档案室制度上墙2018

PAGE档案室制度上墙2018一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（二）适用范围本制度涵盖公司各类档案，包括但不限于行政文件、业务合同、财务报表、技术资料、人事档案等。无论档案的形成部门、时间、形式如何，均需遵循本制度进行管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.保密性原则：对于涉及公司机密的档案，严格保密，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政类：公司各类行政文件、通知、报告、会议纪要等。2.业务类：业务合同、订单、销售记录、市场调研报告等。3.财务类：财务报表、账目、审计报告等。4.技术类：研发资料、技术方案、产品图纸等。5.人事类：员工档案、考勤记录、培训资料等。6.其他：公司获得的荣誉证书、资质证明等相关资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.对于重要文件，如合同、协议等，应在文件签署后[X]个工作日内移交档案室。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理规范1.分类：按照档案的类别和性质进行分类，如行政、业务、财务、技术、人事等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查询。编号应遵循一定的编码规则，例如：年份+类别代码+流水号。3.装订：对于纸张较多的档案，应进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。三、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案收集人员对收集到的档案进行初步整理后，填写档案移交清单，一式两份，一份随档案移交档案室，一份自留备查。2.档案室管理人员对移交的档案进行审核，核对档案的完整性、准确性和编号等信息。审核无误后，在移交清单上签字确认，并将档案归入相应的类别和保管位置。3.对于不符合归档要求的档案，档案室管理人员应及时与移交部门沟通，要求补充或更正相关信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心机密、重要历史资料、法律纠纷等档案，应永久保管。2.长期保管：一般为[X]年，包括重要业务文件、财务报表等，对公司经营决策有重要参考价值的档案。3.短期保管：一般为[X]年，如一般性行政文件、短期业务记录等。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。3.定期对档案室进行检查和维护，确保保管环境符合要求。（四）档案清查1.每年定期对档案进行清查，核对档案的数量、完整性和保管情况。2.清查过程中发现的问题，如档案丢失、损坏等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.编制档案清查报告，总结清查结果，提出改进建议。四、档案的借阅与使用（一）借阅权限1.因工作需要借阅档案需填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称及编号等信息。2.一般员工借阅档案，需经所在部门负责人审批；部门负责人借阅档案，需经分管领导审批；涉及重要机密档案的借阅，需经公司总经理审批。（二）借阅期限1.普通档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要档案的借阅期限根据具体情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。2.借阅期间如需复印档案，应经档案室管理人员同意，并在指定地点进行复印。复印后的档案应归还档案室，不得留存。3.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整性和整洁性，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。（四）档案使用1.档案使用人员应严格按照规定的用途使用档案，不得擅自扩大使用范围。2.在使用档案过程中，如需对档案内容进行引用或摘录，应注明出处和档案编号。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务部门负责人及公司分管领导组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案的形成背景、历史价值和现实意义。2.参考档案的利用情况，评估档案的使用频率和重要程度。3.结合公司的发展战略和业务需求，判断档案是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁申请表。2.档案销毁申请表经公司总经理审批后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案管理人员职责（一）档案室管理人员职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、鉴定和销毁等。2.维护档案室的安全和整洁，确保档案保管环境符合要求。3.定期对档案进行清查和统计，及时掌握档案的动态情况。4.为公司各部门及员工提供档案查询和利用服务，解答相关疑问。5.参与档案鉴定小组的工作，协助做好档案的鉴定和销毁工作。（二）各部门档案收集人员职责1.在本部门负责人领导下，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.按照档案收集要求，及时、准确地收集本部门产生的各类档案，并进行初步整理。3.填写档案移交清单，确保档案移交的完整性和准确性。4.协助档案室管理人员做好档案的清查和统计工作。