政府综合档案室制度

PAGE政府综合档案室制度一、总则（一）目的为加强政府综合档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在政府工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门及所属单位综合档案室的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：政府综合档案室对政府各部门及所属单位的档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映政府工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理政府工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便政府工作人员和社会公众查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置政府设立综合档案室，作为政府档案管理的专门机构，负责集中管理政府各部门及所属单位的档案。（二）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定政府档案管理的规章制度和业务规范。2.负责接收、收集、整理、保管政府各部门及所属单位形成的各类档案，确保档案的完整与安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、统计等工作，建立健全档案检索体系，提高档案管理水平。4.依法向社会提供档案查阅利用服务，做好档案的借阅登记、保密审查等工作。5.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案利用效率。6.对政府各部门及所属单位的档案工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案工作培训和考核。7.参与政府重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。8.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。9.开展档案编研工作，编辑出版档案资料，为政府决策和社会发展提供参考依据。（三）部门及所属单位档案工作职责1.各部门及所属单位应明确一名分管领导负责本部门的档案工作，配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.建立健全本部门的档案管理制度，将档案工作纳入部门工作计划和考核内容，确保档案工作的有效开展。3.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案材料，按照规定的时间和要求移交综合档案室。4.配合综合档案室做好档案的查阅利用、鉴定销毁等工作，提供必要的档案信息和资料。5.积极支持和参与档案信息化建设，按照要求做好本部门档案数据的录入和维护工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映政府职能活动、行政管理、行政执法等方面的文件材料。2.政府各部门及所属单位的工作计划、总结、报告、统计报表等。3.各类会议文件、记录、纪要等。4.人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等专门档案。5.与国内外机构和组织签订的合同、协议、章程等文件材料。6.重大活动、重要项目形成的文件材料，包括活动方案、领导讲话、照片、音像资料等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应按照档案管理规定，及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交综合档案室。2.收集的档案材料应真实可靠，字迹清晰，格式规范，载体完好。3.对电子文件应同时收集其元数据、背景信息等，确保电子档案的完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.文书档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类整理，编制案卷目录。2.专门档案按照国家相关标准和规范进行整理，如人事档案按照干部人事档案管理规定整理，财务档案按照会计档案管理办法整理等。3.电子档案按照《电子文件归档与电子档案管理规范》进行整理，建立电子档案数据库，实现电子档案的有效管理和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。2.库房应安装必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备、防盗门窗等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放整齐、有序。2.对磁性载体档案应采用防磁柜存放，防止磁性消退。（三）档案保管要求（1）档案应分类存放，不同门类、不同保管期限的档案应分开存放。（2）对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、专柜存放等。（3）定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（4）对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（5）做好档案库房的温湿度记录、安全检查记录等，建立档案保管台账。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合考虑。3.严格按照国家有关档案鉴定的标准和程序进行鉴定，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、业务骨干及相关部门人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的现实利用价值和历史研究价值。2.参考档案的保管期限表，结合档案形成的时间、背景等因素进行综合判断。3.征求档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果的合理性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、文号、日期、保管期限、数量等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册报经政府分管领导批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.监销人员应在档案销毁清册上签字，并注明销毁方式、时间等信息。6.销毁后的档案销毁清册应永久保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅利用原则1.依法依规提供档案查阅利用服务，严格遵守国家有关保密规定。2.遵循方便利用、确保安全的原则，既要满足政府工作和社会公众的合理需求，又要防止档案信息的不当扩散。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。（二）查阅利用范围1.政府工作人员因工作需要查阅本部门及相关部门的档案。2.社会公众依法申请查阅政府公开信息范围内的档案。3.司法机关、行政执法机关因办案需要查阅相关档案。4.其他经政府批准的查阅利用事项。（三）查阅利用程序1.政府工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.社会公众查阅政府公开信息范围内的档案，应向综合档案室提出申请，提交有效身份证件，填写查阅申请表。综合档案室对申请进行审核，符合条件的予以受理，并告知查阅的时间、地点和方式。3.司法机关、行政执法机关查阅档案，应出具单位介绍信和相关证明材料，经综合档案室负责人批准后，方可查阅。4.查阅档案应在综合档案室指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按照规定办理手续。5.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。6.查阅利用结束后，查阅人员应及时归还档案，由档案管理人员进行清点核对。（四）利用效果跟踪1.对档案查阅利用情况进行登记，记录查阅利用的时间、人员、内容、用途等信息。2.定期对档案利用效果进行跟踪调查，了解档案在政府工作和社会活动中的作用，收集利用者的反馈意见，不断改进档案利用服务工作。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提高档案信息的收集、整理、存储、检索、利用效率，为政府工作提供高效便捷的档案信息服务。3.确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和被篡改。（二）信息化建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案、照片、音像等档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合政府档案管理的信息化系统，实现档案的在线接收、整理、存储、检索、借阅、统计等功能。3.网络安全保障：建立健全档案信息化网络安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，保障档案信息网络的安全。4.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，建立异地容灾备份中心，确保档案数据在遭受自然灾害、系统故障等情况下能够及时恢复。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案管理工作。2.加强对电子档案的元数据管理，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。3.定期对档案信息化系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。4.做好档案信息化设备的管理和维护工作，确保设备的安全可靠。八、档案工作人员管理（一）人员配备1.综合档案室应根据工作需要，配备足够数量的专（兼）职档案管理人员，档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能。2.档案管理人员应保持相对稳定，确需调整时，应按照规定办理交接手续。（二）人员培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理法律法规、业务知识、信息化技能等。3.鼓励档案管理人员参加档案专业学历教育和职业资格考试，不断提升自身业务能力。（三）考核与奖惩1.建立档案管理人员考核制度，对档案管理人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行定期