公证处工作制度

PAGE公证处工作制度一、总则（一）制定目的为了加强公证处的规范化管理，提高公证服务质量，保障公证工作依法、公正、高效地开展，依据《中华人民共和国公证法》及相关法律法规，结合本公证处实际情况，制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于本公证处全体工作人员，包括公证员、公证员助理、行政管理人员等。（三）基本原则1.依法原则：公证活动必须严格遵守国家法律法规，确保公证行为的合法性和有效性。2.公正原则：秉持公正立场，客观、公平地办理各类公证事项，维护当事人的合法权益。3.保密原则：对当事人的隐私和商业秘密予以严格保密，不得泄露。4.高效原则：优化工作流程，提高工作效率，及时、准确地为当事人提供公证服务。二、公证业务受理制度（一）受理范围1.根据《中华人民共和国公证法》规定，本公证处受理以下公证事项：合同、继承、委托、声明、赠与、遗嘱、财产分割、招标投标、拍卖、婚姻状况、亲属关系、收养关系、出生、生存、死亡、身份、经历、学历、学位、职务、职称、有无违法犯罪记录、公司章程、保全证据、文书上的签名、印鉴、日期，文书的副本、影印本与原本相符等。2.对于法律、法规规定应当公证的事项，当事人必须申请公证；对于当事人自愿申请办理的其他公证事项，本公证处根据自身业务范围和实际情况决定是否受理。（二）受理程序1.申请：当事人向本公证处提出公证申请，应当提交下列材料：身份证明，法人资格证明及其法定代表人的身份证明；代理人代为申请委托代理人须提交授权委托书，其他代理人须提交有代理权资格的证明；申请公证的文书；申请公证的事项的证明材料，涉及财产关系的须提交有关财产权利证明；与申请公证的事项有关的其他材料。2.接待与初审：公证处接待人员对当事人的申请进行接待，对提交的材料进行初步审查。审查内容包括：当事人的身份是否真实、有效；申请公证的事项是否属于本公证处的受理范围；申请材料是否齐全、真实、合法等。3.受理决定：经初审符合受理条件接待人员应当受理当事人的申请，并出具受理通知单；对不符合受理条件应当向当事人说明理由，不予受理，并将申请材料退还当事人。三、公证业务办理制度（一）承办原则1.公证事项由两名以上公证人员共同承办，特殊情况下可由一名公证员承办，但必须有公证员助理在场协助。2.承办公证员应当对公证事项的真实性、合法性负责，严格按照法定程序和本公证处的办证规则办理公证。（二）调查核实1.承办公证员应当对当事人提供的证明材料进行核实，必要时可以进行调查取证。调查方式包括：向有关单位、个人核实情况；实地勘查；查询档案资料等。2.调查人员应当制作调查笔录，调查笔录应当由被调查人签名或者盖章。调查人员、记录人员应当在调查笔录上签名。（三）审批签发1.公证事项承办完毕后，承办公证员应当填写公证审批表，连同公证卷宗一并报公证处主任或副主任审批。2.审批人应当对公证事项的真实性、合法性、办证程序等进行全面审查，签署审批意见。对于重大、复杂的公证事项，应当提交公证处集体讨论决定。3.经审批同意的公证事项，由承办公证员按照审批意见制作公证书；不同意应当说明理由，退卷重办。公证书由承办公证员署名，并加盖本公证处印章。四、公证档案管理制度（一）档案的收集与整理1.公证员在办结公证事项后，应当及时将公证卷宗整理归档。归档材料应当齐全、完整、真实，符合档案管理要求。2.档案管理人员负责对归档的公证卷宗进行整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的整齐、规范。（二）档案的保管与查阅1.本公证处应当设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设备，确保公证档案的安全。2.公证档案的保管期限分为短期、中期、长期三种。短期为5年，中期为10年至20年，长期为20年以上。3.查阅公证档案应当履行审批手续，经公证处主任或副主任批准后，方可查阅。查阅人应当遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。（三）档案的销毁1.