建设类档案包括学校基本建设项目的规划文件、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等档案，可供学校基建部门、项目建设单位以及相关审计、监督部门查阅，用于项目管理、工程质量监督、造价审核以及后续维护等。（六）仪器设备类档案记录学校仪器设备的购置合同、验收报告、使用说明书、维修记录等档案，供设备管理部门、使用单位以及设备维护人员查阅，便于设备管理、维护保养、性能评估以及资产清查等。（七）财会类档案包含学校财务预算、决算报表、会计凭证、账目等档案，主要供学校财务部门、审计部门以及有财务查询需求的单位和个人查阅，用于财务管理、财务审计、经济活动分析等。三、查阅权限与申请流程（一）查阅权限1.本校教职工本校教职工因工作需要，可查阅与其工作职责相关的档案。查阅党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、财会等各类档案中涉及本人工作或与本人研究项目相关的部分。2.学生学生可查阅与其学业相关的档案，如个人成绩、学籍档案等。查阅范围限于学生本人在校期间形成的学业档案资料。3.校外单位人员校外单位因工作需要查阅我校档案须持有单位正式介绍信，说明查阅目的和范围。一般情况下，查阅涉及合作项目、科研交流、联合办学等相关档案，需经学校相关部门负责人审批同意。查阅涉及学校核心机密、重大决策等敏感档案需报学校主管领导批准。（二）申请流程1.填写申请表查阅档案的单位或个人需填写《北京大学档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的类别、名称、查阅目的、查阅时间、查阅人姓名及联系方式等信息。申请表应加盖申请单位公章或由申请人签字确认。2.提交申请将填写完整的申请表提交至学校档案管理部门。申请党群、行政类档案查阅提交至学校党委办公室或校长办公室档案管理科室；申请教学、科研类档案查阅提交至学校教务处或科研管理部门档案管理科室；申请基本建设类档案查阅提交至学校基建管理部门档案管理科室；申请仪器设备类档案查阅提交至学校设备管理部门档案管理科室；申请财会类档案查阅提交至学校财务部门档案管理科室。各档案管理科室对申请材料进行初步审核，检查申请表填写是否完整、查阅目的是否合理等。3.审批经初步审核合格后，档案管理科室将申请表及相关申请材料提交至相应的审批部门。审批部门根据查阅权限和档案管理规定进行审批。对于本校教职工查阅与其工作职责相关档案的申请，由所在单位负责人审批；对于学生查阅学业相关档案的申请，由所在院系辅导员或教学管理部门审批；对于校外单位人员查阅档案的申请，按照上述查阅权限中校外单位人员审批要求进行审批。审批通过后在申请表上签署意见并加盖公章。4.领取查阅凭证申请人凭审批通过的申请表到档案管理部门领取《北京大学档案查阅凭证》。查阅凭证上注明查阅档案的类别、名称、查阅期限、查阅地点等信息。申请人需妥善保管查阅凭证，以备查阅档案时使用。四、查阅方式与要求（一）查阅方式1.现场查阅申请人持查阅凭证到学校档案管理部门指定的查阅地点进行现场查阅。档案管理部门应提供必要的查阅设施和环境，如查阅桌椅、照明设备等，并安排专人负责协助查阅，解答查阅过程中的疑问。2.复制根据申请人的需求，档案管理部门可提供档案复制服务。复制档案应使用档案管理部门统一规定的复制设备和材料，确保复制件清晰、完整、真实。复制的档案材料应加盖档案管理部门的印章，并注明复制日期、份数等信息。（二）查阅要求1.遵守查阅时间申请人应按照查阅凭证上注明的查阅期限进行查阅，如需延长查阅时间，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.爱护档案查阅档案时，应爱护档案原件，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、折叠等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。3.遵守保密规定对于查阅过程中涉及的国家机密、学校敏感信息以及其他需要保密的档案内容，申请人应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。严禁在查阅场所以外的地方谈论、传播档案内容。4.查阅记录档案管理部门应对每一次档案查阅进行记录，记录内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅凭证编号、查阅档案类别及名称、查阅目的、查阅期限等信息。查阅记录应妥善保存，以备查询和统计分析。五、特殊档案查阅规定（一）涉及国家机密档案涉及国家机密的档案，如国防科研项目档案、国家安全相关文件等，按照国家保密法律法规的严格规定进行管理和查阅。查阅此类档案须经学校保密委员会审核，并报上级主管部门批准。查阅过程中，必须在保密场所进行，查阅人员需签订保密承诺书，严格限制知悉范围，查阅记录应进行特殊加密处理，确保档案信息安全。（二）历史档案历史档案是学校发展历程中的珍贵资料，具有重要的历史价值和文化意义。查阅历史档案时，除遵循本制度一般规定外，还应特别注意保护档案的原始风貌。如需对历史档案进行修复、整理等操作，必须由专业的档案修复人员按照科学规范的方法进行，确保档案的完整性和真实性不受损害。同时，对于历史档案的研究和利用，应遵循学术规范，不得歪曲、篡改档案内容。（三）电子档案随着信息技术的发展，学校电子档案数量不断增加。查阅电子档案时，应使用档案管理部门指定的电子查阅系统，并遵守系统操作规定。查阅人员不得擅自对电子档案进行下载、存储、传播等操作，如需获取电子档案复制件，应通过系统按照规定流程申请，由档案管理部门统一提供。档案管理部门应定期对电子档案查阅情况进行备份和检查，确保电子档案的安全与可追溯性。六、监督与检查（一）内部监督学校档案管理部门负责对档案查阅活动进行日常监督检查。定期检查查阅申请流程是否规范、查阅记录是否完整、查阅人员是否遵守查阅要求等。对发现的问题及时进行整改，并对相关责任人进行批评教育。学校纪检监察部门负责对档案查阅过程中的违规违纪行为进行监督，对违反规定的单位和个人依法依规进行严肃处理。（二）外部监督接受上级档案管理部门以及相关行业监管部门的监督检查。积极配合上级部门的工作，如实提供档案查阅情况及相关资料，对上级部门提出的意见和建议及时进行整改落实，不断完善档案查阅制度和管理工作。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自查阅档案。2.超出查阅权限查阅档案。3.违反查阅要求，如损坏档案、泄露档案机密等。4.伪造查阅申请材料或查阅凭证。（二）处理措施1.对于轻微违规行为（如未严格遵守查阅时间等），档案管理部门给予口头警告，并要求违规人员立即改正。2.对于一般违规行为（如擅自复制档案、在档案上做轻微标记等），视情节轻重，给予书面警告，责令违规人员写出书面检讨，并在一定范围内通报批评。同时，限制其在一定期限内的档案查阅权限。3.对于严重违规行为（如故意泄露档案机密、造成档案重大损坏等），按照学校相关规定给予纪律处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。涉及违法犯罪依法移交司法机关处理。八、附则（一）解释权本制度由北京大学档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇具体问题或需要进一步明确相关规定，由