小额采购集体决策制度

PAGE小额采购集体决策制度一、总则（一）目的为规范公司小额采购行为，提高采购决策的科学性、公正性和透明度，加强对采购过程的监督和管理，确保采购活动符合公司利益和法律法规要求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及下属单位发生的小额采购活动。小额采购是指单次采购金额在[具体金额上限]以下的各类物资、服务及工程采购项目。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部的各项规章制度。2.公正性原则：采购决策过程应公正、公平，充分考虑各方面因素，确保所有潜在供应商享有平等的竞争机会。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.集体决策原则：对于小额采购项目，实行集体决策机制，避免个人主观因素对采购决策的影响。二、采购组织与职责（一）采购决策小组1.组成人员：由公司分管采购领导担任组长，成员包括采购部门负责人、财务部门负责人、需求部门代表以及监察审计部门人员等。具体成员根据采购项目的性质和特点进行适当调整。2.职责负责审议小额采购项目的采购方式、采购预算、供应商选择等重大事项。对采购过程中的重要环节进行监督和指导，确保采购活动依法依规进行。对采购项目的实施情况进行评估和总结，提出改进意见和建议。（二）采购部门1.职责负责小额采购项目的具体组织实施，包括制定采购计划、发布采购信息、组织采购谈判、签订采购合同等。收集、整理供应商信息，建立供应商数据库，并定期对供应商进行评估和管理。协助采购决策小组开展采购项目的审议工作，提供相关资料和数据支持。负责采购文件和合同的归档管理，妥善保存采购活动的各类记录。（三）需求部门1.职责负责提出小额采购项目的需求申请，明确采购物资、服务或工程的规格、数量、质量要求等详细信息。参与采购项目的供应商选择、采购谈判等环节，提供技术支持和专业意见，并对采购结果的适用性负责。配合采购部门做好采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合需求部门的要求。（四）财务部门1.职责负责审核小额采购项目的预算安排，确保采购资金的合理性和合规性。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款、结算方式等进行把关，防范财务风险。负责采购资金的支付管理，按照合同约定及时、准确地支付采购款项。对采购项目的成本效益进行分析和评价，为采购决策提供财务依据。（五）监察审计部门1.职责对小额采购活动进行全过程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理。受理对采购活动的投诉和举报，对违规违纪行为进行调查和处理。定期对采购项目进行审计，评估采购项目的经济效益和社会效益，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）需求申请1.需求部门根据工作需要，填写《小额采购需求申请表》详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对需求申请进行审核，确认需求的合理性和必要性后，签字批准并提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到需求部门提交的《小额采购需求申请表》后，对采购项目的预算金额、采购方式等进行初步审核。2.对于预算金额在[具体金额范围1]以内的采购项目，采购部门审核通过后，直接进入采购实施阶段；对于预算金额在[具体金额范围2]至[具体金额上限]之间的采购项目，采购部门审核通过后，提交采购决策小组进行审议。3.采购决策小组召开会议，对采购项目进行审议。需求部门代表介绍采购项目的需求背景和具体要求，采购部门汇报采购项目的初步审核情况，财务部门对采购预算进行审核说明，监察审计部门对采购程序的合规性提出意见。与会成员充分发表意见，对采购方式、供应商选择、采购预算等事项进行集体决策，并形成会议纪要。（三）采购实施1.确定采购方式根据采购项目的特点和实际情况，采购方式可选择询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。询价采购适用于采购规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价成交。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部门与不少于三家符合相应资格条件的供应商分别进行谈判，综合比较谈判结果，选择最优供应商成交。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。2.发布采购信息根据确定的采购方式，采购部门通过公司内部采购平台、外部采购网站、供应商推荐等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购项目。