会计档案管理制度案例

PAGE会计档案管理制度案例一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的会计档案管理。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成记录和反映单位经济业务事项具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.财务部门职责负责会计档案的整理、装订、保管和定期归档工作。按照国家有关规定和本制度要求，编制会计档案清册，确保会计档案的完整性和准确性。对会计档案的查阅、借阅和复制进行登记和管理，严格执行审批手续。负责会计档案的销毁工作，提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，报经批准后组织实施。2.档案管理部门职责负责指导、监督财务部门做好会计档案管理工作，对会计档案的整理、归档等工作进行检查和指导。按照档案管理的要求，对会计档案进行分类、编号、存储，确保会计档案的安全和有序存放。负责提供会计档案查阅、借阅等服务，按照规定办理相关手续。3.其他部门职责各部门应积极配合财务部门和档案管理部门做好会计档案管理工作，在业务活动中形成的会计资料应及时移交财务部门进行整理归档。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、报销单、入库单、出库单等。2.记账凭证，按照经济业务事项的内容加以分类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。（二）会计账簿1.总账，按照总分类账户分类登记经济业务事项的账簿。2.明细账，按照明细分类账户分类登记经济业务事项的账簿。3.日记账，按照经济业务发生的时间先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账。4.其他辅助性账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账等。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.季度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。3.半年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。4.年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表。2.银行对账单。3.纳税申报表。4.会计档案移交清册。5.会计档案保管清册。6.会计档案销毁清册。7.其他具有保存价值的会计资料。三、会计档案的整理与归档（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证一起装订成册，并加具封面、封底，在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容。2.会计账簿应在年度终了后，及时整理立卷。各种账簿应按账页顺序编号，加具封面、封底，在封面上注明单位名称、账簿名称、年度、册数等内容。3.财务会计报告应按照月度、季度、半年度、年度分别整理立卷，装订成册，并加具封面，在封面上注明单位名称、年度、月份、报告种类等内容。4.其他会计资料应按照类别和时间顺序进行整理，分别装订成册，并加具封面，注明资料名称、年度、月份等内容。（二）归档程序1.每年年度终了后，财务部门应在规定的时间内将整理好的会计档案移交档案管理部门。2.档案管理部门在接收会计档案时，应按照移交清册所列内容进行核对，清点无误后办理交接手续。3.档案管理部门应对接收的会计档案进行分类、编号、存储，建立会计档案目录，以便于查找和利用。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证保管期限为30年。2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、其他辅助性账簿保管期限为30年；固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告类：月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年；年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单保管期限为10年；纳税申报表保管期限为10年；会计档案移交清册保管期限为30年；会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保管。（二）保管方式1.会计档案应采用纸质档案与电子档案同时保存的方式。纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和年度顺序排列，确保存放整齐、安全。2.电子会计档案应存储在磁性介质或光盘等存储设备上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.档案管理部门应建立会计档案保管环境监测制度，定期对档案保管场所的温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗等情况进行检查和维护，确保会计档案的安全。（三）保管地点会计档案应存放在公司指定的档案保管地点，档案保管地点应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件。未经批准，任何人不得擅自将会计档案带出保管地点。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本公司内部人员查阅会计档案，应填写《会计档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅会计档案时，档案管理部门应指定专人负责陪同，查阅人员只能在指定的地点查阅，不得擅自将会计档案带出档案保管地点。3.查阅人员不得在会计档案上涂画、标记、拆散原卷册，也不得抽换、复制重要凭证和账簿等。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本公司会计档案应持有单位介绍信，经公司财务部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理查阅或借阅手续。2.借阅会计档案时，借阅人员应填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等内容，并在借阅期限届满前归还。3.借阅人员应对所借阅的会计档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录会计档案内容。如因特殊情况需要复制会计档案应经公司财务部门负责人和档案管理部门负责人批准，并在档案管理部门指定的地点进行复制。（三）登记与归还1.档案管理部门应对查阅、借阅会计档案的情况进行登记，并由查阅、借阅人员签字确认。登记内容包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅理由、查阅或借阅档案名称及编号等。2.查阅、借阅人员归还会计档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的会计档案，除本制度另有规定外，可以按照规定程序销毁。2.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出会计档案销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.公司档案管理部门会同财务部门共同对会计档案销毁清册进行审核，报经公司负责人批准后，方可组织销毁。集团公司所属各单位销毁会计档案时，应当由所属单位档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。3.销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销。监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。（三）销毁记录会计档案销毁后，档案管理部门应将会计档案销毁清册永久保存，作为会计档案管理的重要资料。七、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。（二）修订与补充本制度应根据国家法律法规和公司实际情况的变化及时进行修订和补充