学校设备仪器采购制度

PAGE学校设备仪器采购制度一、总则1.目的为规范学校设备仪器采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证设备仪器质量，满足学校教学、科研和管理工作的需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的设备仪器采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。效益原则：在满足学校需求前提下，充分考虑资金使用效益，合理控制采购成本。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、符合教学科研实际需要的设备仪器。二、采购组织与职责1.采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购项目进行决策和指导。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：审议学校采购工作的重大政策、制度和规划。审批年度采购预算和重大采购项目计划。研究决定采购工作中的重大事项。2.采购执行机构学校设立采购部门或指定专门机构负责采购活动的具体实施。采购部门的主要职责包括：贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度。编制采购预算和采购计划，组织采购项目的实施。建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查和选择。根据采购需求，组织编制采购文件，发布采购信息。组织开标、评标、谈判等采购活动，确定中标或成交供应商。签订采购合同，负责采购项目的验收、付款等工作。整理和归档采购文件，建立采购档案。3.使用部门职责使用部门负责提出设备仪器采购需求，参与采购文件的编制和评审，配合采购部门进行采购项目的验收等工作。其主要职责包括：根据教学、科研和管理工作需要，提出设备仪器采购申请。对采购需求进行详细论证，确保采购设备仪器符合实际工作要求。参与采购文件的编制，提供技术参数、性能要求等方面的意见和建议。负责采购项目的安装、调试、使用培训等工作，并配合采购部门进行验收。对采购设备仪器的使用情况进行跟踪和反馈，提出改进意见和建议。三、采购预算与计划1.采购预算编制各使用部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本部门实际需求，编制设备仪器采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购部门汇总各使用部门采购预算，结合学校财力状况，编制学校年度采购预算草案，报学校采购工作领导小组审议通过后，纳入学校年度财务预算。2.采购计划制定采购部门根据学校年度采购预算，结合设备仪器的使用时间、市场供应情况等因素，制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购进度安排等内容。对于急需的设备仪器，使用部门可提出紧急采购申请，采购部门应在确保采购质量和合规的前提下，优先安排采购。四、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人按照法定程序，通过发布招标公告的方式，邀请不特定的供应商参加投标，采购人根据评标结果确定中标供应商的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目单项或批量采购金额一次性达到200万元以上。工程类采购项目单项合同估算价在400万元以上。服务类采购项目单项或批量采购金额一次性达到100万元以上。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。采购货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序1.采购申请使用部门根据实际需求填写《设备仪器采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后，提交采购部门。2.需求论证采购部门收到采购申请后，组织相关专家对采购需求进行论证。专家应从技术可行性、经济合理性、适用性等方面进行评估，提出论证意见。对于重大采购项目，采购部门应组织校内外专家进行联合论证。3.采购文件编制采购部门根据采购需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件邀请函、询价通知书等）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的各项要求和供应商的响应条件，确保采购活动的规范性和公正性。4.信息发布采购部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请符合条件的供应商参与采购活动。对于公开招标项目，采购公告应在指定媒体上发布；对于邀请招标、竞争性谈判、询价等项目，采购信息应向特定供应商发出。5.供应商资格审查采购部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与后续采购活动。6.采购评审采购部门组织开标、评标、谈判等采购评审活动。评审活动应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，确保评审过程公正、公平、公开。评审专家应从学校专家库中随机抽取，与采购项目有利害关系的人员不得担任评审专家。7.中标（成交）供应商确定采购评审结束后，采购部门根据评审结果确定中标（成交）供应商，并向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。同时，将采购结果通知所有参与采购活动的供应商。8.合同签订采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备仪器的规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。采购合同应符合法律法规和采购文件的要求，确保合同合法有效。9.验收采购项目完成交货后，使用部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对设备仪器的数量、规格型号、技术参数、质量等进行全面检查。验收合格后填写《设备仪器验收报告》，并由验收人员签字确认；验收不合格应要求供应商限期整改或重新提供货物，直至验收合格。10.付款采购部门根据采购合同和验收报告办理付款手续。付款方式应按照采购合同约定执行，一般采用银行转账方式支付。对于财政性资金采购项目，应严格按照财政资金支付管理规定办理付款。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，由采购部门与中标（成交）供应商签订。合同签订前，采购部门应将合同文本提交学校法律顾问进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。合同签订后，采购部门应及时将合同副本送学校财务部门、使用部门等相关单位备案。2.合同履行采购部门和使用部门应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应督促供应商按时、按质、按量交付设备仪器，并及时协调解决合同履行过程中出现的问题。使用部门应做好设备仪器的接收、安装、调试、使用培训等工作，配合采购部门进行验收。3.合同变更与解除在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报学校采购工作领导小组备案。涉及财政性资金采购项目的合同变更或解除，应按照财政资金管理规定办理相关手续。4.合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成可按照合同约定申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在纠纷处理过程中，采购部门应及时收集相关证据，维护学校的合法权益。七、采购监督与管理1.内部监督学校审计部门负责对采购活动进行审计监督，定期对采购项目进行检查和审计，重点审查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、资金使用的合理性等内容。发现问题及时提出整改意见，并督促相关部门落实整改措施。学校纪检监察部门负责对采购活动进行纪律监督，对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购活动的公正性和严肃性。2.外部监督学校采购活动接受政府采购监管部门、财政部门等外部监督。采购部门应积极配合外部监督部门的工作，及时提供采购活动相关资料，接受监督检查。对于外部监督部门提出的意见和建议，采购部门应认真整改落实，并将整改情况及时反馈。八、采购档案管理1.档案范围采购档案包括采购活动全过程形成的各类文件、资料，如采购申请表、采购需求论证报告、采购文件、投标文件、评标报告、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等。2.档案整理采购部门应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料齐全、完整、规范。档案整理应遵循便于查阅和保管的原则，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。3.档案保管采购档案应妥善保管，保管期限按照国家有关规定执行。纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案安全。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案应填写《采购档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，