中国五矿采购制度

PAGE中国五矿采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范中国五矿的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，降低采购成本，提高公司经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本制度适用于中国五矿总部及所属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于原材料、设备、零部件、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，通过科学的采购管理，降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会，不得偏袒任何一方。4.诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行合同约定，保证采购活动的顺利进行。5.风险管理原则：对采购过程中的风险进行识别、评估和控制，确保采购活动的稳健性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责包括：1.制定采购计划和采购预算。2.组织采购招标、询价、谈判等采购活动。3.选择合格供应商，建立供应商档案。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供采购技术要求和规格标准，参与采购过程中的技术评审和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核。3.质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与采购合同的质量条款审核。4.法务部门：负责对采购合同进行法律审核，提供法律咨询和服务，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据公司生产经营计划和实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、交货时间等内容。2.《采购申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）采购预算编制1.采购部门根据采购计划，编制采购预算，明确采购项目的资金需求。2.采购预算经财务部门审核后，报采购决策委员会审批。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物资的要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估。2.供应商实地考察：对于重要采购项目，采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、质量控制、管理水平、信誉等情况。3.供应商评估与选择：采购部门根据供应商的考察情况和评估结果，选择合格供应商，并与其签订《供应商合作协议》。4.供应商管理：采购部门定期对供应商进行评估和考核，建立供应商档案，记录供应商的供货情况、质量表现、价格水平等信息。对于表现优秀的供应商，给予奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰处理。（五）采购方式确定1.根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。2.对于达到招标限额标准的采购项目，必须采用招标采购方式；对于未达到招标限额标准但金额较大、技术复杂的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式；对于金额较小、技术简单的采购项目，可以采用询价采购方式；对于只能从唯一供应商处采购的物资或服务，可以采用单一来源采购方式。（六）采购实施1.招标采购：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。组织开标、评标、定标等活动，确定中标供应商，并与其签订采购合同。2.询价采购：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其报价。根据供应商的报价情况，选择价格合理、质量可靠的供应商，并与其签订采购合同。3.竞争性谈判采购：采购部门与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定供应商和采购价格，并签订采购合同。4.单一来源采购：采购部门向唯一供应商采购物资或服务，并签订采购合同。（七）采购合同签订1.采购部门根据采购结果，与中标供应商或选定供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经法务部门审核后，由采购部门负责人和供应商签字盖章生效。（八）采购验收1.采购物资到货前，采购部门通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.采购物资到货后，需求部门和质量部门按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收。验收合格出具《验收报告》；验收不合格采购部门应及时与供应商协商解决，要求其更换或退货。（九）采购付款1.采购部门根据采购合同和《验收报告》，填写《付款申请表》，提交给财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，及时调整采购计划和采购策略，合理安排采购时间和采购数量，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险应对：严格按照采购合同和相关标准对采购物资进行验收，加强对采购物资质量的检验和监督。要求供应商提供质量保证文件，对质量问题及时进行处理，确保采购物资质量符合要求。4.合同风险应对：加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时解决，降低合同违约风险。5.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和时间办理付款手续，加强对采购资金的管理和监督。对供应商的付款申请进行审核，确保付款依据充分、手续齐全，降低付款风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督和检查。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督