采购信息应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额及上限、采购方式、报价截止时间、交货时间及地点等内容。3.供应商选择采购部门对参与采购项目的供应商进行资格审查，确保供应商具备相应的资质、信誉和供应能力。根据采购项目的特点和要求，组织供应商进行现场考察或提供样品，以便更好地了解供应商的实际情况。采购部门收集供应商的报价文件，按照采购决策小组确定的评审标准进行评审，选择最优供应商。评审标准可包括价格、质量、服务、信誉等方面，具体权重根据采购项目的性质和需求确定。4.采购谈判对于采用竞争性谈判或单一来源采购方式的采购项目，采购部门与选定的供应商进行采购谈判。谈判内容包括采购价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等条款，确保采购合同的条款符合公司利益和要求。采购谈判过程中，采购部门应做好谈判记录，详细记录谈判时间、地点、参与人员、谈判内容及结果等信息。5.签订采购合同采购部门与供应商达成一致意见后，起草采购合同，并提交财务部门和监察审计部门审核。财务部门重点审核合同中的付款条款、结算方式、发票要求等内容，确保合同的财务条款符合公司财务管理制度和相关法律法规要求。监察审计部门对合同的合规性、公正性进行审核，检查合同是否存在潜在风险和违规条款。经审核通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并加盖公司合同专用章。采购合同应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的规格、数量、质量标准、价格、交货时间、地点及验收方式等内容。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购部门通知需求部门进行验收。需求部门应组织相关人员组成验收小组，按照采购合同和相关标准对采购物资或服务进行验收。2.验收小组应认真检查采购物资的数量、规格、质量等是否符合合同要求，对服务的质量、效果等进行评估。验收过程中，如发现问题应及时与供应商沟通协商解决。3.验收合格后，验收小组填写《小额采购验收报告》，经需求部门负责人签字确认后提交采购部门。采购部门将验收报告与采购合同、发票等资料一并归档保存。（五）采购付款1.采购部门收到供应商提交的发票及相关结算资料后，核对发票信息与采购合同是否一致，并提交财务部门审核。2.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，对发票及结算资料进行审核。审核无误后，办理采购款项的支付手续。3.对于不符合合同约定或存在质量问题的采购项目，财务部门应暂停付款，并及时通知采购部门与供应商协商解决。待问题解决后，再按照规定办理付款手续四、监督与管理（一）内部监督1.监察审计部门定期对小额采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购决策是否公正、采购合同是否履行等情况。2.建立采购项目跟踪机制，采购部门应及时向监察审计部门反馈采购项目的进展情况，监察审计部门可随时对采购项目进行抽查和监督。3.加强对采购人员的廉洁教育，防止采购过程中出现腐败行为。采购人员应严格遵守公司的廉洁制度，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。（二）供应商管理1.采购部门建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，采购部门可给予一定的奖励和优惠政策；对于表现不佳的供应商应及时进行整改或淘汰。3.加强与供应商的沟通与合作，建立良好的合作关系，共同推动采购项目顺利实施。（三）档案管理1.采购部门负责采购文件和合同的归档管理工作，确保采购档案资料的完整性、准确性和规范性。2.采购档案应包括采购需求申请表采购审批文件采购信息发布记录供应商报价文件采购谈判记录采购合同验收报告发票及结算资料等。3.采购档案保存期限应符合公司档案管理规定和相关法律法规要求，以便日后查阅和审计。五、责任追究（一）违规行为界定1.在小额采购活动中，如果采购人员或相关责任人员存在以下行为，将被认定为违规行为：违反采购程序，擅自决定采购事项，未经过集体决策或审批。与供应商串通，谋取不正当利益，损害公司利益。泄露采购信息，给公司造成损失。在采购过程中接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。故意隐瞒采购项目的真实情况，误导采购决策。不履行采购合同约定的义务，给公司造成经济损失。其他违反法律法规、公司规章制度及本制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的责任人员，公司将给予批评教育、警告、诫勉谈话等处理措施，并责令其限期整改。2.对于违规行为较为严重的责任人员，公司将视情节轻重给予通报批评、罚款、降职、撤职等处分措施，并依法依规追究其经济赔偿责任。3.对于构成犯罪的责任人员，公司将依法移送司法机关处理，追究其刑事责任。（三）责任追究程序1.监察审计部门发现或接到对采购活动中违规行为的举报后，应及时进行调