内部联系单制度

PAGE内部联系单制度一、总则（一）目的为了加强公司内部各部门之间的沟通与协作，规范工作流程，提高工作效率，确保各项工作顺利开展，特制定本内部联系单制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位之间的工作联系与协调。（三）基本原则1.准确性原则：联系单内容应准确、清晰地表达事项的核心要点，避免模糊、歧义或错误信息。2.及时性原则：相关部门或人员应及时处理联系单，不得拖延，确保工作的时效性。3.规范性原则：联系单的格式、填写要求等应严格按照本制度规定执行，保证文档的规范性和一致性。4.责任明确原则：明确联系单涉及事项的责任部门和责任人，避免职责不清导致工作延误或失误。二、联系单的分类及适用情形（一）工作任务联系单1.适用情形当需要安排特定工作任务给其他部门或岗位时，使用工作任务联系单。例如，研发部门需要生产部门协助进行新产品的试生产，市场部门要求销售部门针对特定客户群体开展促销活动等。2.内容要求任务描述：详细说明工作任务的具体内容、目标、要求等。时间要求：明确任务的开始时间和完成时间节点。责任人：指定负责该任务的具体人员或部门。资源需求：如有需要，注明完成任务所需的资源，如人力、物力、财力等。（二）信息沟通联系单1.适用情形用于传递一般性信息、通知、公告等，以确保公司内部信息的及时共享。例如，行政部门发布关于公司会议安排的通知，财务部门传达财务政策调整信息等。2.内容要求信息主题：简洁明了地概括信息的主要内容。详细信息：阐述具体的信息内容，确保接收方能够准确理解。发布部门及日期：注明信息的发布部门和发布日期。（三）问题反馈联系单1.适用情形当发现工作中存在问题或需要协调解决问题时，使用问题反馈联系单。例如，生产过程中出现设备故障，质量部门发现产品质量问题等。2.内容要求问题描述：详细说明问题的具体情况，包括问题发生的时间、地点、现象等。影响分析：分析问题可能对工作产生的影响，如延误工期、增加成本、影响产品质量等。建议解决方案：提出针对问题的初步解决方案或建议，供相关部门参考。三、联系单的格式与填写规范（一）格式1.页面设置A4纸大小，页边距上下左右均为2.5厘米。页眉：公司名称，字体为宋体，字号为小五，居中显示。页脚：页码，宋体小五，居右显示。2.标题宋体二号加粗，居中显示，标题应准确概括联系单的主要内容。3.编号位于标题下方，宋体四号，靠右对齐，编号格式为"[年份][部门代码][流水号]"，例如"[2023][01][001]"。4.正文宋体小四号，行距为1.5倍行距，首行缩进2个字符。5.落款包括发送部门、接收部门、发送日期、接收日期等信息，宋体小四号，靠右对齐。（二）填写规范1.编号年份为联系单生成的年份，部门代码按照公司内部规定填写，流水号为顺序编号。2.标题应简洁、准确地反映联系单的核心内容，避免冗长和模糊。3.正文内容应条理清晰，逻辑连贯，使用规范的语言表达。涉及数据、时间、地点等关键信息应准确无误。如有附件，应在正文后注明附件名称及数量，并在附件上标注与联系单编号一致的标识。4.落款发送部门和接收部门应填写全称，不得使用简称。发送日期和接收日期应填写具体的年、月、日。四、联系单的流转程序（一）发起1.由相关部门或人员根据工作需要填写联系单，确保内容完整、准确。2.填写完成后，经部门负责人审核签字确认。（二）审核1.接收联系单的部门负责人应在收到联系单后的[X]个工作日内进行审核。2.审核内容包括联系单的格式是否规范、内容是否准确、责任是否明确、要求是否合理等。3.如审核通过，部门负责人签字确认；如审核不通过，应注明原因并退回发起部门，由发起部门进行修改后重新提交。（三）流转与执行1.审核通过的联系单按照规定的流程进行流转，传递至相关部门或岗位。2.接收联系单的部门或人员应按照联系单的要求及时开展工作，并在规定时间内完成任务或反馈处理情况。3.在联系单执行过程中，如遇问题或需要协调其他部门，应及时通过联系单进行沟通，确保工作顺利推进。（四）反馈与归档1.任务完成后，负责部门应将联系单的执行情况及结果以书面形式反馈给发起部门。2.反馈内容应包括任务完成情况、是否达到预期目标、存在的问题及改进建议等。3.联系单执行完毕后，相关部门应将联系单及反馈材料整理归档，保存期限按照公司档案管理规定执行。五、联系单的跟踪与监督（一）跟踪机制1.设立专门的联系单跟踪岗位或指定专人负责联系单的跟踪工作。2.跟踪人员应定期对联系单的流转情况和执行进度进行检查，及时掌握工作动态。3.对于即将到期或延误的联系单，跟踪人员应及时提醒相关部门或人员，确保工作按时完成。（二）监督措施1.公司内部审计部门定期对联系单制度的执行情况进行审计监督，检查联系单的填写、流转、执行等环节是否符合规定。2.对于违反联系单制度的行为，如拖延处理、虚假反馈等，将按照公司相关规定进行严肃处理，并追究相关责任人的责任。3.建立联系单执行情况的考核机制，将联系单的执行效果纳入部门和个人的绩效考核体系，激励各部门和人员积极履行职责，提高工作效率。六、附则（