对保管期限届满的公证档案，由档案管理人员提出销毁意见，报公证处主任或副主任批准后，予以销毁。2.销毁公证档案应当制作销毁清册，由档案管理人员和监销人员共同签字确认。销毁清册应当永久保存。五、公证人员职业道德规范（一）忠诚法律1.公证人员应当坚定维护法律尊严，忠实履行法律赋予的职责，严格依法办理公证业务。2.不得为不符合法律规定的事项出具公证书，不得利用职务之便谋取非法利益。（二）爱岗敬业1.热爱公证事业，具有强烈的事业心和责任感，全身心投入公证工作。2.不断提高业务水平和工作能力，努力为当事人提供优质、高效的公证服务。（三）诚信服务1.诚实守信，言行一致，如实告知当事人公证事项的法律意义和可能产生的法律后果。2.认真履行告知义务，不得隐瞒、误导当事人，切实维护当事人的知情权和选择权。（四）廉洁自律1.严格遵守廉洁自律的各项规定，自觉抵制各种利益诱惑，不得接受当事人及其代理人的贿赂、宴请等。2.不得利用公证职权为自己或他人谋取不正当利益，保持公证人员的清正廉洁形象。六、公证人员培训制度（一）培训目标1.提高公证人员的政治素质、业务能力和职业道德水平，使其具备扎实的法律知识和丰富的实践经验。2.培养公证人员的创新意识和团队协作精神，适应公证事业发展的需要。（二）培训内容1.政治理论培训：学习党的路线、方针、政策，提高公证人员的政治觉悟和政治素养。2.法律法规培训：深入学习与公证业务相关的法律法规，不断更新知识结构，确保依法办证准确无误。3.业务技能培训：包括公证业务办理流程、技巧、文书制作等方面的培训，提高实际操作能力。4.职业道德培训：加强公证人员职业道德教育，增强廉洁自律意识和服务意识。（三）培训方式1.内部培训：定期组织本公证处的业务骨干进行授课，分享工作经验和业务知识。2.外部培训：选派公证人员参加上级司法行政机关组织的培训、行业协会组织的培训以及其他专业机构举办的培训。3.研讨交流：组织公证人员开展业务研讨和经验交流活动，共同探讨解决工作中遇到的问题。七、公证处财务管理制度（一）预算管理1.本公证处应当根据年度工作计划和业务发展需要，编制年度财务预算。2.预算编制应当遵循"量入为出、收支平衡"的原则，确保各项支出合理、合规。3.年度财务预算经公证处主任办公会议审议通过后，报上级主管部门备案，并严格按照预算执行。（二）收入管理1.公证收费：严格按照国家规定的收费标准收取公证费用，不得擅自提高或降低收费标准。收费项目和标准应当在公证处显著位置公示，接受社会监督。2.其他收入：本公证处的其他收入，如利息收入、捐赠收入等，应当按照财务制度规定进行核算和管理，确保收入合法、合规。（三）支出管理1.费用报销：严格执行费用报销制度，各项费用支出应当符合国家法律法规和本公证处财务管理制度的规定。报销凭证应当真实、合法、有效，经审批后予以报销。2.固定资产购置：购置固定资产应当按照规定的程序进行审批，纳入单位固定资产管理。固定资产应当定期进行清查盘点，确保账实相符。（四）财务监督1.本公证处应当建立健全财务监督制度，定期对财务收支情况进行内部审计和监督检查。2.财务人员应当严格遵守财务纪律，如实反映财务状况，不得隐瞒、虚报财务数据。对违反财务制度的行为，应当及时制止并向上级主管部门报告。八、公证处印章管理制度（一）印章种类本公证处印章包括：公章、合同专用章、公证专用章、财务专用章等。（二）印章使用范围1.公章用于本公证处对外的正式文件、信函、证明等；2.合同专用章用于签订各类合同；3.公证专用章用于加盖公证书；4.财务专用章用于财务收支结算等。（三）印章使用审批1.印章使用应当填写印章使用审批表，注明使用事项、使用部门、使用人等信息，经相关负责人审批后加盖印章。2.涉及重大事项或金额较大的合同签订等，应当经公证处主任或副主任审批后加盖印章。（四）印章保管1.印章应当指定专人保管，保管人员应当严格遵守印章保管制度，确保印章安全。2.印章不得随意存放，应当存放在保险柜等安全设施内。（五）印章停用与销毁1.印章因机构撤销、更名等原因停用应当及时上缴上级主管部门，并办理相关停用手续。2.印章销毁应当按照规定的程序进行审批，由专人负责销毁，并制作销毁记录。九、附则（一）解释权本制